Bir estetik klinik açmak ya da taşımak genellikle iki haftalık sıkıcı bir kurulum demektir: 40 satırlık bir tedavi menüsünü sisteme elle girmek, onam formlarını baştan oluşturmak, kimin neyi uygulayabileceğini ayarlamak ve çevrimiçi randevu sayfasının gerçekten sunduklarınızla eşleşmesi için dua etmek. Bu işin çoğundan kaçınılabilir. Bu rehber, her kliniğin doğru yapması gereken yedi kurulum adımını size en çok zaman kazandıran sırayla anlatır ve ZibaDesk'in her birini saatlerden dakikalara nasıl indirdiğini gösterir. Sonunda aynı gün gerçek randevular alıyor olmalısınız.
1Tedavi menünüzü elle değil, bir fotoğraftan oluşturun
Her klinik kurulumunun en yavaş kısmı veri girişidir: her tedavi, kategorisi, fiyatı ve (klinikler için) seans yapısı. Elle yazıldığında, enjeksiyondan lazere ve cilt bakımına uzanan bir menü koca bir öğleden sonrayı alır.
ZibaDesk bunu atlar. Mevcut fiyat listenizin, broşürünüzün ya da elle yazılmış bir kâğıdın fotoğrafını çekin; yapay zekâ ile kurulum bunu okur ve hizmetlerinizi, kategorilerinizi ve fiyatlarınızı sizin için oluşturur, genellikle bir dakikadan kısa sürede. Sıfırdan yazmak yerine gözden geçirir ve düzeltirsiniz. Temiz başlamayı tercih ederseniz, kurulum sihirbazı hazır bir Tıbbi Estetik şablonuyla (enjeksiyonlar, dermal dolgular, lazer, cilt) gelir; böylece menünüz ilk ekrandan itibaren bir saç salonu varsayılanından ödünç alınmış değil, bir klinik için doğru yapılandırılmış olur.
2Ekibinizi ekleyin ve yetki kapsamını belirleyin
Estetik klinikler karma ekiplerle çalışır: kayıtlı hemşireler, dermal terapistler, güzellik terapistleri ve resepsiyon; her birinin yasal olarak yapabileceği işler farklıdır. Kurulum, bunu sisteme işlemenin tam zamanıdır, çünkü yanlış bir randevudan sonra düzeltmek çok daha zahmetlidir.
ZibaDesk'te her tedavi hangi niteliklerin gerektiğini belirtebilir; böylece bir güzellik terapisti, kazara bile olsa reçeteli bir enjeksiyon için asla randevuya yazılamaz. Her personeli ekleyin, rolünü ve çalıştığı odaları ayarlayın; randevu mantığı bunu bundan sonra sizin yerinize uygular. Platform çok kültürlü Avustralya ekipleri için geliştirildiğinden personel arayüzü tam sağdan sola desteğiyle on dilde sunulur; böylece çok dilli bir ön büro ekibi ilk günden aynı sayfada olur.
3Gerçek menünüzü yansıtan bir çevrimiçi randevu sayfasını açın
En sık gördüğümüz kurulum hatası, klinik aslında kırışıklık karşıtı ve lazer paketleri satarken genel bir "Manikür / Saç kesimi" listesi sunan bir çevrimiçi randevu sistemidir. Müşteriler yanlış şeyi seçer, resepsiyon da haftayı bu karışıklığı çözerek geçirir.
ZibaDesk bunu tasarım gereği önler: herkese açık randevu sayfanız, birinci adımda kurduğunuz hizmetleri ve dili birebir yansıtır, asla genel bir varsayılan göstermez. Sayfayı açın, hangi tedavilerin çevrimiçi alınabileceğini, hangilerinin yalnızca konsültasyona açık olacağını seçin; markanıza özel randevu bağlantınız yayında. Kurulum kendini işte burada amorti etmeye başlar, çünkü gelen her randevu takviminizde zaten gerçek ve doğru kategorideki bir tedavidir.
4Onam formlarınızı yükleyin: kendi PDF'leriniz, ekranda imzalanır
Klinik kurulumu çoğu zaman onam adımında tıkanır, çünkü çoğu platform ya sizi genel şablonlarına mahkûm eder ya da imza başına birkaç dolar alan ayrı bir e-imza aracına yönlendirir. İkisi de hukuk danışmanınca incelenmiş formları olan bir kliniğe uymaz.
ZibaDesk kendi evraklarınızı kullanmanıza izin verir. Kurulum sırasında mevcut onam PDF'inizi yükleyin (ya da hazır şablonlardan seçin); müşteriler bunu doğrudan ekranda imzalar. Hasta ve uygulayıcı imzaları, fotoğraf onayı tercihi ve notlar doğrudan belgenin üzerine işlenir: imza başına ücret yok, ikinci bir uygulama yok. Personel PDF üzerine ekranda not da alabilir: kutuları işaretleyebilir, bölgeleri çizebilir, metin ya da serbest el notu ekleyebilir; ayarlanabilir boyut kontrolü sayesinde telefonda parmak ucuyla tablette kalemle olduğu kadar hassas çalışılır. Bunu bir kez kurun; bundan sonra her müşteri aynı uyumlu kaydı imzalar.
