Software für Tattooentfernung: Ein Tag in einem Studio für Laser-Tattooentfernung

Laser-Tattooentfernung ist ein langsames Geschäft, im besten Sinne. Ein Tattoo braucht sechs, acht, manchmal zwölf Sitzungen im Abstand von sechs bis acht Wochen. Ein Studio für Tattooentfernung betreut also in Wahrheit Dutzende langer Behandlungsserien gleichzeitig. Jede beginnt mit einer Beratung und einem Patch-Test, braucht eine unterschriebene Einwilligungserklärung und steht und fällt damit, dass der Kunde pünktlich wiederkommt. Das hier ist ein Dienstag in einem Studio in Melbourne, und so läuft jeder Teil davon mit ZibaDesk.

Das Northline Laser Studio ist fiktiv, aber genau so eingerichtet wie die echten australischen Studios für Tattooentfernung, mit denen wir die Tattooentfernungs-Vorlage von ZibaDesk entwickelt haben, und die Screenshots unten stammen aus einer funktionierenden Demo. Jess Moreau ist die Inhaberin und übernimmt die meisten Laserbehandlungen. Kai Thompson ist ihr zweiter Lasertechniker. Priya Nair kümmert sich um den Empfang. Das Studio hat zwei Laserräume, einen Beratungsraum, einen Pikosekundenlaser und einen gütegeschalteten Nd:YAG-Laser.

8:30 UhrDer ganze Tag auf einem Bildschirm

Jess öffnet das Team-Board auf dem Empfangs-iPad, bevor der erste Kunde kommt. Jede Behandlerin und jeder Behandler hat eine Spalte, jeder Termin ist eine Karte, so lang wie die gebuchte Sitzung, und feine Linien alle fünf Minuten zeigen sofort, wo eine 15-minütige Sitzung am Hals noch hineinpasst. Ein mittelgroßes Tattoo belegt 30 Minuten, ein halber Sleeve eine Stunde, und so füllt sich das Board genau so, wie der Tag tatsächlich ablaufen wird.

Die kleinen Markierungen auf jeder Karte ersparen ihr ein Dutzend Fragen:

• R bedeutet, dass der Kunde ausdrücklich diese Person gewünscht hat. Daniel und Marcus kommen immer zu Jess, also schiebt sie niemand zu Kai, um eine Lücke zu füllen.
• Die Weltkugel bedeutet, dass die Buchung über die Website kam, meist über Nacht.
• Der Haken bedeutet, dass der Kunde über seine Erinnerung bestätigt hat.
• Das Notiz-Symbol bedeutet, dass vor Beginn der Sitzung etwas zu lesen ist.

Über NachtBuchungen mit Preisen nach Tattoogröße

Drei der heutigen Termine wurden gebucht, nachdem das Studio geschlossen hatte. Die Website von Northline ist ihre ZibaDesk-Buchungsseite im Stil Noir: dunkel, ruhig und unverkennbar eine Klinik statt eines Tattoostudios. Die Überschrift, die drei Versprechen darunter (kostenlose Beratung mit Patch-Test, Preise pro Sitzung nach Größe, private Termine ohne Zeitdruck) und die Fotos werden alle in der App eingestellt.

Die schwierigste Frage für Neukunden lautet: „Was wird das kosten?“ Northline beantwortet sie direkt im Leistungsmenü. Jede Größenstufe ist eine eigene Leistung mit eigenem Preis und eigener Sitzungsdauer: extra klein bis 2 cm, klein, mittel, groß, extra groß, halber Sleeve, ganzer Sleeve, Rücken oder Brust, dazu Hände, Hals und kosmetische Tattoos wie Augenbrauen, Lippenkontur und Eyeliner. Kunden vergleichen ihr Tattoo mit einer Briefmarke oder einer Visitenkarte und wählen aus. Aufhellungssitzungen für ein Cover-up haben eine eigene Zeile, denn hier lautet das Ziel heller, nicht weg.

Dann folgt die Uhrzeit. Der Kunde kann Jess oder Kai wählen oder Beliebig verfügbar. Mit aktivierter automatischer Zuweisung geht eine Buchung ohne Wunschperson direkt an die Person, die zu dieser Zeit frei ist, statt in der Spalte „Nicht zugewiesen“ darauf zu warten, dass Priya sie morgens verteilt. Die Uhrzeiten erscheinen in der Zeitzone des Studios, auch wenn ein Kunde aus einem anderen Bundesstaat bucht.

