Nhiều phòng khám chưa có phần mềm phòng khám thẩm mỹ hiện đại vẫn theo dõi các liệu trình nhiều buổi, như triệt lông bằng laser, chuỗi tiêm dưỡng da, phác đồ lăn kim, bằng sổ tay giấy hoặc bảng tính Excel. Kết quả thì quá quen thuộc: bỏ lỡ lần chăm sóc sau, gói dở dang, mất doanh thu, và những bệnh nhân lặng lẽ rời đi vì không ai nhớ gọi lại cho họ. Kế hoạch điều trị không chỉ là sự tiện lợi trong vận hành; với bất kỳ phòng khám Úc nào chú trọng quy định TGA và chạy các phác đồ nhiều buổi, đó là đòn bẩy ẩn lớn nhất của doanh thu hằng năm.
1Bài toán các gói dang dở
Hãy tính thử với một gói triệt lông laser 6 buổi thông thường và chỗ rò rỉ sẽ lộ rõ. Một gói bán với giá AUD $1,200 tương đương $200 mỗi buổi. Nếu 30% bệnh nhân bỏ dở sau buổi thứ 3, bạn mất $600 cho mỗi bệnh nhân bỏ dở, và tệ hơn, bạn đã trả chi phí vật tư, thời gian phòng và giờ công kỹ thuật viên cho những buổi họ đã đến, nên phần lợi nhuận mất đi còn lớn hơn.
Với một phòng khám bán 20 gói mỗi tháng theo mô hình bỏ dở đó, khoảng AUD $3,600 doanh thu có thể thu hồi bốc hơi mỗi tháng. Tính theo năm, đó là giá trị một chiếc ô tô nhỏ. Hầu hết chủ phòng khám đang tìm phần mềm spa y tế và các công cụ tương tự chỉ phát hiện con số này khi cuối cùng chuyển dữ liệu sang một hệ thống đúng nghĩa, và nguyên nhân hầu như không bao giờ là bệnh nhân hết hứng thú. Chỉ là không ai có một màn hình duy nhất cho biết ai đã quá hạn.
2Vì sao theo dõi kỹ thuật số thay đổi mọi thứ
Cách khắc phục về mặt ý tưởng thì đơn giản, nhưng phải được đưa vào quy trình hằng ngày, không phải gắn thêm như một việc nghĩ sau. Ba khả năng phối hợp với nhau sẽ lấy lại doanh thu đã mất:
- Một màn hình, một cái nhìn. Mỗi hồ sơ bệnh nhân cho thấy họ đang ở đâu trong phác đồ, "buổi 3 trên 6", với thanh tiến độ hiển thị ngay khi lễ tân mở hồ sơ.
- Ghi buổi điều trị chỉ một chạm khi thanh toán. Khi bệnh nhân thanh toán, lễ tân nhấn "Ghi buổi" và bộ đếm tự động tăng lên. Không nhập hai lần, không quên giấy tờ cuối ngày.
- Tự động lên lịch gọi lại. Khi đến hạn buổi tiếp theo, hệ thống đánh dấu bệnh nhân trên bảng điều khiển của bạn và (tùy chọn) gửi tin nhắn nhắc quay lại. Phòng khám không phải đuổi theo nữa, phần mềm làm việc đó.
Điều quan trọng là sự kết hợp. Riêng từng khả năng chỉ là biện pháp nửa vời; cùng nhau, chúng khép kín vòng từ việc bán một gói đến việc thu về từng đồng của gói đó.
3Phần mềm kế hoạch điều trị tốt trông như thế nào (nghiên cứu tình huống với ZibaDesk)
Chế độ Thẩm mỹ của ZibaDesk được xây dựng quanh đúng quy trình này. Khi bạn bật lên, mỗi hồ sơ khách hàng có một bảng Kế hoạch điều trị với các thành phần mà phòng khám thẩm mỹ thực sự cần, không phải một thẻ khách hàng thân thiết chung chung được chỉnh sửa cho giống vậy.
Cụ thể, những điều tạo nên khác biệt ở các phòng khám thực tế:
- Thanh tiến độ cho từng bệnh nhân: lễ tân nhìn thoáng qua là thấy, nên có thể bán buổi tiếp theo mà không phải lật giấy ghi chú.
- Số buổi có thể cấu hình cho từng kế hoạch: một liệu trình laser 6 lượt, một phác đồ lăn kim 8 buổi hay một chuỗi filler 3 ống đều nằm trong cùng một cấu trúc.
- Ghi chú buổi điều trị cho mỗi lần đến: ngày, kỹ thuật viên, số đơn vị đã dùng và số lô để truy xuất nguồn gốc. Rất quan trọng khi nhà sản xuất thu hồi sản phẩm, hoặc khi bệnh nhân hỏi "lần trước tôi dùng loại nào?"
- Tự động hoàn tất: khi đạt số buổi mục tiêu, kế hoạch được đánh dấu hoàn tất, lưu trữ và đưa vào báo cáo giữ chân khách của bạn.
4Thêm một lợi ích: báo cáo kế hoạch điều trị là bảng theo dõi khách quay lại của bạn
Khi dữ liệu đã nằm ở một nơi, các báo cáo gần như tự viết ra. Chính bảng ghi nhận các buổi điều trị lại trở thành bảng theo dõi giữ chân khách có giá trị nhất bạn từng sở hữu:
- Kế hoạch chậm tiến độ từ 30% trở lên = những bệnh nhân cần một tin nhắn kéo họ quay lại trong tuần này. Một tin SMS ngắn, ấm áp thường cứu được cả gói.
- Kế hoạch vừa hoàn tất = cơ hội bán thêm các liệu trình tiếp theo, gói duy trì hoặc các phương pháp bổ trợ. Hãy hành động khi họ còn hài lòng với kết quả.
- Loại kế hoạch mang lại doanh thu cao nhất = tín hiệu rõ ràng về nơi cần chi ngân sách tiếp thị. Hãy quảng bá những gì đã chuyển đổi tốt; ngừng trợ giá cho những gì không hiệu quả.
Hầu hết chủ phòng khám mà chúng tôi làm việc cùng, từ các studio thẩm mỹ boutique đến những cơ sở dịch vụ trọn gói dùng phần mềm spa trong ngày, nhận ra ngay trong tháng đầu tiên rằng chỉ một hai thông tin chi tiết này cũng đủ bù chi phí phần mềm cho cả năm.