Một nền tảng thay cho cả một chồng ứng dụng
Hầu hết phòng khám phải ghép nối một ứng dụng đặt lịch, một dịch vụ ký điện tử, bảng tính, thư viện ảnh trên điện thoại và một mẫu ghi chú. ZibaDesk làm từng việc đó ở một nơi, ngay trên hồ sơ khách hàng.
Một buổi hẹn diễn ra thế nào trong ZibaDesk
Mỗi bước đều để lại dấu vết trên hồ sơ khách hàng, nên chuyên viên tiếp theo bắt đầu đúng nơi người trước đã dừng lại.
Đặt lịch trực tuyến
Khách hàng chọn dịch vụ, chuyên viên và giờ hẹn trên trang đặt lịch của bạn hoặc ngay trên website của bạn. Tiền cọc, thanh toán trước toàn bộ hoặc lưu thẻ được thực hiện qua Stripe khi bạn yêu cầu.
Điền phiếu tại nhà
Tin xác nhận được gửi qua SMS, WhatsApp và email kèm một liên kết bảo mật. Khách hàng mới điền bảng câu hỏi sức khỏe, khách hàng quay lại xác nhận không có gì thay đổi, và mọi phiếu đồng ý mà dịch vụ yêu cầu đều được đọc và ký trên điện thoại của họ.
Đến phòng khám và điều trị
Clinic Center cho thấy ai đã đến, ai đang chờ và ai đang ở trong phòng. Chuyên viên mở hồ sơ, kiểm tra bảng câu hỏi và phiếu đồng ý, ghi liều vào bảng điều trị và chụp ảnh.
Thanh toán và đặt lịch tiếp
Các liều hôm nay chuyển thẳng sang POS theo đơn giá, cùng với sản phẩm chăm sóc da đã bán. Gói thành viên và thẻ quà tặng được sử dụng ngay tại quầy, và buổi tiếp theo trong liệu trình được đặt trước khi khách hàng ra về.
Theo dõi sau buổi hẹn
Ghi chú buổi điều trị được soạn nháp, chỉnh sửa và ký duyệt. Lời nhắc được gửi trước buổi hẹn tiếp theo, và khách hàng có thể xác nhận, đổi lịch hoặc nhắn tin cho phòng khám từ liên kết đặt lịch của mình.
Mọi thứ một phòng khám thẩm mỹ cần
Sắp xếp theo đúng nhịp một ngày làm việc của phòng khám.
Trước buổi hẹn
Giấy tờ đã xong trước khi khách hàng bước vào.
Đặt lịch trực tuyến dành cho phòng khám
Danh mục dịch vụ, chọn chuyên viên, giờ trống sớm nhất, chính sách đặt lịch với hạn chót hủy lịch, và một trang bạn có thể nhúng vào website của mình.
Phiếu đồng ý trước buổi hẹn
Đặt một phiếu đồng ý mặc định cùng các phiếu mà từng dịch vụ yêu cầu. Lịch hẹn tự động yêu cầu các phiếu đó và khách hàng ký riêng từng phiếu, ký tắt từng mục.
Bảng câu hỏi sức khỏe
Khách hàng mới điền đầy đủ bảng câu hỏi trước buổi hẹn đầu tiên. Khách hàng quay lại xác nhận không có gì thay đổi, và mọi câu trả lời đều được lưu theo phiên bản trên hồ sơ.
Xác nhận và nhắc lịch
SMS, WhatsApp và email, gửi bằng ngôn ngữ và theo giờ địa phương của phòng khám. Khách hàng trả lời Y để xác nhận, và liên kết điền phiếu đi kèm tin xác nhận.
Tiền cọc và thanh toán trước
Thu tiền cọc, toàn bộ giá hoặc lưu thẻ khi đặt lịch qua Stripe, để giữ chắc lịch hẹn trước ngày khách đến.
Trong phòng điều trị
Hồ sơ lâm sàng mà chuyên viên có thể tin cậy.
Hồ sơ lâm sàng
Tiền sử y khoa, dị ứng, câu trả lời bảng câu hỏi, phiếu đồng ý, bảng điều trị, kế hoạch, ảnh và ghi chú trên cùng một hồ sơ khách hàng, chỉ hiển thị với tài khoản quản trị và quản lý.
