Une seule plateforme au lieu d'une pile d'applications
La plupart des cliniques assemblent une application de réservation, un service de signature électronique, des tableurs, la pellicule d'un téléphone et un modèle de notes. ZibaDesk assure chacune de ces tâches au même endroit, dans la fiche du client.
Le déroulé d'une visite dans ZibaDesk
Chaque étape laisse une trace dans le dossier du client : le praticien suivant reprend là où le précédent s'est arrêté.
Réservation en ligne
Le client choisit un soin, un praticien et un horaire sur votre page de réservation ou sur votre propre site. Acomptes, prépaiement intégral ou carte enregistrée sont pris via Stripe lorsque vous le demandez.
Formulaires remplis chez soi
La confirmation arrive par SMS, WhatsApp et e-mail avec un lien sécurisé. Les nouveaux clients remplissent le questionnaire de santé, les clients réguliers confirment que rien n'a changé, et chaque formulaire de consentement requis par le soin est lu et signé sur leur téléphone.
Accueil et soin
Le Clinic Center, le tableau de bord de la clinique, indique qui est arrivé, qui attend et qui est en cabine. Le praticien ouvre le dossier, vérifie le questionnaire et le consentement, consigne les doses et prend les photos.
Paiement et nouveau rendez-vous
Les doses du jour passent directement au POS à leur prix unitaire, avec les produits de soin vendus. Abonnements membres et cartes cadeaux s'utilisent à l'accueil, et la séance suivante de la cure est réservée avant que le client ne parte.
Suivi
La note de séance est rédigée, corrigée et validée. Des rappels partent avant la visite suivante, et le client peut confirmer, déplacer son rendez-vous ou écrire à la clinique depuis son lien de réservation.
Tout ce dont une clinique esthétique a besoin
Organisé comme se déroule vraiment une journée en clinique.
Avant la visite
Les formalités sont réglées avant l'arrivée du client.
Une réservation en ligne pensée pour les cliniques
Carte des soins, choix du praticien, prochains créneaux disponibles, politique de réservation avec délai d'annulation, et une page à intégrer à votre propre site.
Consentements avant la visite
Définissez un formulaire de consentement par défaut ainsi que les formulaires exigés par chaque soin. La réservation les demande automatiquement et le client signe chacun séparément, en paraphant chaque point.
Questionnaire de santé
Les nouveaux clients remplissent le questionnaire complet avant leur première visite. Les clients réguliers confirment que rien n'a changé, et chaque réponse est versionnée dans le dossier.
Confirmations et rappels
Par SMS, WhatsApp et e-mail, envoyés dans la langue de votre clinique et à son heure locale. Les clients répondent Y pour confirmer, et le lien vers les formulaires accompagne la confirmation.
Acomptes et prépaiement
Prenez un acompte, le prix total ou une carte enregistrée dès la réservation via Stripe : le créneau est protégé avant le jour du rendez-vous.
En cabine
Des dossiers cliniques sur lesquels un praticien peut compter.
Le dossier clinique
Antécédents médicaux, allergies, réponses au questionnaire, consentements, fiches, plans, photos et notes réunis dans un seul dossier client, visible uniquement par les comptes administrateur et manager.
Fiches de traitement
Des types de fiche pour les injectables et les autres actes, chacun avec ses propres produits, plages de doses, voies d'administration et prix unitaires. Consignez chaque administration et validez-la.
Plans de traitement et cures
Planifiez une cure de six séances, suivez la séance à laquelle en est le client et reliez chaque séance aux entrées de fiche consignées pendant celle-ci.
Photos avant-après
Les photos prises à chaque visite sont stockées chiffrées et classées par client et par soin, prêtes à être comparées côte à côte.
Notes de séance AI Assist
Enregistrez la séance avec le consentement du client ou dictez un résumé. Un brouillon de note structuré vous revient, que le praticien corrige et qu'un superviseur valide.
À l'accueil
Moins de clics entre l'arrivée et le paiement.
Clinic Center
Le tableau de bord de la clinique : arrivées, liste d'attente, clients sans rendez-vous et soins en cours sur un seul écran. Touchez un rendez-vous pour l'ouvrir.
Cabines et appareils
Attribuez cabines et appareils aux rendez-vous, limitez les réservations en ligne au nombre de cabines dont vous disposez et soyez averti lorsqu'un appareil est déjà réservé.
Charge today
Avec Charge today (facturer aujourd'hui), les doses consignées en cabine deviennent des lignes de caisse POS à leur prix unitaire. Ajoutez les produits de soin vendus en boutique, encaissez et imprimez le reçu.
Abonnements membres
Des niveaux d'abonnement avec soins inclus et tarifs membres, prélevés chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois sur une carte via Stripe.
Cartes cadeaux et forfaits
Vendez cartes cadeaux et cures de soins à l'accueil. Les clients peuvent utiliser une carte cadeau lorsqu'ils réservent en ligne.
