Eine Plattform statt eines Stapels von Apps
Die meisten Kliniken kombinieren eine Buchungs-App, einen E-Signatur-Dienst, Tabellenkalkulationen, die Fotogalerie des Handys und eine Notizvorlage. ZibaDesk erledigt jede dieser Aufgaben an einem Ort, direkt in der Klientenakte.
So läuft ein Termin in ZibaDesk ab
Jeder Schritt hinterlässt einen Eintrag in der Klientenakte, damit die nächste Fachkraft dort weitermacht, wo die letzte aufgehört hat.
Online buchen
Der Klient wählt Behandlung, Fachkraft und Uhrzeit auf Ihrer Buchungsseite oder Ihrer eigenen Website. Anzahlungen, volle Vorauszahlung oder eine hinterlegte Karte werden über Stripe abgewickelt, wenn Sie das wünschen.
Formulare zu Hause ausfüllen
Die Bestätigung kommt per SMS, WhatsApp und E-Mail mit einem sicheren Link. Neue Klienten füllen den Gesundheitsfragebogen aus, wiederkehrende Klienten bestätigen, dass sich nichts geändert hat, und jede Einwilligung, die die Behandlung erfordert, wird auf dem Handy gelesen und unterschrieben.
Ankunft und Behandlung
Das Clinic Center, die Tagesübersicht der Klinik, zeigt, wer angekommen ist, wer wartet und wer im Behandlungsraum ist. Die Fachkraft öffnet die Akte, prüft Fragebogen und Einwilligung, dokumentiert die Dosen und macht die Fotos.
Bezahlen und neu buchen
Die heutigen Dosen gehen direkt mit ihren Einheitspreisen ins POS, zusammen mit verkauften Hautpflegeprodukten. Mitgliedschaften und Gutscheine werden an der Kasse eingelöst, und die nächste Sitzung der Behandlungsserie wird gebucht, bevor der Klient geht.
Nachsorge
Die Sitzungsnotiz wird entworfen, bearbeitet und freigegeben. Vor dem nächsten Termin gehen Erinnerungen hinaus, und der Klient kann über seinen Buchungslink bestätigen, umbuchen oder der Klinik schreiben.
Alles, was eine Ästhetikklinik braucht
Gegliedert so, wie ein Kliniktag tatsächlich abläuft.
Vor dem Termin
Der Papierkram ist erledigt, bevor der Klient hereinkommt.
Online-Buchung für Kliniken
Behandlungsmenü, Wahl der Fachkraft, nächste freie Termine, Buchungsrichtlinie mit Stornofrist und eine Seite, die Sie in Ihre eigene Website einbetten können.
Einwilligungen vor dem Termin
Legen Sie eine Standard-Einwilligung fest und dazu die Formulare, die jede Behandlung erfordert. Die Buchung fordert sie automatisch an, und der Klient unterschreibt jedes einzeln und zeichnet dabei jeden Punkt ab.
Gesundheitsfragebogen
Neue Klienten füllen vor dem ersten Termin den vollständigen Fragebogen aus. Wiederkehrende Klienten bestätigen, dass sich nichts geändert hat, und jede Antwort wird in der Akte versioniert.
Bestätigungen und Erinnerungen
Per SMS, WhatsApp und E-Mail, in der Sprache und Ortszeit Ihrer Klinik. Klienten antworten mit Y, um zu bestätigen, und der Link zu den Formularen kommt gleich mit der Bestätigung.
Anzahlungen und Vorauszahlung
Nehmen Sie bei der Buchung über Stripe eine Anzahlung, den vollen Preis oder eine hinterlegte Karte, damit der Termin schon vor dem Tag abgesichert ist.
Im Behandlungsraum
Klinische Dokumentation, auf die sich eine Fachkraft verlassen kann.
Die klinische Akte
Anamnese, Allergien, Fragebogenantworten, Einwilligungen, Behandlungstabellen, Pläne, Fotos und Notizen in einer Klientenakte, sichtbar nur für Admin- und Manager-Logins.
Behandlungstabellen
Tabellentypen für Injektionsbehandlungen und andere Verfahren, jeweils mit eigenen Medikamenten, Dosisbereichen, Applikationswegen und Einheitspreisen. Dokumentieren Sie jede Gabe und geben Sie sie frei.