5Şifreli öncesi-sonrası fotoğraflarını açın
Öncesi-sonrası fotoğrafları temel klinik kanıttır, ancak çoğu klinik ilk günü personelin telefonları ve paylaşılan bir klasörle kurar; bu, patlamayı bekleyen bir gizlilik ihlalidir. ZibaDesk'te bunu kurulum sırasında doğru yapmak size hiçbir ek maliyet getirmez, çünkü zaten yerleşik gelir.
Hasta fotoğrafları müşteri kaydına bağlı olarak çekilir ve herkese açık web sunucusunun erişemediği özel bir klinik depoda bekleme halinde şifreli saklanır. Görseller yalnızca kısa ömürlü, role göre kısıtlanmış bir erişim bağlantısıyla görüntülenebilir ve her görüntüleme bir erişim günlüğüne yazılır. Sunucu yapılandırmazsınız, eklenti satın almazsınız; sadece fotoğraf çekmeye başlarsınız ve ilk kareden itibaren doğru yerde, denetim izi ile saklanırlar.
6Yüksek değerli sarf malzemeler için stok takibini kurun
Klinik stoğu salon stoğu değildir. Tek bir flakon birkaç hastaya yeter, ürünlerin parti numaraları ve son kullanma tarihleri vardır ve gerçek marjınız şişe başına maliyete değil, tedavi başına maliyete bağlıdır. Stoğu şimdi doğru kurmak, aylar sonra hangi tedavilerin gerçekten kazandırdığını size söyleyen şeydir.
Sarf malzemelerinizi birim maliyetiyle tanımlayın; böylece kullanım siz tedavi ettikçe düşer ve raporlarınız tahminleri değil gerçek tedavi marjlarını yansıtır. On dakikalık bir kurulum işidir ve klasik yıl sonu sürprizini sessizce önler: en yoğun tedaviniz aynı zamanda en az kârlı olanınız çıkabilir.
7Saat diliminizi ve çalışma saatlerinizi ayarlayın, ardından yayına geçin
Son adım, klinikler bir rapor yanlış görünene kadar unutur. Yayına geçmeden önce kliniğinizin saat dilimini, çalışma saatlerini ve randevu depozito kurallarını ayarlayın. ZibaDesk işletmeniz için belirli bir saat dilimi seçmenize izin verir; böylece siz (ya da muhasebeciniz) raporları başka bir ülkeden incelese bile akşam randevusu raporlarda her zaman doğru takvim gününe kaydedilir.
Menünüz, ekibiniz, randevu sayfanız, onam formlarınız, fotoğraflarınız ve stoğunuz yerli yerinde olduğunda, klinik yazılımınız ve güzellik CRM'iniz gerçekten yayındadır. Her randevu artık tek bir bağlantılı kayda akıyor ve siz buna iki hafta değil, bir sabah harcadınız.
Estetik klinik kurulumu: sık sorulan sorular
Kendi onam formlarımı kullanabilir miyim, yoksa yalnızca ZibaDesk'in şablonlarını mı?
İkisini de. Kuruluş sırasında hukuk danışmanınızın incelediği kendi onam PDF'inizi yükleyin ya da hazır şablonları kullanın. Kendi PDF'inizle hasta ve uygulayıcı imzaları doğrudan belgenin üzerine işlenir; yani imzalı kayıt, genel bir muadil değil sizin formunuz olur.
Her e-imza için ücret ödemem gerekiyor mu?
Hayır. E-imza, imza başına ek ücret olmadan dahildir. Çoğu klinik, form her imzalandığında birkaç dolar alan ayrı bir e-imza aracı ekler. ZibaDesk bunu içerdiği için yoğun çalışan bir klinik her onamda vergilendirilmez.
Bir kliniği kurmak gerçekte ne kadar sürer?
Çoğu klinik bu yedi adımı bir sabahta tamamlar. En yavaş kısım olan tedavi menüsünü oluşturmayı, mevcut fiyat listenizin fotoğrafından yapay zeka bir dakikadan kısa sürede halleder; çevrimiçi randevu sayfanız ve onam formlarınız da bu menüyü yeniden kurulmadan otomatik olarak devralır.
Hastaların öncesi-sonrası fotoğrafları nerede saklanır?
Herkese açık web sunucusunun erişemediği özel bir klinik depoda, bekleme halinde şifreli (AES-256) olarak. Fotoğraflar yalnızca kısa ömürlü, role göre kısıtlanmış bir bağlantıyla görüntülenebilir ve her görüntüleme bir erişim günlüğüne yazılır. Paylaşılan bir telefon klasörüne asla kaydedilmez.
Çevrimiçi randevu sayfası gerçek tedavilerimi gösterir mi?
Evet. Herkese açık randevu sayfanız, kurduğunuz hizmetleri ve dili birebir yansıtır; asla genel bir "manikür / saç kesimi" varsayılanı göstermez. Hangi tedavilerin çevrimiçi alınabileceğini, hangilerinin yalnızca konsültasyona açık olacağını siz seçersiniz.
Ekibim yazılımı başka bir dilde kullanabilir mi?
Evet. Personel arayüzü, Arapça ve Farsça için tam sağdan sola desteği dahil on dilde sunulur; böylece çok dilli bir ön büro ekibi herkes kendi dilinde çalışabilir.