Mọi phòng khám thẩm mỹ đều cần hai điều từ một biểu mẫu đồng ý: nội dung phải đúng về mặt pháp lý, và biểu mẫu phải quay lại với chữ ký. Hầu hết phòng khám giải quyết vế thứ hai bằng cách gắn thêm một dịch vụ chữ ký điện tử riêng, và âm thầm trả vài đô la cho từng chữ ký. Phần mềm phòng khám thẩm mỹ của ZibaDesk tích hợp sẵn chữ ký điện tử: dùng các mẫu dựng sẵn của chúng tôi hoặc tải lên PDF đồng ý của riêng bạn, và chữ ký được ghép thẳng vào tài liệu. Không phong bì, không hóa đơn theo từng chữ ký.
1Hai cách quản lý sự đồng ý trong ZibaDesk
Khi bật chế độ Phòng khám thẩm mỹ, bạn chọn cách sự đồng ý vận hành tại phòng khám của mình:
- Mẫu của ZibaDesk. Mười biểu mẫu đồng ý điều trị dùng ngay (điều trị chống nhăn, filler da, PRP, xơ hóa tĩnh mạch và nhiều hơn nữa), mỗi mẫu có sẵn các mục xác nhận và vùng ký của bệnh nhân, người thực hiện và người làm chứng. Không cần soạn gì cả, xem hướng dẫn tuân thủ của chúng tôi để biết danh sách đầy đủ.
- PDF đồng ý của riêng bạn. Đã có sẵn biểu mẫu đồng ý được công ty bảo hiểm hoặc giám đốc y khoa phê duyệt? Hãy tải lên nguyên trạng. Khách đọc và ký ngay trên màn hình, và ZibaDesk tự động đóng dấu chữ ký lên tài liệu của bạn.
Bạn chọn chế độ trong lúc thiết lập ban đầu khi chọn "Thẩm mỹ y khoa", và có thể đổi bất cứ lúc nào tại Cài đặt → Tính năng → Biểu mẫu đồng ý.
2Cách ghép chữ ký trên PDF của riêng bạn
Đây là phần các phòng khám yêu thích. Bạn không cần thiết kế lại biểu mẫu hay học một công cụ bố cục nào, chỉ cần thêm vài thẻ giữ chỗ ở nơi chữ ký hoặc thông tin cần xuất hiện. Cách làm giống như trộn thư: ZibaDesk tìm từng thẻ và thay bằng giá trị thực khi biểu mẫu được ký.
Bước 1: Thêm thẻ vào PDF của bạn
Mở biểu mẫu đồng ý của bạn trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản hay trình chỉnh sửa PDF nào và gõ các thẻ vào nơi bạn muốn từng mục xuất hiện, rồi xuất ra PDF. Các thẻ có sẵn gồm:
Hình ảnh chữ ký
{Patient-Signature}{Practitioner-Signature}{Witness-Signature}
Thông tin (điền dưới dạng văn bản)
{Patient-Name}{Signed-Name}{Date}{Treatment}{Practitioner-Name}{Witness-Name}{Patient-Phone}{Patient-Email}{Patient-DOB}
Hãy gõ mỗi thẻ đúng như hiển thị, đặt riêng trên một dòng là tốt nhất. Muốn đặt vị trí chính xác đến từng điểm ảnh? Bạn có thể thêm các trường biểu mẫu có tên (một trường AcroForm tên là Patient-Signature, Patient-Name, v.v.) và ZibaDesk sẽ dùng đúng những vị trí đó.
Bước 2: Tải lên một lần
Trong Cài đặt → Tính năng → Biểu mẫu đồng ý, chuyển sang "Dùng biểu mẫu của riêng bạn" và tải PDF lên. Tệp được lưu trữ ở dạng mã hóa, và phần trợ giúp trong ứng dụng liệt kê mọi thẻ bạn có thể dùng để đội ngũ của bạn luôn có sẵn trong tầm tay.
Bước 3: Ký ngay tại ghế điều trị
- Mở hồ sơ bệnh nhân → Ghi nhận sự đồng ý mới.
- Chọn biểu mẫu bạn đã tải lên, nó hiển thị ngay trên iPad hoặc màn hình.
- Bệnh nhân ký trên khung vẽ; người thực hiện (và người làm chứng nếu có) cũng ký.
- Nhấn Ghi nhận sự đồng ý. ZibaDesk đóng dấu các chữ ký đã vẽ lên PDF của bạn tại từng thẻ, điền tên, ngày và phương pháp điều trị, rồi lưu một bản PDF đã ký dạng phẳng vào hồ sơ bệnh nhân, có thể xem và tải về bất cứ lúc nào.
3Vì sao cách này giúp bạn tiết kiệm tiền thật
Các nền tảng chữ ký điện tử chuyên dụng, hãy nghĩ đến những nhà cung cấp lớn với dịch vụ "gửi tài liệu để ký", hầu như luôn tính giá theo phong bì: mỗi tài liệu gửi đi để ký đều tốn tiền của bạn. Các gói doanh nghiệp cơ bản kèm một hạn mức nhỏ rồi tính phí vượt mức, và giá trả theo mức dùng thường vào khoảng $2 đến $5 cho mỗi tài liệu đã ký. Với một phòng khám thẩm mỹ, nơi mọi bệnh nhân đều ký đồng ý (thường hơn một lần), con số đó tăng rất nhanh.
| Số biểu mẫu đồng ý / tuần | Mỗi năm | Ở mức ~$4 / chữ ký |
|---|---|---|
| 20 | ~1,040 | ~$4,160 / năm |
| 40 | ~2,080 | ~$8,320 / năm |
| 75 | ~3,900 | ~$15,600 / năm |
Với ZibaDesk, việc ghi nhận và ghép chữ ký nằm trong gói của bạn và không tốn thêm theo từng chữ ký. Vì vậy mỗi biểu mẫu đồng ý lẽ ra tốn vài đô la phí phong bì thì nay đơn giản là đã nằm trong gói. Một phòng khám vừa phải về lượng khách có thể thực tế giữ lại hàng nghìn đô la mỗi năm, đồng thời giữ nguyên nội dung đồng ý mà họ đã tin dùng.
4Được xây dựng cho phòng khám, không chỉ là giấy tờ
- Không cần thêm tài khoản. Lễ tân của bạn không phải đăng nhập vào một công cụ thứ hai: sự đồng ý nằm ngay trong cùng hồ sơ bệnh nhân với lịch hẹn, ảnh và kế hoạch điều trị.
- Ưu tiên hoạt động ngoại tuyến. Ký ngay tại ghế điều trị trên iPad kể cả khi wi-fi chập chờn; dữ liệu đồng bộ khi bạn có mạng trở lại.
- Riêng tư từ thiết kế. PDF đồng ý và ảnh lâm sàng được mã hóa và chỉ các vai trò được ủy quyền mới thấy, tài khoản lễ tân và thu ngân không bao giờ xem được.
- Do người Úc xây dựng. Thiết kế tại Úc cho các phòng khám Úc, với cấu trúc mẫu hiểu biết về AHPRA và hỗ trợ đa ngôn ngữ đầy đủ cho đội ngũ đa dạng.