Logiciel de détatouage : une journée dans un studio de détatouage laser

Le détatouage laser est un métier lent, au meilleur sens du terme. Un tatouage demande six, huit, parfois douze séances espacées de six à huit semaines : un studio de détatouage mène donc en réalité des dizaines de longs traitements en parallèle. Chacun commence par une consultation et un test cutané, exige un formulaire de consentement signé et dépend du retour du client au bon moment. Voici un mardi dans un studio de Melbourne, et la façon dont chaque étape tourne sur ZibaDesk.

Northline Laser Studio est fictif, mais il est configuré exactement comme les vrais studios de détatouage australiens avec lesquels nous avons conçu le modèle détatouage de ZibaDesk, et les captures d'écran ci-dessous proviennent d'une démo qui fonctionne. Jess Moreau dirige le studio et réalise l'essentiel des séances laser. Kai Thompson est son second technicien laser. Priya Nair s'occupe de l'accueil. Le studio dispose de deux salles laser, d'une salle de consultation, d'un laser picoseconde et d'un Nd:YAG Q-switched.

8 h 30La journée sur un seul écran

Jess ouvre le planning de l'équipe sur l'iPad de l'accueil avant l'arrivée du premier client. Chaque praticien a sa colonne, chaque rendez-vous est une carte aussi longue que la séance réservée, et de fines lignes toutes les cinq minutes montrent d'un coup d'œil où caser une séance de 15 minutes sur la nuque. Un tatouage moyen bloque 30 minutes, une demi-manchette une heure : le planning se remplit exactement comme la journée se déroulera.

Les petits repères sur chaque carte lui épargnent une dizaine de questions :

• R signifie que le client a demandé ce praticien. Daniel et Marcus voient toujours Jess, donc personne ne les déplace vers Kai pour combler un trou.
• Le globe signifie que la réservation vient du site web, en général pendant la nuit.
• La coche signifie que le client a confirmé depuis son rappel.
• L'icône note signale quelque chose à lire avant le début de la séance.

Pendant la nuitDes réservations au prix de la taille du tatouage

Trois des rendez-vous du jour ont été pris après la fermeture du studio. Le site web de Northline, c'est sa page de réservation ZibaDesk au style Noir : sombre, calme et clairement une clinique plutôt qu'un salon de tatouage. Le titre, les trois promesses juste en dessous (consultation et test cutané gratuits, tarif par séance selon la taille, rendez-vous privés et sans précipitation) et les photos se règlent tous depuis l'application.

La question la plus délicate pour un nouveau client, c'est « combien ça va coûter ? ». Northline y répond dans son menu. Chaque tranche de taille est une prestation à part, avec son prix et sa durée de séance : très petit jusqu'à 2 cm, petit, moyen, grand, très grand, demi-manchette, manchette complète, dos ou poitrine, plus les mains, le cou et les tatouages cosmétiques comme les sourcils, le contour des lèvres et l'eye-liner. Le client compare son tatouage à un timbre-poste ou à une carte de visite, puis choisit. Les séances d'éclaircissement avant un cover-up ont leur propre ligne, car l'objectif est d'éclaircir, pas d'effacer.

Vient ensuite l'horaire. Le client peut choisir Jess ou Kai, ou Tout personnel disponible. Avec l'attribution automatique activée, une réservation sans préférence va directement à la personne libre à cette heure-là, au lieu d'attendre dans une colonne Non assigné que Priya la répartisse le matin. Les horaires s'affichent dans le fuseau horaire du studio, même pour un client qui réserve depuis un autre État.

Un acompte de 30 $ est demandé pour chaque réservation en ligne et déduit de la note le jour même. Il arrive directement sur le compte Stripe de Northline ; ZibaDesk ne détient jamais l'argent. La politique d'annulation figure au-dessus du bouton de confirmation, avec l'heure limite réelle pour cette réservation.

9 h 00Une consultation et un test cutané

Hannah a découvert Northline sur Instagram et a réservé la consultation et le test cutané gratuits à 23 h. Elle veut faire disparaître un tatouage au poignet avant de commencer un nouveau poste. Quand elle est arrivée, elle avait déjà rempli le questionnaire de santé et signé le formulaire de consentement au détatouage sur son téléphone, grâce au lien reçu dans sa confirmation. Le consentement avant la visite est un simple interrupteur dans les Réglages : chaque nouvelle réservation reçoit le lien, et le rappel relance ceux qui ne l'ont pas encore fait.

La consultation, c'est la partie honnête du métier. Jess examine la couleur de l'encre, la profondeur, l'âge du tatouage et le type de peau d'Hannah, explique qu'une fourchette de séances est une estimation et non une promesse, puis réalise un petit test cutané. Ses notes vont dans la fiche d'Hannah, qui réserve sa première séance dans six semaines avant de partir, pendant qu'elle est encore dans le fauteuil.

9 h 45Séance quatre sur huit

Daniel fait retirer une inscription sur son avant-bras. Jess avait estimé huit séances lors de sa consultation, et c'est aujourd'hui la quatrième. Sa fiche présente le traitement sous forme de plan : huit séances, trois réalisées, chacune avec une date et une courte note (« bon effet givré, pas de cloques », « contours presque partis »). Avant de commencer, Jess lit la dernière note et regarde les photos des séances précédentes ; après la séance, elle ajoute celles du jour.

Comme le plan sait combien de séances restent, la fiche indique aussi ce qu'il reste à réserver. Avant que Daniel ne parte, Priya touche Réserver le suivant sur son rendez-vous, et la séance suivante se place sept semaines plus tard avec Jess, sa praticienne attitrée, déjà sélectionnée.