Bei jeder Online-Buchung wird eine Anzahlung von 30 $ fällig, die am Behandlungstag von der Rechnung abgezogen wird. Sie geht direkt auf das eigene Stripe-Konto von Northline; ZibaDesk verwahrt das Geld nie. Die Stornobedingungen stehen über dem Bestätigungsbutton, mit der tatsächlichen Frist für genau diese Buchung.

9:00 UhrEine Beratung mit Patch-Test

Hannah hat Northline auf Instagram entdeckt und um 23 Uhr die kostenlose Beratung mit Patch-Test gebucht. Sie möchte ein Tattoo am Handgelenk loswerden, bevor sie eine neue Stelle antritt. Als sie hereinkam, hatte sie den Gesundheitsfragebogen bereits ausgefüllt und die Einwilligungserklärung zur Tattooentfernung auf ihrem Handy unterschrieben, über den Link in ihrer Bestätigung. Die Einwilligung vor dem Termin ist ein Schalter in den Einstellungen: Jede neue Buchung erhält den Link, und die Erinnerung hakt bei allen nach, die es noch nicht erledigt haben.

Die Beratung selbst ist der ehrliche Teil der Arbeit. Jess beurteilt Farbe, Tiefe und Alter des Tattoos sowie Hannahs Hauttyp, erklärt, dass eine Spanne an Sitzungen eine Schätzung und kein Versprechen ist, und macht einen kleinen Patch-Test. Ihre Notizen landen in Hannahs Kundenakte, und Hannah bucht ihre erste Sitzung in sechs Wochen, noch bevor sie geht, während sie im Behandlungsstuhl sitzt.

9:45 UhrSitzung vier von acht

Daniel lässt einen Schriftzug am Unterarm entfernen. Jess hat bei seiner Beratung acht Sitzungen geschätzt, heute ist die vierte. Seine Akte zeigt die Serie als Behandlungsplan: acht Sitzungen, drei erledigt, jede mit Datum und kurzer Notiz („gutes Frosting, keine Blasen“, „Ränder fast weg“). Vor Beginn liest Jess die letzte Notiz und sieht sich die Fotos der vorherigen Sitzungen an, danach ergänzt sie die von heute.

Weil der Plan weiß, wie viele Sitzungen noch fehlen, zeigt die Akte auch, was noch zu buchen ist. Bevor Daniel geht, tippt Priya bei seinem Termin auf Nächsten buchen, und die nächste Sitzung landet sieben Wochen später bei Jess, seiner Wunschbehandlerin, die bereits vorausgewählt ist.

VormittagsZwei Laser, zwei Räume, keine Überschneidungen

Um 10:15 Uhr beginnt Kai in Laserraum 2 eine Aufhellungssitzung für ein Cover-up, während Jess in Laserraum 1 Augenbrauen behandelt. Die Augenbrauen brauchen den Nd:YAG, die Aufhellung den Pikosekundenlaser. In den meisten Buchungssystemen ist das ein Fall fürs Whiteboard. In ZibaDesk sind die Räume und Laser von Northline als Räume und Geräte angelegt, jedem Termin wird von beidem eines zugewiesen, und die Kalender Räume und Geräte zeigen deren Tag so, wie das Team-Board den Tag der Menschen zeigt.

Versucht jemand, zwei Kunden zur gleichen Zeit auf denselben Laser oder in denselben Raum zu legen, warnt die App vor dem Speichern. Online-Buchungen nehmen nie mehr gleichzeitige Termine an, als das Studio Räume hat, die Website bietet also keinen Termin an, den das Studio nicht bedienen kann.

MittagsDie Notiz, auf die es ankommt

Marcus ist bei Sitzung sechs eines halben Sleeves, eine Stunde unter dem Laser. Außerdem ist er allergisch gegen Lidocain, den Wirkstoff der meisten Betäubungscremes. Jess hat das vor Monaten in seiner Akte vermerkt, und es erscheint an zwei Stellen: in seiner Kundenakte und als Notiz am heutigen Termin, weshalb seine Karte auf dem Board das Notiz-Symbol trägt. Ein Tipp auf die Karte öffnet alles zum Besuch, dazu Kassieren, Als eingetroffen markieren, Nächsten buchen, Erinnerungen und den Verlauf des Kunden.

Marcus hat gestern über seine Erinnerung bestätigt. Northline verschickt Erinnerungen 24 Stunden vorher per SMS (WhatsApp ist ebenfalls möglich), und der Kunde kann über den Link bestätigen, im Rahmen der Studioregeln umbuchen oder eine Nachricht senden, ohne anzurufen.

