Modern estetik klinik yazılımı, kozmetik tıbbın en sıkı düzenlenen iki veri türünü yönetmek zorundadır: hasta onamı ve öncesi/sonrası fotoğraflar. Doğru yönetildiğinde bunlar güven işaretleri ve pazarlama varlıklarıdır. Yanlış yönetildiğinde ise bir denetim riski ve patlamaya hazır bir hukuki sorumluluktur.
1Kâğıt onam formları 2026'da neden bir yük?
Avustralya'daki estetik kliniklerin çoğu ve medspa yönetim yazılımı değerlendiren birçok işletmeci, tedavi onayları için hâlâ kâğıt dosyalara güveniyor. Tanıdık gelir, ancak 2026'da bu gerçek bir risktir ve kayıtlarınızı inceleyen her AHPRA kayıtlı uygulayıcı bunu bilir.
- Kaybolur ya da çok erken imha edilir. Kozmetik işlem kayıtları için yasal saklama süresi genellikle 7 yıl ve üzeridir (reşit olmayanlar için daha uzun). Yanlış dosyalanmış bir klasör, uyumluluk açığıdır.
- Zaman damgası yok, sürüm kontrolü yok. İki yıl sonra bir şikayet geldiğinde, hastanın onamın tam olarak hangi sürümünü imzaladığını kanıtlamak neredeyse imkânsızdır.
- Bir olay yaşandığında bulmak zordur. Denetçi ya da sigortacı kaydı dakikalar içinde ister; bodrum katında arama yaptıktan sonra değil.
2Dijital onam neleri kaydetmeli?
Uyumlu bir dijital onam kaydı, yani sigortacınızın ve AHPRA'nın kozmetik işlemlerden beklediği türde bir kayıt, aşağıdakilerin hepsini içermelidir. TGA'yı gözeten bir dil de önemlidir: hastaya yönelik materyallerde Schedule 4 kapsamındaki kozmetik enjektabl ürünleri asla marka adıyla anmayın.
- Hastanın tam adı: yazılı imza çoğu Avustralya yargı bölgesinde kabul edilir; yüksek riskli tedaviler için çizilmiş imza en iyi uygulamadır.
- Tedavi adı ve hastanın kabul ettiği onam formunun sürümü.
- Değiştirilemez zaman damgası: bir kez yazıldıktan sonra düzenlenemez.
- Uygulayıcı adı: onamı kimin aldığı ve o sırada AHPRA kayıtlı olup olmadığı.
- Denetim izi: kaydı kimin, ne zaman görüntülediği veya dışa aktardığı.
3Öncesi/sonrası fotoğraflar: en iyi pazarlama aracınız, en büyük hukuki riskiniz
Öncesi/sonrası görselleri, bir estetik kliniğin sahip olduğu en güçlü pazarlama varlığıdır; iyileşmiş çalışmalarını sergilemek için dövme stüdyosu yazılımı kullananlar için de aynı mantık geçerlidir. Ayrıca sizi bir gizlilik düzenleyicisinin karşısına çıkarma olasılığı en yüksek veri türüdür.
- Fotoğraflar, Gizlilik Yasası (Privacy Act) ve benzer rejimler kapsamında özel kategorideki sağlık verisidir.
- Açık ve ayrı bir pazarlama onamı gerektirirler: klinik kullanım, pazarlama kullanımı değildir ve ikisini birleştirmek belgelenmiş bir uyumluluk hatasıdır.
- Saklama gereksinimleri: bekleme halinde şifreli, erişimi kontrollü, saklama süresi belgelenmiş.
- Hasta talebi üzerine silebilmelisiniz: silinme hakkı geçerlidir.
4ZibaDesk'in e-imzalı onam formunun içi
ZibaDesk'in onam sistemi, köklü Avustralyalı estetik kliniklerin zaten kullandığı basılı onam formlarından doğrudan esinlenerek tasarlandı: aynı yapı, aynı korumalar, yalnızca dijitale taşındı.
