Von einem Einwilligungsformular braucht jede ästhetische Praxis zweierlei: Es muss rechtlich die richtigen Inhalte enthalten, und es muss unterschrieben zurückkommen. Die zweite Hälfte lösen die meisten Praxen mit einem zusätzlichen E-Signatur-Dienst und zahlen dabei stillschweigend einige Euro oder Dollar pro Unterschrift. Die Software für ästhetische Praxen von ZibaDesk bringt die E-Signatur gleich mit: Nutze unsere fertigen Vorlagen oder lade dein eigenes Einwilligungs-PDF hoch, und die Unterschriften werden direkt in das Dokument eingefügt. Keine Umschläge, keine Rechnung pro Unterschrift.
1Zwei Wege, die Einwilligung in ZibaDesk zu führen
Wenn du den Modus für ästhetische Praxen aktivierst, legst du fest, wie die Einwilligung in deiner Praxis funktioniert:
- ZibaDesk-Vorlagen. Zehn sofort einsetzbare Einwilligungsformulare für Behandlungen (Anti-Falten-Behandlung, Dermalfiller, PRP, Sklerotherapie und mehr), jeweils mit integrierten Bestätigungen und Unterschriftsfeldern für Patient, Behandler und Zeugen. Du musst nichts selbst schreiben. Die vollständige Liste findest du in unserem Compliance-Leitfaden.
- Deine eigenen Einwilligungs-PDFs. Du hast bereits Formulare, die dein Versicherer oder deine ärztliche Leitung freigegeben hat? Lade sie unverändert hoch. Patientinnen und Patienten lesen und unterschreiben sie auf dem Bildschirm, und ZibaDesk setzt die Unterschriften automatisch in dein Dokument.
Den Modus wählst du beim Onboarding mit „Medizinische Ästhetik“ und kannst ihn jederzeit unter Einstellungen → Funktionen → Einwilligungsformulare ändern.
2So funktioniert das Einfügen der Unterschrift in dein eigenes PDF
Das schätzen Praxen besonders. Du musst dein Formular weder neu gestalten noch ein Layout-Programm lernen. Du setzt einfach an den passenden Stellen ein paar Platzhalter-Tags ein, an denen eine Unterschrift oder eine Angabe erscheinen soll. Das funktioniert wie ein Serienbrief: ZibaDesk findet jeden Tag und ersetzt ihn beim Unterschreiben durch den aktuellen Wert.
Schritt 1: Tags in dein PDF einfügen
Öffne dein Einwilligungsformular in einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm oder PDF-Editor, tippe die Tags an die Stellen, an denen die jeweiligen Angaben landen sollen, und exportiere es dann als PDF. Diese Tags stehen zur Verfügung:
Unterschriftsbilder
{Patient-Signature}{Practitioner-Signature}{Witness-Signature}
Angaben (werden als Text eingetragen)
{Patient-Name}{Signed-Name}{Date}{Treatment}{Practitioner-Name}{Witness-Name}{Patient-Phone}{Patient-Email}{Patient-DOB}
Tippe jeden Tag genau so, wie er angezeigt wird. Am besten funktioniert es, wenn er in einer eigenen Zeile steht. Du möchtest die Platzierung pixelgenau festlegen? Dann kannst du stattdessen benannte Formularfelder einfügen (ein AcroForm-Feld namens Patient-Signature, Patient-Name und so weiter), und ZibaDesk verwendet genau diese Positionen.
Schritt 2: Einmal hochladen
Wechsle unter Einstellungen → Funktionen → Einwilligungsformulare auf „Eigene Formulare verwenden“ und lade das PDF hoch. Es wird verschlüsselt gespeichert, und die Hilfe in der App listet alle verwendbaren Tags auf, sodass dein Team sie immer zur Hand hat.
Schritt 3: Am Behandlungsstuhl unterschreiben
- Öffne die Patientenakte → Neue Einwilligung erfassen.
- Wähle dein hochgeladenes Formular, es wird direkt auf dem iPad oder Bildschirm angezeigt.
- Die Patientin oder der Patient unterschreibt auf dem Feld, ebenso der Behandler (und optional ein Zeuge).
- Tippe auf Einwilligung erfassen. ZibaDesk setzt die gezeichneten Unterschriften an jedem Tag in dein PDF, trägt Name, Datum und Behandlung ein und speichert ein verflachtes, unterschriebenes PDF in der Patientenakte, jederzeit einsehbar und herunterladbar.
3Warum du damit echtes Geld sparst
Spezialisierte E-Signatur-Plattformen, also die großen Anbieter für „Dokument zur Unterschrift versenden“, rechnen fast immer pro Umschlag ab: Jedes zur Unterschrift versendete Dokument kostet dich Geld. Einsteigertarife enthalten ein kleines Kontingent und berechnen danach Mehrkosten, und Pay-as-you-go-Preise liegen üblicherweise bei etwa $2–$5 pro unterschriebenem Dokument. Für eine ästhetische Praxis, in der jede Patientin und jeder Patient eine Einwilligung unterschreibt (oft mehr als eine), summiert sich das schnell.
| Einwilligungen / Woche | Pro Jahr | Bei ca. $4 / Unterschrift |
|---|---|---|
| 20 | ca. 1.040 | ca. $4,160 / Jahr |
| 40 | ca. 2.080 | ca. $8,320 / Jahr |
| 75 | ca. 3.900 | ca. $15,600 / Jahr |
Bei ZibaDesk gehören Erfassen und Einfügen der Unterschriften zu deinem Tarif und kosten nicht extra pro Unterschrift. Jede Einwilligung, die sonst einige Dollar an Umschlaggebühren gekostet hätte, ist einfach inbegriffen. Eine mäßig ausgelastete Praxis kann realistisch mit mehreren tausend Dollar im Jahr mehr in der Kasse rechnen und behält dabei genau den Einwilligungstext, dem sie bereits vertraut.
4Für Praxen gebaut, nicht nur für Papierkram
- Keine zusätzlichen Konten. Dein Empfang muss sich nicht in ein zweites Programm einloggen: Die Einwilligung liegt in derselben Patientenakte wie Termine, Fotos und Behandlungspläne.
- Offline zuerst. Unterschreibe am Behandlungsstuhl auf dem iPad, auch wenn das WLAN ausfällt. Die Daten werden synchronisiert, sobald du wieder online bist.
- Privat von Grund auf. Einwilligungs-PDFs und klinische Fotos sind verschlüsselt und nur für berechtigte Rollen sichtbar. Logins für Empfang und Kasse sehen sie nie.
- In Australien entwickelt. In Australien für australische Praxen entwickelt, mit einer AHPRA-konformen Vorlagenstruktur und umfassender Mehrsprachigkeit für vielfältige Teams.