Phần mềm xóa hình xăm: một ngày tại một studio xóa xăm bằng laser

Xóa xăm laser là một công việc chậm, theo nghĩa tốt nhất của từ này. Một hình xăm cần sáu, tám, có khi mười hai buổi, mỗi buổi cách nhau sáu đến tám tuần, nên một studio xóa xăm thực chất đang chạy hàng chục liệu trình dài cùng một lúc. Liệu trình nào cũng bắt đầu bằng một buổi tư vấn và một lần test thử, cần một phiếu đồng ý có chữ ký, và phụ thuộc vào việc khách quay lại đúng hẹn. Đây là một ngày thứ Ba tại một studio ở Melbourne, và cách từng phần của ngày ấy vận hành trên ZibaDesk.

Northline Laser Studio là một studio hư cấu, nhưng được thiết lập y hệt những studio xóa xăm thật ở Úc mà chúng tôi đã cùng xây dựng mẫu thiết lập xóa xăm của ZibaDesk, và các ảnh chụp màn hình bên dưới được lấy từ một bản demo đang hoạt động. Jess Moreau là chủ studio và đảm nhận phần lớn các ca laser. Kai Thompson là kỹ thuật viên laser thứ hai. Priya Nair phụ trách quầy lễ tân. Studio có hai phòng laser, một phòng tư vấn, một máy laser picosecond và một máy Nd:YAG Q-switched.

8:30 sángCả ngày trên một màn hình

Jess mở bảng lịch nhân viên trên chiếc iPad ở quầy lễ tân trước khi khách đầu tiên đến. Mỗi kỹ thuật viên có một cột, mỗi lịch hẹn là một thẻ dài đúng bằng thời lượng của buổi đó, và các vạch mảnh cách nhau năm phút giúp dễ thấy một buổi xóa xăm ở cổ dài 15 phút sẽ vừa vào chỗ nào. Hình xăm cỡ vừa đặt 30 phút, nửa cánh tay đặt một tiếng, nên bảng lịch lấp đầy đúng như ngày làm việc thực tế.

Những ký hiệu nhỏ trên mỗi thẻ giúp cô khỏi phải hỏi cả chục câu:

• R nghĩa là khách đã yêu cầu đúng kỹ thuật viên đó. Daniel và Marcus luôn làm với Jess, nên không ai chuyển họ sang Kai để lấp chỗ trống.
• Biểu tượng quả địa cầu nghĩa là lịch được đặt từ website, thường là trong đêm.
• Dấu tích nghĩa là khách đã xác nhận từ tin nhắn nhắc lịch.
• Biểu tượng ghi chú nghĩa là có điều cần đọc trước khi bắt đầu buổi.

Qua đêmLịch đặt có giá theo kích thước hình xăm

Ba lịch hẹn của hôm nay được đặt sau khi studio đã đóng cửa. Website của Northline chính là trang đặt lịch ZibaDesk của studio theo phong cách Noir: tối, tĩnh, và rõ ràng là một phòng khám chứ không phải một tiệm xăm. Tiêu đề, ba cam kết bên dưới (tư vấn và test thử miễn phí, giá mỗi buổi theo kích thước, lịch hẹn riêng tư và không vội vàng) cùng các bức ảnh đều được thiết lập ngay trong ứng dụng.

Câu hỏi khó nhất với một khách mới là "xóa cái này hết bao nhiêu tiền?". Northline trả lời ngay trên bảng dịch vụ. Mỗi mức kích thước là một dịch vụ riêng với giá và thời lượng riêng: rất nhỏ đến 2cm, nhỏ, vừa, lớn, rất lớn, nửa cánh tay, cả cánh tay, lưng hoặc ngực, cùng với bàn tay, cổ và các hình xăm thẩm mỹ như chân mày, viền môi và kẻ mí. Khách so hình xăm của mình với một con tem hay một tấm danh thiếp rồi chọn. Các buổi làm mờ để xăm đè có dòng riêng, vì mục tiêu là làm nhạt đi chứ không phải xóa hẳn.

Tiếp theo là chọn giờ. Khách có thể chọn Jess hoặc Kai, hoặc Bất kỳ ai có sẵn. Khi bật tự động phân công, một lịch đặt "bất kỳ ai" sẽ đi thẳng đến người đang rảnh vào giờ đó, thay vì nằm chờ trong cột Chưa phân công để Priya xử lý vào sáng hôm sau. Giờ được hiển thị theo múi giờ của studio, kể cả khi khách đặt lịch từ một bang khác.