Behandlungspläne und Behandlungsserien
Planen Sie eine Serie aus sechs Sitzungen, sehen Sie, bei welcher Sitzung der Klient steht, und verknüpfen Sie jede Sitzung mit den dabei dokumentierten Tabelleneinträgen.
Vorher-nachher-Fotos
Die bei jedem Termin aufgenommenen Fotos werden verschlüsselt gespeichert und nach Klient und Behandlung abgelegt, bereit für den direkten Vergleich nebeneinander.
AI Assist Sitzungsnotizen
Nehmen Sie die Sitzung mit Einwilligung auf oder diktieren Sie eine Zusammenfassung. Zurück kommt ein strukturierter Notizentwurf, den die Fachkraft bearbeitet und eine Aufsichtsperson freigibt.
Am Empfang
Weniger Klicks zwischen Ankunft und Bezahlung.
Clinic Center
Die Tagesübersicht der Klinik: Ankünfte, Warteliste, Klienten ohne Termin und laufende Behandlungen auf einem Bildschirm. Tippen Sie auf einen Termin, um ihn zu öffnen.
Behandlungsräume und Geräte
Weisen Sie Terminen Räume und Geräte zu, begrenzen Sie Online-Buchungen auf die Zahl Ihrer Räume und erhalten Sie eine Warnung, wenn ein Gerät bereits gebucht ist.
Charge today
Mit Charge today (heute abrechnen) werden die im Behandlungsraum dokumentierten Dosen zu POS-Positionen mit ihren Einheitspreisen. Hautpflegeprodukte hinzufügen, kassieren und den Beleg drucken.
Mitgliedschaften
Mitgliedschaftsstufen mit enthaltenen Behandlungen und Mitgliederpreisen, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich per Karte über Stripe abgerechnet.
Gutscheine und Pakete
Verkaufen Sie Gutscheine und Behandlungsserien an der Kasse. Klienten können einen Gutschein bei der Online-Buchung einlösen.
Die Klinik führen
Ein Blick über alle Fachkräfte und Standorte.
Mehrere Standorte
Jede Klinik behält eigenes Personal, eigene Räume, Öffnungszeiten und Klienten, mit Standortwechsler und Berichten, die sich nach Standort filtern lassen.
Fachkräfte und Dienstpläne
Dienstpläne und die Leistungen, die jede Fachkraft anbietet, mit einem Kalender, der den Tag jeder Fachkraft zeigt.
Berichte
Umsätze, Leistungen, Kennzahlen je Fachkraft, Provisionen und Klienten, pro Standort oder für die ganze Gruppe.
Zehn Sprachen
Ihr Team kann ZibaDesk auf Englisch, Persisch, Arabisch, Vietnamesisch, Koreanisch, Chinesisch, Französisch, Deutsch, Spanisch oder Filipino nutzen, jede Person auf ihrem eigenen Gerät.
iPad, Smartphone und Web
Apps für iPad, iPhone und Android sowie die Web-Version. Arbeiten Sie bei einem Internetausfall einfach weiter: Synchronisiert wird, sobald Sie wieder online sind.
KI, die die Notiz schreibt, nicht den Behandlungsplan
AI Assist macht aus einer aufgezeichneten oder diktierten Sitzung eine strukturierte klinische Notiz in sieben Abschnitten. Das Audio wird auf von uns in Australien betriebener Infrastruktur transkribiert und direkt danach gelöscht, und für den Entwurf wird nur ein anonymisiertes Transkript verwendet. Jede Notiz wird von einem Menschen akzeptiert.
So funktioniert AI Assist- Sieben Abschnitte, vom Anliegen bis zu Nachsorge und Follow-up
- Freigabe durch die Aufsicht, ideal für Ausbildungskliniken
- Fester Monatspreis pro Standort, ohne Gebühren pro Notiz
Gemacht für sensible klinische Daten
Verschlüsselte klinische Dateien
Unterschriebene Einwilligungen, Unterschriften und Vorher-nachher-Fotos werden verschlüsselt gespeichert, getrennt von den alltäglichen Buchungsdaten.