Bảng điều trị
Các loại bảng cho tiêm và các thủ thuật khác, mỗi loại có thuốc, khoảng liều, đường dùng và đơn giá riêng. Ghi lại từng lần dùng thuốc và ký duyệt.
Kế hoạch điều trị và liệu trình
Lập liệu trình sáu buổi, theo dõi khách hàng đang ở buổi thứ mấy, và liên kết mỗi buổi với các mục đã ghi vào bảng điều trị trong buổi đó.
Ảnh trước và sau
Ảnh chụp ở mỗi lần đến được lưu trữ mã hóa và sắp xếp theo khách hàng và dịch vụ, sẵn sàng để so sánh cạnh nhau.
Ghi chú buổi điều trị bằng AI Assist
Ghi âm buổi điều trị khi có sự đồng ý hoặc đọc chính tả một bản tóm tắt. Bản nháp ghi chú có cấu trúc được trả về để chuyên viên chỉnh sửa và người giám sát ký duyệt.
Tại quầy lễ tân
Ít thao tác hơn từ lúc khách đến đến lúc thanh toán.
Clinic Center (Trung tâm phòng khám)
Khách đã đến, danh sách đang chờ, khách vãng lai và các ca điều trị đang diễn ra trên một màn hình. Chạm vào bất kỳ lịch hẹn nào để mở.
Phòng điều trị và thiết bị
Gán phòng và thiết bị cho lịch hẹn, giới hạn lượt đặt trực tuyến theo số phòng bạn có, và nhận cảnh báo khi một thiết bị đã được đặt.
Charge today (Tính tiền hôm nay)
Các liều ghi trong phòng điều trị trở thành dòng POS theo đơn giá. Thêm sản phẩm chăm sóc da bán lẻ, nhận thanh toán và in hóa đơn.
Gói thành viên
Các hạng thành viên kèm dịch vụ bao gồm và giá dành cho thành viên, thu phí hằng tuần, hai tuần một lần hoặc hằng tháng vào thẻ qua Stripe.
Thẻ quà tặng và gói dịch vụ
Bán thẻ quà tặng và liệu trình điều trị tại quầy. Khách hàng có thể dùng thẻ quà tặng khi đặt lịch trực tuyến.
Vận hành phòng khám
Một góc nhìn chung cho mọi chuyên viên và cơ sở.
Nhiều cơ sở
Mỗi phòng khám có nhân viên, phòng, giờ mở cửa và khách hàng riêng, với bộ chuyển đổi cơ sở và báo cáo lọc được theo từng cơ sở.
Chuyên viên và lịch làm việc
Lịch làm việc và các dịch vụ mỗi chuyên viên cung cấp, cùng lịch hẹn hiển thị cả ngày của từng chuyên viên.
Báo cáo
Doanh thu, dịch vụ, hiệu suất chuyên viên, hoa hồng và khách hàng, theo từng cơ sở hoặc cho toàn hệ thống.
Mười ngôn ngữ
Nhân viên có thể dùng ZibaDesk bằng tiếng Anh, Ba Tư, Ả Rập, Việt, Hàn, Trung, Pháp, Đức, Tây Ban Nha hoặc Filipino, mỗi người trên thiết bị của mình.
iPad, điện thoại và web
Ứng dụng cho iPad, iPhone và Android cùng bản web. Vẫn làm việc được khi mất kết nối internet và dữ liệu tự đồng bộ khi có mạng trở lại.
AI viết ghi chú, không viết kế hoạch điều trị
AI Assist biến buổi điều trị được ghi âm hoặc đọc chính tả thành ghi chú lâm sàng có cấu trúc gồm bảy mục. Âm thanh được chuyển thành văn bản trên hạ tầng chúng tôi vận hành tại Úc và bị xóa ngay sau đó, và chỉ bản chép đã ẩn danh được dùng để soạn nháp. Mọi ghi chú đều do con người chấp nhận.
Cách AI Assist hoạt động- Bảy mục, từ vấn đề chính đến chăm sóc sau và theo dõi
- Người giám sát ký duyệt, lý tưởng cho phòng khám đào tạo
- Giá cố định hằng tháng cho mỗi cơ sở, không tính phí theo ghi chú
Xây dựng cho dữ liệu lâm sàng nhạy cảm
Tệp lâm sàng được mã hóa
Phiếu đồng ý đã ký, chữ ký và ảnh trước và sau được lưu trữ mã hóa, tách biệt khỏi dữ liệu đặt lịch hằng ngày.
