Çoğu küçük salon haftanın en yoğun gününü dakikasına kadar söyleyebilir, ama geçen çeyrekte arka kapıdan ne kadar perakende stokun çıkıp gittiğini söyleyemez. Envanter, salon kârlılığındaki sessiz kanamadır: eksik sipariş edilen boya, hizmetin ortasında folyo sırasında işi durdurur; fazla sipariş edilen perakende ürün nakdi bir rafta bağlar; açıklanamayan fire ise kimsenin hiç denetlemediği marjı aşındırır. Stoku kontrol altına almak elektronik tablolarla ilgili değildir; her hareketi otomatik olarak kaydeden bir sistemle ilgilidir.
1Envanter neden çoğu küçük salonun kör noktasıdır
Randevular, ödemeler ve personel vardiyaları ilgi görür çünkü aksamaları gürültülüdür: çift randevulu bir koltuk ya da reddedilen bir kart görmezden gelinemez. Stok ise sessizce başarısız olur. Kullanılıp kaydedilmeyen bir boya tüpü, düzenli bir müşteriye hediye edilen bir perakende şişe, satılamadan son kullanma tarihi geçen bir arka tezgah ürünü: her biri küçüktür ve hep birlikte çoğu zaman iyi bir ay ile durgun bir ay arasındaki farkı oluşturur.
Asıl sorun, çoğu küçük salonun envanteri hafıza ve periyodik bir stok sayımıyla yürütmesidir. Sayımlar arasında gerçek durumu kimse bilmez. Yıllık sayım bir açığı ortaya çıkardığında iz çoktan soğumuş olur. Avustralya'daki gerçek salon envanter yönetim yazılımı, her hareketi gerçekleştiği anda kaydederek bu açığı kapatır; böylece sayım yalnızca sistemin zaten bildiğini doğrular.
2Her salon sahibinin bilmesi gereken üç rakam
Herhangi bir araç seçmeden önce, gerçekte neyi kontrol etmeye çalıştığınızı netleştirin. En çok üç rakam önem taşır. Birincisi asgari stok seviyeniz: hizmetin ortasında tükenmeden yeniden sipariş vermek için her üründe altına düşmemeniz gereken minimum miktar. İkincisi fire oranınız: kayıtlı bir satış ya da kullanım olmadan kaybolan stokun yüzdesi; bir kontrol sorununun tek ve en iyi göstergesi. Üçüncüsü perakendedeki satış hızınız: her ürünün ne kadar hızlı hareket ettiği, böylece satılmayan ürün gruplarında nakit bağlamayı bırakırsınız.
Bunların hiçbiri yoğun bir salonda elle güvenilir biçimde takip edilemez. Hepsi, birinin yazmayı hatırlamasına güvenmeden, her stok hareketini her gün yakalamaya bağlıdır.
3Gerçek envanter yazılımını süslenmiş bir listeden ayıran nedir
Birçok platform envanter yaptığını iddia eder, ama elle düzenlediğiniz bir miktar alanı olan bir ürün listesinden fazlasını sunmaz. Bu, fazladan adımları olan bir elektronik tablodur ve salon yoğunlaştığı anda çöker. Gerçek salon envanter yönetimi, küçük salonların gerçekten yaşadığı üç ayrı akışı izler.
Alımlar: yeni stok geldiğinde neyin girdiğini kaydedersiniz; böylece miktarlar otomatik artar ve bir maliyet tabanınız olur. Yerleştirmeler: ürün depodan belirli bir istasyona ya da personele geçtiğinde sistem onu tek bir havuz toplamında kaybetmek yerine izler. Düzeltmeler: bir sayımı düzelttiğinizde, hasarlı bir ürünü silip attığınızda ya da kurum içi kullanımı kaydettiğinizde sessiz bir sayı değişikliği değil, nedenini de kaydedersiniz. ZibaDesk bunların her birini sonradan akla gelen bir şey değil, birinci sınıf bir eylem olarak ele alır.
4Denetim kaydı: her stok değişikliğinin neden bir adı ve nedeni olmalı
Çoğu sahibin canı yanana kadar sormadığı özellik şu: denetim günlüğü. Bir miktar düştüğünde onu kimin, ne zaman, ne kadar ve neden değiştirdiğini görebilmelisiniz. Bu olmadan envanter, gizemli biçimde oynayan bir sayıdan ibarettir; iki personel ne olduğu konusunda anlaşamadığı anda, her iki yönde de elinizde kanıt yoktur.
Gerçek bir denetim kaydı her envanter olayını kaydeder: gelen stok, teknisyene verilen ürün, iadeler, elle düzeltmeler ve ürün düzenlemeleri; her biri personelin adı ve zaman damgasıyla damgalanır. Bu güvensizlikle ilgili değil, belirsizliği ortadan kaldırmakla ilgilidir. ZibaDesk artık her envanter değişikliğini Raporlar içinde yalnızca Yöneticinin görebildiği bir denetim görünümüne kaydeder; böylece bir tutarsızlık, tahmin oyunu değil beş dakikalık bir incelemedir.
5Arka tezgah ile perakende: farklı takip edin
Küçük salonlar tüm ürünü tek bir yığına atma hatasını sıkça yapar. Oysa arka tezgah stoku (personelin hizmet verirken tükettiği) ile perakende stoku (müşterilerin satın aldığı) tamamen farklı davranır ve öyle yönetilmelidir.
Arka tezgah, günlük kullanımla gözle görülmeden tükenir; bu yüzden düzeltmeye dayalı takip ve verdiğiniz hizmet sayısına bağlı gerçekçi asgari stok seviyeleri gerekir. Perakende satışlarla tükenir; bu yüzden neyi yeniden stoklamaya değeceğini ve neyin ölü yük olduğunu söyleyen satış hızı raporlaması gerekir. İkisini karıştırmak, klasik küçük salon tuzağına yol açar: perakende raflarda toz toplayan fazla stok, bir cumartesi günü boya barının tükenmesi. Doğru yazılım, size yine tek ve net bir toplam verirken ikisini ayrı tutar.
6Zahmetli bir geçiş olmadan başlamak
Çoğu sahibin envanteri düzeltmesini engelleyen korku kurulumdur. İlk gün her ürünü kusursuz saymanız gerekmez. Değere göre ilk yirmi ürününüzle ve en hızlı hareket eden arka tezgah ürünlerinizle başlayın; bu genellikle paranın yüzde sekseni demektir. Her biri için bir asgari stok seviyesi belirleyin, mevcut sayımınızı başlangıç düzeltmesi olarak kaydedin ve hareketleri sistemin takip etmesine izin verin.
Bir ay içinde muhtemelen daha önce hiç sahip olmadığınız bir şeyiniz olacak: stokun doğru, kendini güncelleyen bir görünümü ve her değişikliğin kaydı. Buradan katalogu kendi hızınızda genişletin. Amaç mükemmel bir depo sistemi değil; stokun bir tahmin oyunu olmaktan çıkıp güvenebileceğiniz bir rakama dönüşmesine yetecek kadar kontrol.