Karamihan ng maliliit na salon ay masasabi sa iyo ang pinakamaabalang araw nila sa isang linggo hanggang sa minuto, pero hindi masasabi kung gaano karaming retail stock ang lumabas sa likurang pinto noong nakaraang quarter. Ang inventory ang tahimik na tagas sa kita ng salon: ang kulay na kulang ang order ay nagpapahinto sa serbisyo habang nasa kalagitnaan ng foil, ang retail na sobra ang order ay nagpapabilanggo ng pera sa istante, at ang hindi maipaliwanag na pagkawala ng stock ay kumakain ng margin na walang nag-a-audit. Hindi tungkol sa spreadsheet ang pagkontrol sa stock; tungkol ito sa sistemang awtomatikong nagtatala ng bawat galaw.
1Bakit ang inventory ang bulag na bahagi ng karamihan ng maliliit na salon
Napagtutuunan ng pansin ang booking, bayad at roster ng staff dahil maingay ang mga pagkabigo nito: hindi mapapalampas ang double-booked na upuan o tinanggihang card. Tahimik na pumapalya ang stock. Ang tubo ng kulay na nagamit pero hindi na-log, ang retail na bote na iniregalo sa suki, ang backbar na produktong nag-expire nang hindi nabenta: maliit ang bawat isa, at kapag pinagsama, madalas na ito ang pagkakaiba ng magandang buwan at patag na buwan.
Ang ubod ng problema ay karamihan ng maliliit na salon ay nagpapatakbo ng inventory sa memorya at pana-panahong stocktake. Sa pagitan ng mga bilang, walang nakakaalam ng tunay na lagay. Pagdating ng taunang bilang na naglalantad ng puwang, malamig na ang bakas. Isinasara ng wastong salon inventory management software sa Australia ang puwang na iyon sa pamamagitan ng pagtatala sa bawat galaw habang nangyayari, kaya ang bilang ay kinukumpirma na lang ang alam na ng sistema.
2Ang tatlong numerong dapat malaman ng bawat may-ari ng salon
Bago pumili ng anumang tool, linawin muna kung ano talaga ang sinusubukan mong kontrolin. Tatlong numero ang pinakamahalaga. Una, ang par level mo: ang pinakamababang dami ng bawat produkto na hindi dapat bumaba pa, para makapag-reorder ka bago maubusan sa kalagitnaan ng serbisyo. Ikalawa, ang shrinkage rate mo: ang porsyento ng stock na nawawala nang walang naitalang benta o paggamit, na siyang pinakamainam na indikasyon ng problema sa kontrol. Ikatlo, ang sell-through ng retail mo: gaano kabilis gumagalaw ang bawat produkto, para tumigil ka sa pagbilanggo ng pera sa mga linyang hindi nabebenta.
Wala sa mga ito ang maaasahang masusubaybayan nang mano-mano sa abalang salon. Lahat ay nakasalalay sa pagkuha ng bawat galaw ng stock, araw-araw, nang hindi umaasa na may maaalalang magsulat.
3Ang naghihiwalay sa tunay na inventory software at sa pinalamutiang listahan
Maraming platform ang nagsasabing may inventory pero walang iniaalok kundi listahan ng produkto na may quantity field na ine-edit nang mano-mano. Spreadsheet iyon na may dagdag na hakbang, at pumapalya ito sa sandaling maging abala ang salon. Ang tunay na salon inventory management ay sumusubaybay sa tatlong magkakahiwalay na daloy na talagang mayroon ang maliliit na salon.
Mga Pagbili: kapag dumating ang bagong stock, itinatala mo kung ano ang pumasok, kaya awtomatikong tumataas ang mga dami at mayroon kang cost basis. Mga Placement: kapag lumipat ang produkto mula sa storeroom papunta sa partikular na istasyon o miyembro ng staff, sinusundan ito ng sistema sa halip na mawala sa iisang pinagsamang kabuuan. Mga Adjustment: kapag itinama mo ang bilang, isinulat ang sirang aytem, o nilog ang paggamit sa loob ng salon, itinatala mo ang dahilan, hindi lang tahimik na pagbabago ng numero. Itinuturing ng ZibaDesk ang bawat isa rito bilang pangunahing aksyon, hindi karagdagan lang.
4Ang audit trail: bakit bawat pagbabago sa stock ay kailangan ng pangalan at dahilan
Narito ang feature na hindi tinatanong ng karamihan ng may-ari hangga't hindi sila nasasaktan: ang audit log. Kapag bumaba ang dami, dapat makita mo kung sino ang nagbago, kailan, gaano karami, at bakit. Kung wala nito, ang inventory ay numerong misteryosong gumagalaw, at sa sandaling hindi magkasundo ang dalawang staff sa nangyari, wala kang ebidensya sa alinmang panig.
Itinatala ng wastong audit trail ang bawat inventory event: natanggap na stock, produktong iniabot sa technician, mga return, manu-manong adjustment, at pag-edit ng produkto, bawat isa ay may tatak ng miyembro ng staff at timestamp. Hindi ito tungkol sa kawalan ng tiwala; tungkol ito sa pag-aalis ng kalabuan. Nilo-log na ngayon ng ZibaDesk ang bawat pagbabago sa inventory sa Admin-only na audit view sa Reports, kaya ang pagkakaiba ay limang minutong pagsusuri na lang sa halip na hulaan.
5Backbar laban sa retail: subaybayan sila nang magkaiba
Madalas magkamali ang maliliit na salon sa pagsasama ng lahat ng produkto sa iisang tambak. Ngunit ang backbar stock (ang ginagamit ng staff sa paghahatid ng serbisyo) at retail stock (ang binibili ng kliyente) ay magkaibang-magkaiba ang kilos at dapat pamahalaan nang ganoon.
Ang backbar ay hindi nakikitang nauubos sa araw-araw na paggamit, kaya nangangailangan ito ng adjustment-based na pagsubaybay at makatotohanang par level na nakatali sa dami ng serbisyong ginagawa mo. Ang retail ay nauubos sa pamamagitan ng benta, kaya nangangailangan ito ng sell-through reporting para sabihin kung ano ang sulit i-restock at ano ang patay na bigat. Ang paghahalo sa dalawa ay humahantong sa klasikong patibong ng maliit na salon: mga retail na istante na sobra ang stock at inaalikabok habang naubusan ang colour bar tuwing Sabado. Pinananatili ng tamang software na magkahiwalay ang dalawa habang nagbibigay pa rin sa iyo ng isang malinaw na kabuuan.
6Pagsisimula nang walang masakit na paglipat
Ang takot na pumipigil sa karamihan ng may-ari na ayusin ang inventory ay ang setup. Hindi mo kailangang bilangin nang perpekto ang bawat aytem sa unang araw. Magsimula sa dalawampung pinakamahalagang produkto mo at sa pinakamabilis gumalaw na backbar lines mo: karaniwang walumpung porsyento na iyon ng pera. Magtakda ng par level para sa bawat isa, itala ang kasalukuyang bilang bilang panimulang adjustment, at hayaan ang sistemang subaybayan ang mga galaw mula roon.
Sa loob ng isang buwan, magkakaroon ka ng marahil ay hindi mo pa nagkaroon kailanman: isang tumpak at kusang-nagpapanatiling larawan ng stock, na may talaan ng bawat pagbabago. Mula roon, palawakin ang katalogo sa sarili mong bilis. Hindi layunin ang perpektong sistema ng bodega; layunin ang sapat na kontrol para tumigil ang stock sa pagiging hulaan at maging numerong mapagkakatiwalaan mo.