Hediye kartı mutabakatı, düzenlenen kartların nominal değerini, satış kayıtlarınızı, kullanımları ve bekleyen yükümlülüğü tüm sistemler ve lokasyonlar arasında eşleştirmek demektir. Satış, kullanım ve bakiye raporlarını dışa aktararak başlayın, ardından toplamları tarihe, partiye ve lokasyona göre karşılaştırın; uygulanmamış nakdi ve portalda elle yapılan düzenlemeleri işaretleyin. Alınan nakit, IFRS 15 uyarınca ertelenmiş gelirdir ve ATO, vouchers (kuponlar) için ayrı GST kuralları belirler.
Kısaca:
- Satış, kullanım, bakiye, ödeme geçidi ve banka raporlarını dışa aktarın, ardından kısmi ve lokasyonlar arası kullanımları hesaba katarak tarihe, partiye ve lokasyona göre mutabakat yapın.
- Defteri ay sonunda dondurun, tarihli sürümleri saklayın, işlem kanıtlarını ekleyin ve her dönemi kilitlemeden önce hazırlayan ve inceleyen kişinin imzasını isteyin.
- Satış gelirini yükümlülük olarak kaydedin ve geliri kullanım anında tanıyın; kullanılmayan kısmı (breakage) yalnızca belgelenmiş geçmiş verilere dayanarak tanıyın, sektör tahminlerini körü körüne uygulamayın.
- Nominal değerli voucherlar için satışta genellikle GST oluşmaz; GST vergiye tabi bir kullanımda doğar, süresi dolan bakiyelerin gelire aktarılması ise 1/11 oranında bir BAS düzeltmesi gerektirir.
- Uyuşmazlıkları, tekrarlayan farkları veya sistem eşleme hatalarını denetime ya da BT'ye iletmeden önce işlem kimliklerini, zaman damgalarını, lokasyonları, iadeleri, iptalleri ve bakiye yüklemelerini kontrol ederek inceleyin.
İçindekiler
- Hediye kartı satışları ve kullanımları hangi sırayla mutabık hale getirilir?
- Mutabakat şablonu ve denetim kaydında neler bulunmalı?
- Ertelenmiş gelir ve breakage defterlerde nasıl işler?
- Hediye kartları GST ve BAS'ı nasıl etkiler?
- Hangi aylık raporlar ve kontroller sizi denetime hazır tutar?
- Uyuşmazlıklar nasıl incelenir?
- Salonlar hediye kartı mutabakatını neden standartlaştırmalı?
- Platformumuz mutabakat işinizi nasıl azaltabilir?
- SSS
- Kaynaklar
Hediye kartı satışları ve kullanımları hangi sırayla mutabık hale getirilir?
En büyük toplamlardan tek tek kartlara doğru ilerleyin. Önce toplamların uyuşması, kartları tek tek izleme zahmetinden sizi kurtarır.
Beş raporu dışa aktararak başlayın: POS hediye kartı satışları, kullanım işlemleri, hediye kartı defteri veya bakiye raporu, ödeme geçidi makbuzları ve banka yatırımları. Her şeyi bir gruba göre (düzenlenme tarihi, parti veya lokasyon) toplayın. Ardından satışları kullanımlarla eşleştirin; kısmi kullanımların geriye bir bakiye bıraktığını, lokasyonlar arası kullanımlarda ise satış ile kullanımın farklı yerlerde gerçekleştiğini unutmayın. Hediye kartı raporları hakkındaki uygulayıcı rehberliği, satışta alınan nakdin ertelenmiş bir yükümlülük olduğunu ve portalda elle yapılan düzenlemelerin satış değil bakiye değişikliği olduğunu açıkça belirtir.
Bu dönem kapanış kontrol listesini kullanın:
- Dönem için hediye kartı satışlarını lokasyona ve gruba göre toplayın.
- Aynı gruplar için kullanımları, kısmi ve lokasyonlar arası olanlar dahil, toplayın.
- Her iki toplamı da defterdeki bekleyen bakiyeyle karşılaştırın.
- Satış nakdini ödeme geçidi makbuzları ve banka yatırımlarıyla eşleştirin.
- Eşleşmeyen her kalemi işlem kimliği ve olası nedeniyle listeleyin.
- Elle yapılan düzenlemeleri, gerekçe ve yapan kişiyle birlikte ayrı kaydedin.
- İmzalayın ve kanıtları dosyalayın.
Mutabakat şablonu ve denetim kaydında neler bulunmalı?
