Software para eliminación de tatuajes: un día en un estudio de eliminación láser

La eliminación de tatuajes con láser es un negocio lento, en el mejor sentido. Un tatuaje necesita seis, ocho y a veces doce sesiones, separadas entre seis y ocho semanas, así que un estudio de eliminación de tatuajes gestiona en realidad decenas de tratamientos largos a la vez. Todos empiezan con una consulta y una prueba de parche, necesitan un consentimiento firmado y dependen de que el cliente vuelva a tiempo. Este es un martes en un estudio de Melbourne, y así funciona cada parte con ZibaDesk.

Northline Laser Studio es ficticio, pero está configurado exactamente como los estudios australianos reales de eliminación de tatuajes con los que creamos la plantilla de eliminación de tatuajes de ZibaDesk, y las capturas de abajo salen de una demo que funciona. Jess Moreau es la dueña del estudio y hace la mayor parte del trabajo con láser. Kai Thompson es su segundo técnico láser. Priya Nair se ocupa de la recepción. Tienen dos salas de láser, una sala de consulta, un láser de picosegundos y un Nd:YAG Q-switched.

8:30El día en una sola pantalla

Jess abre el tablero del equipo en el iPad de recepción antes de que llegue el primer cliente. Cada profesional tiene una columna, cada cita es una tarjeta tan larga como la sesión que reserva, y unas líneas finas cada cinco minutos dejan ver de un vistazo dónde cabe una sesión de 15 minutos en el cuello. Un tatuaje mediano ocupa 30 minutos y una media manga una hora, así que el tablero se llena tal como será el día de verdad.

Las pequeñas marcas de cada tarjeta le ahorran una docena de preguntas:

• R significa que el cliente pidió a esa profesional. Daniel y Marcus siempre se atienden con Jess, así que nadie los pasa a Kai para rellenar un hueco.
• El globo significa que la reserva llegó desde la web, normalmente por la noche.
• La marca de verificación significa que el cliente confirmó desde su recordatorio.
• El icono de nota significa que hay algo que leer antes de empezar la sesión.

Por la nocheReservas con precio según el tamaño del tatuaje

Tres de las citas de hoy se reservaron cuando el estudio ya había cerrado. La web de Northline es su página de reservas de ZibaDesk con el estilo Noir: oscura, tranquila e inconfundiblemente una clínica y no un estudio de tatuajes. El titular, las tres promesas que hay debajo (consulta y prueba de parche gratuitas, precio por sesión según el tamaño, citas privadas y sin prisas) y las fotos se configuran desde la app.

La pregunta más difícil para un cliente nuevo es «¿cuánto me va a costar?». Northline la responde en su carta de servicios. Cada tramo de tamaño es un servicio propio con su precio y su duración de sesión: extrapequeño hasta 2 cm, pequeño, mediano, grande, extragrande, media manga, manga completa, espalda o pecho, además de manos, cuello y tatuajes cosméticos como cejas, perfilado de labios y delineado de ojos. Los clientes comparan su tatuaje con un sello de correos o una tarjeta de visita y eligen. Las sesiones de aclarado para un cover-up tienen su propia línea, porque el objetivo es aclarar, no borrar.

Después viene la hora. El cliente puede elegir a Jess o a Kai, o Cualquiera disponible. Con la asignación automática activada, una reserva sin preferencia va directa a quien esté libre a esa hora, en vez de esperar en la columna Sin asignar a que Priya la reparta por la mañana. Las horas se muestran en la zona horaria del estudio, incluso si el cliente reserva desde otro estado.

En cada reserva online se cobra un depósito de 30 $ que se descuenta de la cuenta el día de la cita. Va directo a la propia cuenta de Stripe de Northline; ZibaDesk nunca retiene el dinero. La política de cancelación aparece encima del botón de confirmar, con la hora límite real para esa reserva.

9:00Una consulta y una prueba de parche

Hannah descubrió Northline en Instagram y reservó la consulta y la prueba de parche gratuitas a las 23:00. Quiere quitarse un tatuaje de la muñeca antes de empezar en un trabajo nuevo. Cuando entró por la puerta ya había rellenado el cuestionario de salud y firmado en el móvil el consentimiento para la eliminación de tatuajes, desde el enlace de su confirmación. El consentimiento previo a la visita es un interruptor en Ajustes: cada reserva nueva recibe el enlace y el recordatorio avisa a quien aún no lo ha hecho.

La consulta en sí es la parte honesta del trabajo. Jess mira el color de la tinta, la profundidad, la antigüedad del tatuaje y el tipo de piel de Hannah, le explica que un rango de sesiones es una estimación y no una promesa, y hace una pequeña prueba de parche. Sus notas quedan en la ficha de Hannah, que reserva su primera sesión para dentro de seis semanas antes de irse, todavía sentada en la camilla.

9:45Sesión cuatro de ocho

Daniel se está quitando una frase tatuada en el antebrazo. Jess calculó ocho sesiones en su consulta y hoy toca la cuarta. Su ficha muestra el tratamiento como un plan: ocho sesiones, tres hechas, cada una con fecha y una nota breve («buen frosting, sin ampollas», «bordes casi desaparecidos»). Antes de empezar, Jess lee la última nota y mira las fotos de las sesiones anteriores, y al terminar añade las de hoy.