Mỗi lịch đặt trực tuyến được thu cọc $30, và khoản này được trừ vào hóa đơn trong ngày hẹn. Tiền đi thẳng vào tài khoản Stripe của chính Northline; ZibaDesk không bao giờ giữ tiền. Chính sách hủy lịch nằm ngay phía trên nút xác nhận, kèm thời hạn hủy thực tế cho lịch đặt đó.

9:00 sángMột buổi tư vấn và một lần test thử

Hannah tìm thấy Northline trên Instagram và đặt buổi tư vấn kèm test thử miễn phí lúc 11 giờ đêm. Cô muốn xóa hình xăm ở cổ tay trước khi bắt đầu công việc mới. Đến lúc bước vào studio, cô đã điền bảng câu hỏi sức khỏe và ký phiếu đồng ý xóa xăm trên điện thoại, qua đường link trong tin nhắn xác nhận. Đồng ý trước buổi hẹn chỉ là một công tắc trong phần Cài đặt: mọi lịch đặt mới đều nhận được link, và tin nhắn nhắc lịch sẽ nhắc những ai chưa hoàn tất.

Bản thân buổi tư vấn là phần đòi hỏi sự trung thực nhất của công việc. Jess xem màu mực, độ sâu, tuổi của hình xăm và loại da của Hannah, giải thích rằng số buổi chỉ là ước tính chứ không phải lời hứa, rồi làm một lần test thử nhỏ. Ghi chú của cô được lưu vào hồ sơ của Hannah, và Hannah đặt luôn buổi đầu tiên vào sáu tuần sau trước khi ra về, khi vẫn còn ngồi trên ghế.

9:45 sángBuổi thứ tư trên tám

Daniel đang xóa một dòng chữ trên cẳng tay. Jess ước tính tám buổi trong lần tư vấn, và hôm nay là buổi thứ tư. Hồ sơ của anh thể hiện liệu trình dưới dạng một kế hoạch điều trị: tám buổi, đã xong ba, mỗi buổi có ngày và một ghi chú ngắn ("lên trắng tốt, không phồng rộp", "viền gần như đã mất"). Trước khi bắt đầu, Jess đọc ghi chú lần trước và xem ảnh các buổi trước, và sau buổi làm, cô thêm ghi chú của hôm nay.

Vì kế hoạch biết còn bao nhiêu buổi, hồ sơ cũng cho thấy những buổi chưa được đặt. Trước khi Daniel ra về, Priya chạm Đặt lịch tiếp trên lịch hẹn của anh, và buổi tiếp theo được xếp vào bảy tuần sau với Jess, kỹ thuật viên anh yêu cầu, đã được chọn sẵn.

Giữa buổi sángHai máy laser, hai phòng, không trùng lịch

Lúc 10:15, Kai bắt đầu một buổi làm mờ để xăm đè ở Phòng Laser 2 trong khi Jess xóa xăm chân mày ở Phòng Laser 1. Chân mày cần máy Nd:YAG, buổi làm mờ cần máy picosecond. Với hầu hết các hệ thống đặt lịch, đó là chuyện phải ghi lên bảng trắng. Trong ZibaDesk, các phòng và máy laser của Northline được thiết lập thành phòng và thiết bị, mỗi lịch hẹn được gán một phòng và một thiết bị, và lịch Phòng cùng lịch Thiết bị hiển thị cả ngày của chúng giống như bảng lịch nhân viên hiển thị con người.

Nếu ai đó cố xếp hai khách vào cùng một máy laser hoặc cùng một phòng vào cùng một giờ, ứng dụng sẽ cảnh báo trước khi lưu. Lịch đặt trực tuyến không bao giờ nhận nhiều lịch cùng lúc hơn số phòng studio có, nên website không bao giờ đưa ra một khung giờ mà studio không thể đáp ứng.

Buổi trưaGhi chú quan trọng

Marcus đang ở buổi thứ sáu của hình xăm nửa cánh tay, một tiếng dưới máy laser. Anh cũng bị dị ứng lidocaine, hoạt chất có trong hầu hết các loại kem ủ tê. Jess đã ghi điều này vào hồ sơ của anh từ nhiều tháng trước, và nó hiện ở hai nơi: trong hồ sơ khách hàng và dưới dạng ghi chú trên lịch hẹn hôm nay, đó là lý do thẻ của anh trên bảng lịch có biểu tượng ghi chú. Chỉ một lần chạm vào thẻ là mở ra mọi thứ về buổi hẹn, cùng với thanh toán, đánh dấu đã đến, đặt lịch tiếp, nhắc lịch và lịch sử của khách.

Marcus đã xác nhận từ hôm qua qua tin nhắn nhắc lịch. Northline gửi nhắc lịch trước 24 giờ qua SMS (WhatsApp cũng là một lựa chọn), và khách có thể xác nhận, dời lịch trong phạm vi quy định của studio hoặc gửi tin nhắn ngay từ đường link mà không cần gọi điện.