İyi bir şablon önce bir denetim izi, sonra bir hesap makinesidir. Herkese açık bir hediye kartı denetim kaydı ve mutabakat şablonu, temel fikri gösterir: bir inceleyicinin her kartı satıştan kullanıma kadar izleyebilmesi için her alımı ve her çıkışı kaydedin.
Kendi kaydınızı şu kontrollerle oluşturun:
- Sürümleme: önceki dönemlerin asla üzerine yazılmaması için her kapanışta tarihli bir kopya kaydedin.
- Kanıt bağlantıları: her satıra makbuz veya işlem kimliklerini ekleyin.
- İmza: dönem kilitlenmeden önce bir hazırlayıcı ve bir inceleyici isteyin.
- Saklama: kayıtları vergi ve denetim yükümlülüklerinizin gerektirdiği süre boyunca tutun.
| Sütun | Neden önemli |
|---|---|
| Kart kimliği / grup | Kartları eşleştirme için gruplar |
| Düzenlenme tarihi ve nominal değer | Yükümlülüğü belirler |
| Satış işlem kimliği | Kartı alınan nakde bağlar |
| Düzenleyen ve kullanılan lokasyon | Lokasyonlar arası kullanımları eşler |
| Kullanım kimlikleri | Kısmi olanlar dahil her kullanımı izler |
| Kalan bakiye | Defterle mutabık hale gelir |
| Düzeltmeler ve gerekçe | Elle yapılan düzenlemeleri ayırır |
| Personel ve imza | Hesap verebilirlik sağlar |
Lokasyonlar arası bir kullanımda satışı düzenleyen lokasyonun, kullanımı ise kullanılan lokasyonun altına kaydedin; böylece aralarındaki uzlaşma görünür olur.
Ertelenmiş gelir ve breakage defterlerde nasıl işler?
Satışta alınan nakit gelir değildir. Bir hediye kartı yükümlülüğü oluşturur ve IFRS 15 uyarınca gelir, kart kullanıldığında tanınır. Tipik kayıtlar:
- Satış: BORÇ Nakit / ALACAK Hediye kartı yükümlülüğü
- Kullanım: BORÇ Hediye kartı yükümlülüğü / ALACAK Gelir
- Breakage (gerekçelendirildiğinde): BORÇ Hediye kartı yükümlülüğü / ALACAK Gelir, kullanılmaması beklenen kısım için
Breakage, kart değerinin asla kullanılmayacak kısmıdır. Bunu zaman içindeki geçmiş kullanım örüntülerinden ya da benzer kartlardan oluşan bir havuzda kartlar kullanıldıkça orantılı olarak tahmin edebilirsiniz. Hangisini seçerseniz seçin, destekleyici verileri saklayın. Ön ödemeli kartlara ilişkin bir IFRS Yorum Komitesi personel belgesi, tanıdığınız tutarı belgelenmiş bir geçmiş dayanağın desteklemesi ve toplu tutar olarak tanımanın dikkatle incelenmesi beklentisini yansıtır.
Sektörde anılan breakage tahminleri genellikle düzenlenen nominal değerin %5 ila %19'u arasında değişir. Bu aralığı yalnızca bağlam olarak kullanın. Rakamınızı kendi kullanım geçmişiniz belirler.
Hediye kartları GST ve BAS'ı nasıl etkiler?
ATO'nun voucherlara ilişkin rehberi, nominal değerli voucherları diğer her şeyden ayırır. Her dönemi kapatmadan önce şu noktaları kontrol edin:
- Nominal değerli bir voucher satmak genellikle vergiye tabi bir tedarik değildir. GST, kart vergiye tabi bir tedarik için kullanıldığında doğar.
- Nominal değerli olmayan voucherlar için geçerli GST uygulamasını ATO'ya veya bir vergi danışmanına danışarak kontrol edin.
- Bakiye yüklemelerinin ve iadelerin kendi uygulaması vardır; bu yüzden bunları kayıtta etiketleyin.
- Kullanılmamış veya süresi dolmuş bir bakiyeyi gelire geri aktardığınızda BAS düzeltmesi, o bakiyenin 1/11'idir.
- Her geri aktarımın arkasındaki belgeleri saklayın; böylece BAS rakamlarınız sonradan açıklanabilir.
Hangi aylık raporlar ve kontroller sizi denetime hazır tutar?
Sapmaların erken görünmesi için her ay aynı seti çalıştırın:
- Düzenlenen hediye kartı defteri
- Kullanım defteri
- Gruba ve lokasyona göre bekleyen bakiyeler
- Banka yatırımı eşleşmesi
- Elle düzenleme kaydı
Önce toplamları mutabık hale getirin, ardından küçük bir kart örneklemini satıştan son kullanıma kadar izleyin. Portal düzenlemelerini kendi başına mutabık hale getirin ve önemli her düzeltme için iki imza isteyin.