Piloter la clinique
Une seule vue sur les praticiens et les sites.
Plusieurs sites
Chaque clinique garde son personnel, ses cabines, ses horaires et ses clients, avec un sélecteur de site et des rapports filtrables par site.
Praticiens et plannings
Les plannings et les prestations proposées par chaque praticien, avec un agenda qui affiche la journée de chaque praticien.
Rapports
Ventes, prestations, performance des praticiens, commissions et clients, par site ou pour l'ensemble du groupe.
Dix langues
Votre équipe peut utiliser ZibaDesk en anglais, persan, arabe, vietnamien, coréen, chinois, français, allemand, espagnol ou philippin, chacun sur son propre appareil.
iPad, téléphone et web
Des applications pour iPad, iPhone et Android, plus le web. Continuez à travailler pendant une coupure internet : tout se synchronise au retour de la connexion.
Une IA qui rédige la note, pas le plan de traitement
AI Assist transforme une séance enregistrée ou dictée en note clinique structurée en sept rubriques. L'audio est transcrit sur une infrastructure que nous exploitons en Australie puis supprimé aussitôt, et seule une transcription anonymisée sert à rédiger le brouillon. Chaque note est acceptée par une personne.
Comment fonctionne AI Assist- Sept rubriques, du motif de consultation aux conseils post-soin et au suivi
- Validation par un superviseur, idéale pour les cliniques-écoles
- Prix mensuel fixe par site, sans frais par note
Conçu pour des données cliniques sensibles
Fichiers cliniques chiffrés
Consentements signés, signatures et photos avant-après sont stockés chiffrés, à part des données de réservation courantes.
Accès selon le rôle
Les comptes de l'accueil voient les réservations et les paiements. Le dossier clinique n'est visible que par les rôles à qui vous le confiez.
Sauvegardé chaque nuit
Les données de la clinique sont sauvegardées chaque nuit, et une copie est également conservée hors site.
Qui a fait quoi, en toute traçabilité
Les consentements indiquent qui a signé et quand, les notes indiquent qui les a acceptées et validées, et les actions clés sont journalisées.
Conçu pour
- Cliniques esthétiques et d'injections
- Cliniques de la peau et dermo-esthétiques
- Cliniques laser et IPL
- Medispas
- Infirmiers et médecins esthétiques
- Cliniques-écoles
- Groupes de cliniques multisites
- Thérapeutes de la peau et esthéticiennes
Questions fréquentes
- Qu'est-ce qui fait de ZibaDesk un logiciel pour clinique esthétique plutôt qu'une application de réservation pour salon ?
- Le mode clinique ajoute le volet clinique qu'une application de réservation n'a pas : questionnaire de santé, formulaires de consentement avec signature électronique, fiches de traitement avec registre des doses et validation, plans de traitement, photos avant-après chiffrées et notes de séance rédigées par IA, le tout dans le dossier client.
- Les clients peuvent-ils signer les consentements avant d'arriver ?
- Oui. Définissez un formulaire de consentement par défaut et les formulaires exigés par chaque soin. Lorsque le client réserve, la confirmation contient un lien sécurisé où il lit et signe chaque formulaire sur son téléphone. Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des formulaires lorsque l'équipe prend la réservation.
- Pouvons-nous utiliser nos propres formulaires de consentement ?
- Oui. Importez votre propre PDF et placez des balises comme {Patient-Name} et {Patient-Signature} là où doivent figurer les informations et les signatures, ou partez des modèles de soins intégrés. Les exemplaires signés sont classés dans le dossier client, sans frais par signature.
- Comment fonctionne le questionnaire de santé ?
- Les nouveaux clients le remplissent en ligne avant leur première visite. Les clients réguliers sont invités à confirmer que rien n'a changé, et toute mise à jour crée une nouvelle version : les réponses précédentes sont conservées. Un praticien senior peut examiner et valider chaque envoi.
- Pouvons-nous facturer les doses consignées ?
- Oui. Chaque type de fiche contient les prix unitaires de ses produits et actes, et Charge today (facturer aujourd'hui) transforme les doses consignées en cabine en lignes de caisse POS, prêtes à être encaissées avec les produits vendus en boutique.
- Convient-il à une clinique sur plusieurs sites ?
- Oui. Chaque site a son propre personnel, ses cabines, ses horaires et ses clients, la page de réservation permet aux clients de choisir un site, et les rapports s'affichent par site ou pour l'ensemble du groupe.
- Quel forfait comprend les fonctionnalités pour clinique esthétique ?
- La suite clinique esthétique fait partie du forfait Ultra. AI Assist est une option payante, facturée par site et par mois. Consultez la page Tarifs pour les prix actuels des forfaits dans votre devise.
- ZibaDesk fonctionne-t-il dans mon fuseau horaire et dans ma langue ?
- Oui. Les messages, rappels et rapports suivent l'heure locale de votre clinique, et ZibaDesk est disponible en dix langues.