Kullanıma hazır 10 tedavi şablonu
Sıfırdan kendiniz yazmak zorunda kalmamanız için hazır şablonlar sunuyoruz:
- Botulinum Toksin Tip A (kırışıklık karşıtı tedavi)
- Dermal Dolgular (Hyaluronik Asit)
- Radiesse (Kalsiyum Hidroksilapatit)
- Hiperhidroz (aşırı terleme tedavileri)
- Örümcek Damarları (Skleroterapi)
- Lipodissolve (Fosfatidilkolin + Deoksikolat)
- Trombositten Zengin Plazma (PRP)
- İnci Aydınlatıcı Krem
- Sculptra (Poli-L-Laktik Asit)
- Genel Kozmetik Tedavi (her duruma uygun)
Her şablon, 12 genel beyan (alerjik reaksiyonlar, enfeksiyon riski, hamilelikte kontrendikasyon, bakım sonrası sorumluluklar, maliyet şeffaflığı) ile 4-10 tedaviye özgü madde içerir. Örneğin Sculptra için "Sculptra'nın etkilerinin 6 hafta içinde kademeli olarak ortaya çıktığını anlıyorum" gibi.
Üç imza alanı: hasta, uygulayıcı, tanık
Her onam, iPad'de parmak ya da kalemle, masaüstünde fareyle doğrudan ekranda atılan en fazla üç çizilmiş e-imza kaydeder:
- Hasta imzası: zorunludur; denetim yedeği olarak yazılı tam ad da eklenir.
- Uygulayıcı imzası: tedaviyi uygulayan kayıtlı hemşire veya doktoru kaydeder.
- Tanık imzası: isteğe bağlıdır; yüksek riskli tedavilerde ya da yerel kurallar gerektirdiğinde kullanılır.
Tüm imzalar, değiştirilemez bir zaman damgasıyla birlikte onam kaydının yanında PNG görüntüsü olarak saklanır.
Uygulamada nasıl işler?
- Müşteri kaydını açın → "Yeni onam kaydet" düğmesine dokunun.
- Tedavi şablonunu seçin.
- Hasta bilgileri (ad, doğum tarihi, adres, telefon, e-posta) mevcut kayıttan otomatik dolar; yeniden yazmaya gerek yok.
- Hasta, her beyanın baş harflerini atmak için üzerine dokunur.
- Hasta tuval üzerinde imzalar → uygulayıcı imzalar → isteğe bağlı tanık imzalar.
- Klinik kullanım için fotoğraf/video onamı ayrı bir anahtar olarak alınır.
- "Onamı kaydet" düğmesine dokunun, hepsi bu. İmzalı formun tamamı hasta kaydında sonsuza dek durur.
Uyumluluk işin içine yerleşik
- Avustralya: AHPRA'yı gözeten yapı (ayrılabilir klinik ve pazarlama onamı), TGA'yı gözeten S4 ilaç ifadeleri.
- Almanya: DSGVO Madde 9 uyumlu: özel kategorideki sağlık verisi açık onam + denetim izi ile işlenir.
- Fransa: RGPD Madde 9 uyumlu.
- Diğer tüm ülkeler: yapı, DSÖ'nün bilgilendirilmiş onam rehberini izler.
5ZibaDesk fotoğrafları ve depolamayı nasıl yönetir?
Onam kaydının ötesinde, fotoğraf ve depolama katmanı da aynı denetime hazır standartla geliştirilmiştir.
- Tedavi bölgesi etiketleri, öncesi/sonrası/ilerleme işaretleri, her fotoğrafta ayrı bir pazarlama onamı anahtarı ve tedavi odasındaki incelemeler için yerleşik bir büyütme görünümü olan öncesi/sonrası fotoğraf kitaplığı.
- Yaklaşık 150 KB'lık JPEG'lere tarayıcıda sıkıştırma: hiçbir hasta görüntüsü cihazdan şifrelenmeden çıkmaz.
- Uluslararası kiracılar için Avustralya Gizlilik İlkeleri, DSGVO ve RGPD gereksinimleriyle uyumlu şifreli depolama.
- Sigortacı talepleri, denetçi incelemeleri veya hastanın kişisel verilerine erişim talepleri için tüm onam ve fotoğraf geçmişinin saniyeler içinde hasta başına dışa aktarımı.
6Kliniğiniz için pratik kontrol listesi
- Mevcut kâğıt onamları 90 gün içinde dijitale taşıyın.
- Tüm personeli klinik onam ile pazarlama onamı arasındaki fark konusunda eğitin.
- Saklama politikanızı belgeleyin (çoğu yargı bölgesinde tıbbi kayıtlar için 7 yıl ve üzeri).
- Otomatik, şifreli yedeklemeler kurun.
- Belgelenmiş bir hasta verisi silme prosedürü oluşturun.