Üç göstergeyi izleyin: gruba göre kullanım oranı, bekleyen bakiyelerin yaşlanması ve breakage yüzdenizin eğilimi. Her zamankinden erken kullanılmaz hale gelen bir grup, tahmininizi etkilemeden önce bir bakışı hak eder.
İpucu: Eşleştirmeye başlamadan önce defteri ayın son günü dondurun; böylece geç yapılan düzenlemeler mutabakat sırasında toplamlarınızı kaydırmaz.
Uyuşmazlıklar nasıl incelenir?
Farkların çoğu kısa bir listeden gelir: portalda elle yapılan düzenlemeler, sistemler arasında farklı kaydedilen kısmi kullanımlar, satış ile yatırım arasındaki uzlaşma gecikmesi, iadeler ve iptaller ile sistemler arasındaki veri eşleme boşlukları.
Bunları şu sırayla ele alın:
- Uyuşmazlığın iki tarafındaki işlem kimliklerini doğrulayın.
- Zaman damgalarını ve lokasyonları onaylayın; lokasyonlar arası kullanımlar çoğunlukla yanlış döneme düşer.
- Karta bağlı iadeleri, iptalleri ve bakiye yüklemelerini kontrol edin.
- Elle yapılan düzenlemeleri ve portal düzeltmelerini düzenleme kaydınızla mutabık hale getirin.
Bir fark dönemler boyunca tekrarlandığında ya da bir sistem eşleme hatasına işaret ettiğinde denetime veya BT'ye iletin. Çok küçük bakiyeleri kapanış açısından önemsiz sayın, ancak tutarlı uygulanması için kullandığınız eşiği belgeleyin.
Salonlar hediye kartı mutabakatını neden standartlaştırmalı?
Sabit bir prosedür, hediye kartı mutabakatını daha tutarlı ve incelemesi daha kolay hale getirebilir. Gördüğüm en zor uyuşmazlıklar, hediye kartı verilerinin bir POS, bir portal ve bir elektronik tablo arasında dağınık olmasından kaynaklanıyor. Defteri tek yerde toplamak, hediye kartı bakiyelerini ve raporlamayı incelemeyi kolaylaştırabilir. Özelliklerimiz hediye kartlarını yönetmenize yardımcı olur.
Ali
Platformumuz mutabakat işinizi nasıl azaltabilir?
ZibaDesk, salon yönetim araçlarını tek bir platformda toplar. Kapanışı kısaltanlar şunlardır:
- Hediye kartı yönetimi
- Raporlama araçları
Güncel ayrıntılar için fiyatlandırmamıza göz atın ya da raporların kapanış kontrol listenizi kapsayıp kapsamadığını kontrol edin.
SSS
Hediye kartları muhasebede nasıl kaydedilir?
Satışta alınan nakdi gelir olarak değil yükümlülük olarak kaydedin: nakdi borçlandırın, hediye kartı yükümlülüğünü alacaklandırın. Müşteri kartı kullandığında yükümlülüğü borçlandırın ve geliri alacaklandırın. IFRS 15 uyarınca breakage yalnızca makul biçimde tahmin edilebildiğinde tanınır.
Kaç hediye kartı harcanmadan kalır?
İşletmeye göre değişir. Sektörde anılan breakage tahminleri, düzenlenen nominal değerin %5 ila %19'u arasında değişir, ancak güvenmeniz gereken rakam kendi kullanım geçmişinizdir.
Mutabakat iade anlamına mı gelir?
Hayır. Mutabakat; satışlar, kullanımlar, bakiyeler ve yatırımlar gibi kayıtların uyuştuğunu doğrulamak için karşılaştırılmasıdır. İade ise müşteriye para geri veren ayrı bir işlemdir ve toplamlarınızı bozmaması için kendi başına kaydedilmelidir.
Kredi kartı mutabakatı ne demektir?
Kart işlemcisi ekstrelerinizi satış kayıtlarınızla eşleştirmek, yani uzlaşılan her ödemenin bir işleme bağlanması demektir. Hediye kartlarında aynı adım, ödeme geçidi makbuzlarını ve banka yatırımlarını defterinizdeki hediye kartı satışlarıyla karşılaştırır.
Kaynaklar
- GST ve voucherlar | Avustralya Vergi Dairesi
- IFRS 15 Müşteri Sözleşmelerinden Hasılat
- Hediye Kartı Denetim Kaydı ve Mutabakat Şablonu
- Hediye Kartı Raporlarına Genel Bakış