Akten mit Rollenrechten
Empfangs-Logins sehen Buchungen und Zahlungen. Die klinische Akte sehen nur die Rollen, denen Sie sie anvertrauen.
Jede Nacht gesichert
Die Daten der Klinik werden jede Nacht gesichert, zusätzlich wird eine Kopie an einem anderen Ort aufbewahrt.
Nachvollziehbar, wer was getan hat
Einwilligungen zeigen, wer wann unterschrieben hat, Notizen, wer sie übernommen und freigegeben hat, und wichtige Aktionen werden protokolliert.
Gemacht für
- Kosmetik- und Injektionskliniken
- Haut- und Dermalkliniken
- Laser- und IPL-Kliniken
- Medispas
- Kosmetische Pflegefachkräfte und Ärzte
- Ausbildungskliniken für Studierende
- Klinikgruppen mit mehreren Standorten
- Haut- und Beauty-Therapeutinnen
Häufige Fragen
- Was macht ZibaDesk zu einer Software für Ästhetikkliniken und nicht zu einer Buchungs-App für Salons?
- Der Klinikmodus ergänzt die klinische Seite, die einer Buchungs-App fehlt: einen Gesundheitsfragebogen, Einwilligungen mit E-Signatur, Behandlungstabellen mit Dosisprotokoll und Freigabe, Behandlungspläne, verschlüsselte Vorher-nachher-Fotos und KI-entworfene Sitzungsnotizen, alles in der Klientenakte.
- Können Klienten Einwilligungen vor ihrer Ankunft unterschreiben?
- Ja. Legen Sie eine Standard-Einwilligung fest und die Formulare, die jede Behandlung erfordert. Bei der Buchung enthält die Bestätigung einen sicheren Link, über den der Klient jedes Formular auf dem Handy liest und unterschreibt. Wenn Ihr Team die Buchung anlegt, können Sie Formulare auch hinzufügen oder entfernen.
- Können wir unsere eigenen Einwilligungsformulare verwenden?
- Ja. Laden Sie Ihr eigenes PDF hoch und setzen Sie Platzhalter wie {Patient-Name} und {Patient-Signature} dort, wo Angaben und Unterschriften hingehören, oder starten Sie mit den integrierten Behandlungsvorlagen. Unterschriebene Exemplare werden in der Klientenakte abgelegt, ohne Gebühren pro Unterschrift.
- Wie funktioniert der Gesundheitsfragebogen?
- Neue Klienten füllen ihn vor dem ersten Termin online aus. Wiederkehrende Klienten werden gebeten zu bestätigen, dass sich nichts geändert hat, und jede Änderung erzeugt eine neue Version, sodass frühere Antworten erhalten bleiben. Eine erfahrene Fachkraft kann jede Einreichung prüfen und freigeben.
- Können wir die dokumentierten Dosen abrechnen?
- Ja. Jeder Tabellentyp enthält Einheitspreise für seine Medikamente und Verfahren, und Charge today (heute abrechnen) macht aus den im Behandlungsraum dokumentierten Dosen POS-Positionen, bereit zur Bezahlung zusammen mit Verkaufsprodukten.
- Eignet es sich für eine Klinik mit mehreren Standorten?
- Ja. Jeder Standort hat eigenes Personal, eigene Räume, Öffnungszeiten und Klienten, auf der Buchungsseite wählen Klienten einen Standort, und Berichte lassen sich pro Standort oder für die ganze Gruppe anzeigen.
- Welcher Tarif enthält die Funktionen für Ästhetikkliniken?
- Die Ästhetikklinik-Suite ist Teil des Ultra-Tarifs. AI Assist ist ein optionales, kostenpflichtiges Zusatzmodul, das pro Standort und Monat abgerechnet wird. Die aktuellen Tarifpreise in Ihrer Währung finden Sie auf der Preisseite.
- Funktioniert ZibaDesk in meiner Zeitzone und Sprache?
- Ja. Nachrichten, Erinnerungen und Berichte laufen nach der Ortszeit Ihrer Klinik, und ZibaDesk ist in zehn Sprachen verfügbar.