Como el plan sabe cuántas sesiones quedan, la ficha también muestra lo que falta por reservar. Antes de que Daniel se vaya, Priya toca Reservar la siguiente en su cita, y la próxima sesión queda siete semanas después con Jess, su profesional preferida, ya seleccionada.

Media mañanaDos láseres, dos salas, sin choques

A las 10:15, Kai empieza una sesión de aclarado para cover-up en la Sala Láser 2 mientras Jess trata unas cejas en la Sala Láser 1. Las cejas necesitan el Nd:YAG; el aclarado, el de picosegundos. En la mayoría de los sistemas de reservas eso se resuelve con una pizarra. En ZibaDesk, las salas y los láseres de Northline están configurados como salas y dispositivos, cada cita tiene asignado uno de cada, y los calendarios de Salas y Dispositivos muestran su día igual que el tablero del equipo muestra el de las personas.

Si alguien intenta poner a dos clientes en el mismo láser o en la misma sala a la misma hora, la app avisa antes de guardar. Las reservas online nunca aceptan más citas simultáneas que salas tiene el estudio, así que la web no ofrece un hueco que el estudio no pueda atender.

MediodíaLa nota que importa

Marcus va por la sexta sesión de una media manga, una hora de láser. Además es alérgico a la lidocaína, el principio activo de la mayoría de las cremas anestésicas. Jess lo apuntó en su ficha hace meses y aparece en dos sitios: en su ficha de cliente y como nota en la cita de hoy, por eso su tarjeta en el tablero lleva el icono de nota. Un toque en la tarjeta abre todo lo relativo a la visita, junto con el cobro, marcar como llegado, reservar la siguiente, los recordatorios y el historial del cliente.

Marcus confirmó ayer desde su recordatorio. Northline envía los recordatorios con 24 horas de antelación por SMS (WhatsApp también es una opción), y el cliente puede confirmar, cambiar la cita dentro de las normas del estudio o enviar un mensaje desde el enlace sin tener que llamar.

TardeBonos y aclarado para cover-up

Chloe va por la mitad de un bono de seis sesiones para un pequeño tatuaje en el tobillo. Lo compró en la página de reservas de Northline: seis sesiones pequeñas por 700 $, un ahorro de 140 $ frente a pagarlas una a una. Cada vez que reserva introduce el código de su bono, no se cobra depósito y en caja se descuenta la sesión. Su ficha muestra que le quedan cuatro.

Liam tiene el bono de aclarado para cover-up: tres sesiones medianas de aclarado compradas en caja la semana pasada, porque su tatuador quiere la pieza antigua más clara antes de hacerle un tatuaje nuevo dentro de ocho semanas. El aclarado es la parte del negocio de Northline que más crece, y los bonos facilitan venderlo como lo que es: un tratamiento corto.

La lista de clientes del estudio hace visible el seguimiento. Muestra quién viene hoy, cuándo fue la última visita de cada cliente y su próxima reserva, para que Priya detecte a quien se ha retrasado con su siguiente sesión y le llame.

En cajaCobrar en unos pocos toques

Cuando termina una sesión, el cobro empieza desde la cita, así que el servicio, el precio y el profesional ya están en el carrito. Añade la crema anestésica si se usó, aplica un bono o una tarjeta regalo, cobra con tarjeta o en efectivo, y el recibo muestra el GST (el impuesto australiano sobre bienes y servicios, equivalente al IVA) porque los precios de Northline lo incluyen. El depósito pagado online ya está descontado.

17:30El cierre

Al final del día, Jess mira tres números: lo que ha facturado el estudio, cuántas sesiones se han hecho y qué hay reservado para el resto de la semana. Los informes de ZibaDesk le dan eso y más, por profesional, por servicio y por forma de pago, además de un informe de uso de dispositivos que muestra cuántas horas ha funcionado realmente cada láser. El láser de picosegundos fue la máquina más usada del estudio el mes pasado, un dato útil cuando le toca la revisión.

Y como el tablero, la web, los formularios, las salas y la caja leen de los mismos registros, no hay nada que cuadrar. La primera tarjeta de mañana ya está en el tablero.

Por qué un estudio de eliminación de tatuajes necesita software pensado para tratamientos, no para visitas sueltas

Una peluquería ve a un cliente cada seis semanas, para siempre. Un estudio de eliminación de tatuajes ve a un cliente cada seis u ocho semanas hasta terminar el trabajo, y todo el negocio depende de que ese tratamiento no se desvíe. Eso cambia lo que el software tiene que hacer bien:

• Precio por tamaño, claro. Los clientes necesitan una cifra antes de reservar, y la eliminación se cobra por tramos de tamaño.
• Consentimiento e historial antes del primer disparo. Un consentimiento firmado, un cuestionario de salud y una prueba de parche en la ficha, siempre.
• Seguir el tratamiento, no solo la visita. Cuántas sesiones hechas, cuántas faltan, con notas y fotos de cada una.
• Programar las máquinas. Un láser y una sala limitan tanto como un profesional.
• Hacer que el cliente vuelva. Reservar la siguiente al cobrar, recordatorios que se pueden confirmar y bonos que convierten un tratamiento en una sola decisión en lugar de ocho.

Nuestra página de software para estudios de tatuaje cubre la parte del tatuaje del sector, y la de software para clínicas estéticas profundiza en las herramientas clínicas, incluidos los planes de tratamiento y los formularios de consentimiento online (artículos en inglés).