Milieu de matinéeDeux lasers, deux salles, aucun conflit

À 10 h 15, Kai commence une séance d'éclaircissement avant cover-up en salle laser 2 pendant que Jess traite des sourcils en salle laser 1. Les sourcils demandent le Nd:YAG, l'éclaircissement le picoseconde. Dans la plupart des logiciels de réservation, c'est un problème de tableau blanc. Dans ZibaDesk, les salles et les lasers de Northline sont configurés comme salles et appareils, chaque rendez-vous reçoit l'un de chaque, et les agendas Salles et Appareils montrent leur journée comme le planning de l'équipe montre celle des personnes.

Si quelqu'un essaie de placer deux clients sur le même laser ou dans la même salle au même moment, l'application l'avertit avant d'enregistrer. Les réservations en ligne n'acceptent jamais plus de rendez-vous simultanés que le studio n'a de salles : le site ne propose donc jamais un créneau que le studio ne peut pas assurer.

MidiLa note qui compte

Marcus en est à la sixième séance sur une demi-manchette, une heure sous le laser. Il est aussi allergique à la lidocaïne, le principe actif de la plupart des crèmes anesthésiantes. Jess l'a noté dans sa fiche il y a des mois, et l'information apparaît deux fois : dans sa fiche client et en note sur le rendez-vous du jour, d'où l'icône note sur sa carte dans le planning. Un seul toucher sur la carte ouvre tout ce qui concerne la visite, avec l'encaissement, le marquage de l'arrivée, la réservation de la séance suivante, les rappels et l'historique du client.

Marcus a confirmé hier depuis son rappel. Northline envoie les rappels 24 heures à l'avance par SMS (WhatsApp est aussi possible), et le client peut confirmer, reprogrammer dans le respect des règles du studio ou envoyer un message depuis le lien, sans téléphoner.

Après-midiForfaits et éclaircissement avant cover-up

Chloe est à mi-parcours d'un forfait de six séances sur un petit tatouage à la cheville. Elle l'a acheté sur la page de réservation de Northline : six petites séances pour 700 $, soit 140 $ d'économie par rapport au paiement à l'unité. À chaque réservation, elle saisit son code de forfait, aucun acompte n'est demandé, et la séance est décomptée à l'encaissement. Sa fiche indique quatre séances restantes.

Liam suit le forfait éclaircissement cover-up : trois séances d'éclaircissement taille moyenne achetées en caisse la semaine dernière, parce que son tatoueur veut que l'ancien motif soit plus clair avant un nouveau tatouage dans huit semaines. L'éclaircissement est l'activité qui progresse le plus vite chez Northline, et les forfaits permettent de le vendre facilement pour ce qu'il est : un traitement court.

La liste des clients du studio rend le suivi visible. Elle montre qui vient aujourd'hui, la dernière visite de chaque client et son prochain rendez-vous, pour que Priya repère ceux qui ont laissé passer la date de leur prochaine séance et les appelle.

En caisseL'encaissement en quelques touches

Quand une séance se termine, l'encaissement part du rendez-vous : la prestation, le prix et le praticien sont déjà dans le panier. Ajoutez la crème anesthésiante si elle a été utilisée, appliquez un forfait ou une carte cadeau, encaissez par carte ou en espèces, et le reçu affiche la GST (la taxe australienne sur les biens et services, l'équivalent de la TVA), puisque les prix de Northline l'incluent. L'acompte payé en ligne est déjà déduit.

17 h 30La fermeture

En fin de journée, Jess regarde trois chiffres : ce que le studio a encaissé, combien de séances ont été réalisées et ce qui est réservé pour le reste de la semaine. Les rapports de ZibaDesk lui donnent tout cela et davantage, par praticien, par prestation et par moyen de paiement, ainsi qu'un rapport d'utilisation des appareils qui indique combien d'heures chaque laser a réellement fonctionné. Le laser picoseconde a été la machine la plus sollicitée du studio le mois dernier, ce qui est bon à savoir quand approche sa révision.

Et comme le planning, le site, les formulaires, les salles et la caisse lisent tous les mêmes données, il n'y a rien à rapprocher. La première carte de demain est déjà sur le planning.

Pourquoi un studio de détatouage a besoin d'un logiciel pensé pour les traitements, pas pour les visites ponctuelles

Un salon de coiffure voit un client toutes les six semaines, indéfiniment. Un studio de détatouage voit un client toutes les six à huit semaines jusqu'à ce que le travail soit terminé, et toute l'activité dépend du bon déroulement de ce traitement. Cela change ce que le logiciel doit bien faire :

• Afficher un prix selon la taille, clairement. Le client a besoin d'un chiffre avant de réserver, et le détatouage se facture par tranche de taille.
• Consentement et antécédents avant la première impulsion. Un formulaire de consentement signé, un questionnaire de santé et un test cutané au dossier, à chaque fois.
• Suivre le traitement, pas seulement la visite. Combien de séances faites, combien restantes, avec notes et photos pour chacune.
• Planifier les machines. Un laser et une salle sont des contraintes au même titre qu'un praticien.
• Faire revenir le client. Réserver la séance suivante à l'encaissement, des rappels que l'on peut confirmer et des forfaits qui font d'un traitement une seule décision au lieu de huit.

Notre page logiciel pour studio de tatouage couvre le côté tatouage du métier, et la page logiciel de clinique esthétique détaille les outils cliniques, notamment les plans de traitement et les formulaires de consentement en ligne (article en anglais).