Buổi chiềuGói liệu trình và làm mờ để xăm đè

Chloe đang đi được một phần liệu trình sáu buổi cho một hình xăm nhỏ ở mắt cá chân. Cô mua gói này trên trang đặt lịch của Northline: sáu buổi kích thước nhỏ với giá $700, tiết kiệm $140 so với trả từng buổi. Mỗi lần đặt lịch, cô nhập mã gói, không bị thu cọc, và buổi đó được trừ vào gói khi thanh toán. Hồ sơ của cô cho thấy còn bốn buổi.

Liam đang dùng gói làm mờ để xăm đè: ba buổi làm mờ cỡ vừa mua tại quầy tuần trước, vì thợ xăm của anh muốn hình cũ nhạt đi trước khi xăm hình mới sau tám tuần nữa. Làm mờ là mảng tăng trưởng nhanh nhất trong kinh doanh của Northline, và các gói liệu trình giúp bán nó dễ dàng đúng như bản chất của nó: một liệu trình ngắn.

Danh sách khách hàng của studio giúp công việc chăm sóc khách trở nên rõ ràng. Nó cho thấy ai đến hôm nay, lần gần nhất mỗi khách đến là khi nào và lịch hẹn kế tiếp của họ, để Priya nhận ra ai đã quá hạn buổi tiếp theo và gọi cho họ.

Tại quầyThanh toán chỉ với vài lần chạm

Khi một buổi kết thúc, việc thanh toán bắt đầu ngay từ lịch hẹn, nên dịch vụ, giá và kỹ thuật viên đã nằm sẵn trong giỏ. Thêm kem ủ tê nếu có dùng, áp dụng gói liệu trình hoặc thẻ quà tặng, nhận thẻ hoặc tiền mặt, và hóa đơn hiển thị GST vì giá của Northline đã bao gồm thuế này. Tiền cọc đã trả trực tuyến được trừ sẵn.

5:30 chiềuĐóng cửa

Cuối ngày, Jess xem ba con số: studio đã thu được bao nhiêu, đã làm bao nhiêu buổi, và lịch đã kín đến đâu cho những ngày còn lại trong tuần. Báo cáo của ZibaDesk cho cô những con số đó và nhiều hơn thế, theo kỹ thuật viên, theo dịch vụ và theo phương thức thanh toán, cùng báo cáo sử dụng thiết bị cho biết mỗi máy laser thực sự đã chạy bao nhiêu giờ. Tháng trước, máy laser picosecond là cỗ máy bận rộn nhất trong studio, một điều đáng biết khi đến kỳ bảo dưỡng máy.

Và vì bảng lịch, website, các phiếu, các phòng và quầy thu ngân đều đọc từ cùng một bộ dữ liệu, chẳng có gì phải đối chiếu. Thẻ lịch hẹn đầu tiên của ngày mai đã nằm sẵn trên bảng.

Vì sao studio xóa xăm cần phần mềm xây dựng cho liệu trình, không phải cho từng lượt đến lẻ

Một salon tóc gặp khách sáu tuần một lần, mãi mãi. Một studio xóa xăm gặp khách sáu đến tám tuần một lần cho đến khi xong việc, và cả công việc kinh doanh phụ thuộc vào việc liệu trình ấy đi đúng hướng. Điều đó thay đổi những gì phần mềm phải làm tốt:

• Báo giá theo kích thước, rõ ràng. Khách cần một con số trước khi đặt lịch, và xóa xăm được định giá theo các mức kích thước.
• Đồng ý và tiền sử trước phát laser đầu tiên. Một phiếu đồng ý có chữ ký, một bảng câu hỏi sức khỏe và một lần test thử trong hồ sơ, lần nào cũng vậy.
• Theo dõi cả liệu trình, không chỉ từng lượt đến. Đã làm bao nhiêu buổi, còn bao nhiêu, ghi chú và ảnh cho từng buổi.
• Xếp lịch cho máy móc. Một máy laser và một căn phòng cũng là ràng buộc không kém gì một kỹ thuật viên.
• Kéo khách quay lại. Đặt lịch tiếp ngay khi thanh toán, tin nhắn nhắc lịch mà khách có thể xác nhận, và các gói biến cả liệu trình thành một quyết định thay vì tám.

Trang phần mềm quản lý tiệm xăm của chúng tôi nói về mảng xăm hình của ngành, còn trang phần mềm phòng khám thẩm mỹ đi sâu hơn vào các công cụ lâm sàng, bao gồm kế hoạch điều trị và phiếu đồng ý trực tuyến.