Theo Sở Thuế vụ Úc (ATO), doanh nghiệp nhỏ dành trung bình 11 giờ mỗi hai tuần cho các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, khoảng thời gian lẽ ra có thể dành cho khách hàng. Với chủ salon vừa phải lo lịch hẹn, hàng tồn và lịch làm việc của nhân viên, cuối năm tài chính có thể khiến bạn choáng ngợp. Nhưng nếu chuẩn bị đúng cách, EOFY sẽ không còn là cuộc chạy nước rút mà trở thành cơ hội chiến lược để xem lại cả năm, khai đủ mọi khoản khấu trừ và đặt nền móng cho sự tăng trưởng.
1Vì sao EOFY quan trọng với việc kinh doanh salon của bạn
Cuối năm tài chính không chỉ là một ngày trên lịch; đó là buổi kiểm tra sức khỏe hằng năm của bạn. Salon hoạt động với biên lợi nhuận mỏng, và bỏ sót khoản khấu trừ hay khai sai GST có thể tốn hàng nghìn đô la. Ngoài việc tuân thủ, EOFY còn là lúc bạn đánh giá dịch vụ nào mang lại lợi nhuận, mặt hàng nào bán chạy và cấu trúc giá của bạn còn hợp lý hay không.
Chủ salon tại Úc có những nghĩa vụ đặc thù: báo cáo BAS theo quý, đóng góp quỹ hưu bổ sung (superannuation guarantee) và khả năng chịu FBT đối với các phúc lợi cho nhân viên. Làm đúng những việc này giúp bạn tránh bị ATO phạt và giải phóng dòng tiền. Các nhà cung cấp phần mềm quản lý salon tại Úc ngày nay đưa thẳng những nhu cầu báo cáo này vào nền tảng của họ, biến thứ từng là một hộp giày đầy biên lai thành vài cú nhấp chuột.
2Đối chiếu sổ sách và kiểm tra GST
Hãy bắt đầu bằng việc đối chiếu mọi giao dịch từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6. Kiểm tra bản ghi của hệ thống POS có khớp với sao kê ngân hàng không, và đảm bảo mọi khoản phí EFTPOS, hóa đơn nhà cung cấp và khoản thanh toán tiền mặt đều được tính đến. Sai lệch được sửa ngay bây giờ dễ hơn nhiều so với khi bị kiểm tra sau này.
Với salon đăng ký GST, Báo cáo hoạt động kinh doanh (BAS) của bạn phải phản ánh chính xác doanh thu chịu thuế và các khoản tín dụng thuế đầu vào. Các giải pháp phần mềm quản lý salon tại Úc có báo cáo sẵn sàng cho BAS sẽ tự động phân loại doanh thu đã gồm GST và miễn GST, ví dụ sản phẩm bán lẻ so với một số dịch vụ y tế. Nếu bạn dùng tích hợp Xero, doanh thu hằng ngày chảy thẳng vào sổ cái, loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công và cung cấp dữ liệu sạch cho kế toán của bạn.
3Kiểm kê hàng tồn và xóa sổ hàng lỗi thời
Hãy tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ trước ngày 30 tháng 6. So sánh số lượng thực có với hệ thống kho của bạn, rồi tìm hiểu các chênh lệch: hao hụt, hư hỏng hay nhân viên dùng mà không ghi nhận đều bào mòn lợi nhuận.
Hàng tồn lỗi thời, như tuýp thuốc nhuộm hết hạn, dòng chăm sóc da ngừng kinh doanh hay dụng cụ hỏng, có thể được xóa sổ như một khoản khấu trừ thuế nếu bạn xử lý chúng trước cuối năm. Hãy lập hồ sơ xóa sổ bằng ảnh và biên bản thanh lý. Dữ liệu kho chính xác cũng giúp tính giá vốn hàng bán, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chịu thuế của bạn. Nhiều salon phát hiện mình đang giữ hàng nghìn đô la hàng tồn chết mà lẽ ra có thể giảm hóa đơn thuế.
4Tối đa hóa khấu trừ: thiết bị, đào tạo và tiếp thị
Hãy rà soát các khoản mua sắm tài sản. Những món dưới ngưỡng xóa sổ tài sản tức thì có thể được khai toàn bộ trong năm nay, còn thiết bị lớn hơn có thể đủ điều kiện khấu hao. Đừng bỏ qua những khoản khấu trừ nhỏ hơn: các khóa phát triển chuyên môn, phí hội viên ngành, phí thuê bao phần mềm salon, thậm chí cả chiếc máy pha cà phê espresso mới cho khu vực chờ của khách.