Hồ sơ giới hạn theo vai trò
Tài khoản lễ tân thấy lịch hẹn và thanh toán. Hồ sơ lâm sàng chỉ hiển thị với những vai trò bạn tin tưởng giao phó.
Sao lưu mỗi đêm
Dữ liệu của phòng khám được sao lưu hằng đêm, kèm một bản sao được lưu giữ ở nơi khác.
Ghi nhận ai làm gì
Phiếu đồng ý cho thấy ai đã ký và khi nào, ghi chú cho thấy ai đã chấp nhận và ký duyệt, và các thao tác quan trọng đều được ghi nhật ký.
Dành cho
- Phòng khám thẩm mỹ và tiêm
- Phòng khám da và trị liệu da
- Phòng khám laser và IPL
- Medispa
- Điều dưỡng và bác sĩ thẩm mỹ
- Phòng khám đào tạo học viên
- Chuỗi phòng khám nhiều cơ sở
- Chuyên viên da và làm đẹp
Câu hỏi thường gặp
- Điều gì khiến ZibaDesk là phần mềm phòng khám thẩm mỹ chứ không chỉ là ứng dụng đặt lịch salon?
- Chế độ phòng khám bổ sung phần lâm sàng mà ứng dụng đặt lịch không có: bảng câu hỏi sức khỏe, phiếu đồng ý với chữ ký điện tử, bảng điều trị ghi liều và ký duyệt, kế hoạch điều trị, ảnh trước và sau được mã hóa và ghi chú buổi điều trị do AI soạn nháp, tất cả trên hồ sơ khách hàng.
- Khách hàng có thể ký phiếu đồng ý trước khi đến không?
- Có. Đặt một phiếu đồng ý mặc định và các phiếu mà từng dịch vụ yêu cầu. Khi khách hàng đặt lịch, tin xác nhận kèm một liên kết bảo mật để họ đọc và ký từng phiếu trên điện thoại. Bạn cũng có thể thêm hoặc bớt phiếu khi nhân viên tạo lịch hẹn.
- Chúng tôi có thể dùng phiếu đồng ý của riêng mình không?
- Có. Tải lên tệp PDF của bạn và đặt các thẻ như {Patient-Name} và {Patient-Signature} vào chỗ cần điền thông tin và chữ ký, hoặc bắt đầu từ các mẫu điều trị có sẵn. Bản đã ký được lưu trên hồ sơ khách hàng, không tính phí theo chữ ký.
- Bảng câu hỏi sức khỏe hoạt động thế nào?
- Khách hàng mới điền trực tuyến trước buổi hẹn đầu tiên. Khách hàng quay lại được yêu cầu xác nhận không có gì thay đổi, và mỗi lần cập nhật tạo một phiên bản mới nên các câu trả lời trước vẫn được giữ lại. Chuyên viên cấp cao có thể xem xét và ký duyệt từng lần gửi.
- Chúng tôi có thể tính tiền cho các liều đã ghi vào bảng điều trị không?
- Có. Mỗi loại bảng điều trị lưu đơn giá cho thuốc và thủ thuật của nó, và Charge today (Tính tiền hôm nay) chuyển các liều đã ghi trong phòng điều trị thành các dòng POS, sẵn sàng thanh toán cùng sản phẩm bán lẻ.
- Phần mềm có phù hợp với phòng khám có nhiều cơ sở không?
- Có. Mỗi cơ sở có nhân viên, phòng, giờ mở cửa và khách hàng riêng, trang đặt lịch cho phép khách hàng chọn cơ sở, và báo cáo có thể xem theo từng cơ sở hoặc cho toàn hệ thống.
- Gói nào bao gồm các tính năng phòng khám thẩm mỹ?
- Bộ tính năng phòng khám thẩm mỹ thuộc gói Ultra. AI Assist là tiện ích tùy chọn có trả phí, tính theo từng cơ sở mỗi tháng. Xem trang bảng giá để biết giá các gói hiện tại theo đơn vị tiền tệ của bạn.
- ZibaDesk có hoạt động theo múi giờ và ngôn ngữ của tôi không?
- Có. Tin nhắn, lời nhắc cũng như báo cáo đều chạy theo giờ địa phương của phòng khám, và ZibaDesk có sẵn bằng mười ngôn ngữ.