NachmittagsPakete und Aufhellung für Cover-ups

Chloe ist mitten in einem Paket mit sechs Sitzungen für ein kleines Tattoo am Knöchel. Sie hat es auf der Buchungsseite von Northline gekauft: sechs kleine Sitzungen für 700 $, also 140 $ günstiger als einzeln bezahlt. Bei jeder Buchung gibt sie ihren Paketcode ein, es wird keine Anzahlung fällig, und beim Kassieren wird die Sitzung abgehakt. Ihre Akte zeigt vier verbleibende Sitzungen.

Liam hat das Cover-up-Aufhellungspaket: drei mittlere Aufhellungssitzungen, letzte Woche an der Kasse gekauft, weil sein Tätowierer das alte Motiv heller haben möchte, bevor in acht Wochen ein neues Tattoo kommt. Aufhellung ist der am schnellsten wachsende Bereich bei Northline, und mit Paketen lässt sie sich leicht als das verkaufen, was sie ist: eine kurze Behandlungsserie.

Die Kundenliste des Studios macht die Nachverfolgung sichtbar. Sie zeigt, wer heute kommt, wann jeder Kunde zuletzt da war und seinen nächsten Termin, sodass Priya erkennt, wer mit der nächsten Sitzung überfällig ist, und anrufen kann.

An der KasseKassieren mit wenigen Tipps

Wenn eine Sitzung endet, beginnt das Kassieren direkt beim Termin, sodass Leistung, Preis und Behandler bereits im Warenkorb liegen. Betäubungscreme hinzufügen, falls verwendet, ein Paket oder einen Gutschein einlösen, per Karte oder bar kassieren, und der Beleg weist die GST aus (die australische Umsatzsteuer), weil die Preise von Northline sie enthalten. Die online gezahlte Anzahlung ist bereits abgezogen.

17:30 UhrFeierabend

Am Ende des Tages schaut Jess auf drei Zahlen: was das Studio eingenommen hat, wie viele Sitzungen stattgefunden haben und was für den Rest der Woche gebucht ist. Die Berichte von ZibaDesk liefern ihr das und mehr, nach Behandler, nach Leistung und nach Zahlungsart, dazu einen Bericht zur Geräteauslastung, der zeigt, wie viele Stunden jeder Laser tatsächlich gelaufen ist. Der Pikosekundenlaser war im letzten Monat das meistgenutzte Gerät im Haus, gut zu wissen, wenn seine Wartung ansteht.

Und weil Board, Website, Formulare, Räume und Kasse alle auf dieselben Daten zugreifen, gibt es nichts abzugleichen. Die erste Karte für morgen steht schon auf dem Board.

Warum Studios für Tattooentfernung Software für Behandlungsserien brauchen, nicht für Einzelbesuche

Ein Friseursalon sieht eine Kundin alle sechs Wochen, auf unbestimmte Zeit. Ein Studio für Tattooentfernung sieht einen Kunden alle sechs bis acht Wochen, bis die Arbeit erledigt ist, und das ganze Geschäft hängt davon ab, dass diese Serie auf Kurs bleibt. Das verändert, was die Software gut können muss:

• Klare Preise nach Größe. Kunden brauchen eine Zahl, bevor sie buchen, und Tattooentfernung wird nach Größenstufen berechnet.
• Einwilligung und Vorgeschichte vor dem ersten Impuls. Eine unterschriebene Einwilligungserklärung, ein Gesundheitsfragebogen und ein Patch-Test in der Akte, jedes Mal.
• Die Serie verfolgen, nicht nur den Besuch. Wie viele Sitzungen erledigt sind, wie viele fehlen, mit Notizen und Fotos zu jeder.
• Die Geräte einplanen. Ein Laser und ein Raum sind ebenso ein Engpass wie eine Behandlerin.
• Den Kunden zurückholen. Den nächsten Termin beim Kassieren buchen, Erinnerungen, die sich bestätigen lassen, und Pakete, die aus einer Behandlungsserie eine einzige Entscheidung statt acht machen.

Unsere Seite Software für Tattoostudios deckt die Tattoo-Seite der Branche ab, und die Seite Software für Ästhetik-Kliniken beschreibt die klinischen Werkzeuge ausführlicher, darunter Behandlungspläne und Online-Einwilligungserklärungen (Artikel auf Englisch).