Chi phí tiếp thị, như Google Ads, quảng bá trên Instagram, lưu trữ website, được khấu trừ toàn bộ. Phí ngân hàng, phí bảo hiểm và tiền điện nước cũng vậy. Nếu bạn làm việc tại nhà hoặc dùng xe để đi lấy hàng từ nhà cung cấp, hãy phân bổ các chi phí đó cho đúng. Hãy giữ sổ nhật ký và tách biệt việc dùng cá nhân với việc dùng cho kinh doanh để đáp ứng yêu cầu của ATO. Hồ sơ càng tỉ mỉ, bạn càng khai được nhiều khoản một cách hợp pháp.
5Tuân thủ quỹ hưu bổ sung và bảng lương
Hãy đảm bảo mọi khoản đóng góp quỹ hưu cho nhân viên được thanh toán trước hạn chót ngày 30 tháng 6 để khai khấu trừ trong năm tài chính này. Thanh toán trễ không chỉ bị phạt mà còn đẩy khoản khấu trừ sang tờ khai của năm sau.
Hãy kiểm tra kỹ rằng các lần nộp Single Touch Payroll của bạn đã cập nhật. ATO nhận dữ liệu tiền lương theo thời gian thực, nên sai lệch sẽ gây cảnh báo. Rà soát số ngày nghỉ còn lại, xác nhận phụ cấp nhân viên thời vụ và mức lương ngoài giờ đã đúng, và kiểm tra mọi khoản chi trả khi chấm dứt hợp đồng hoặc tiền thưởng đã được ghi nhận. Nếu bạn cấp cho nhân viên đồng phục, ưu đãi sản phẩm hay khóa đào tạo, hãy kiểm tra xem thuế phúc lợi bổ sung (FBT) có áp dụng không: một số phúc lợi được miễn, số khác thì không.
6Tận dụng phần mềm quản lý salon tại Úc để báo cáo liền mạch
Bảng tính thủ công và biên lai giấy đã thuộc về quá khứ. Các nền tảng tích hợp giúp EOFY nhẹ nhàng hơn bằng cách gom lịch hẹn, doanh thu bán lẻ, chi phí và bảng lương vào một nơi. Chẳng hạn, ZibaDesk đồng bộ trực tiếp với Xero, nên mọi giao dịch được phân loại và đối chiếu theo thời gian thực.
Báo cáo GST sẵn sàng cho BAS nghĩa là bạn không phải lục tìm hóa đơn của nhiều tháng vào lúc nửa đêm của ngày nộp. Các mô-đun kho theo dõi giá vốn và giá bán lẻ, tính biên lợi nhuận và đánh dấu những mặt hàng bán chậm. Dữ liệu xếp lịch nhân viên gắn với bảng lương, đảm bảo quỹ hưu và tiền lương khớp nhau. Khi kế toán yêu cầu báo cáo lãi lỗ hoặc bảng phân tích chi phí chi tiết, bạn xuất ngay lập tức. Số giờ tiết kiệm được chuyển thành dịch vụ khách hàng tốt hơn, và thường cả một hóa đơn kế toán thấp hơn.
7Lên kế hoạch trước: đặt mục tiêu và ngân sách cho năm tài chính mới
EOFY không chỉ là nhìn lại; đó là bàn đạp để bạn tiến lên. Hãy phân tích những liệu trình và sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao nhất, rồi phân bổ ngân sách tiếp thị tương ứng. Nếu dịch vụ nhuộm tóc bùng nổ nhưng chăm sóc da mặt chững lại, hãy cân nhắc đào tạo nhân viên hoặc làm mới dòng sản phẩm chăm sóc da.
Hãy đặt mục tiêu doanh thu theo từng tháng, tính đến những lúc thấp điểm và cao điểm theo mùa. Dự trù ngân sách cho việc nâng cấp thiết bị, phí thuê bao phần mềm và phát triển chuyên môn. Nếu bạn định tuyển thêm người, hãy mô hình hóa tác động lên bảng lương ngay bây giờ. Một lộ trình tài chính rõ ràng giúp bạn chủ động thay vì bị động, và đưa salon của bạn vào vị thế tăng trưởng bền vững trong năm tới.