Une journée dans un salon de beauté et de coiffure à Alexandrie, en Égypte, géré avec ZibaDesk

Voici Mariam. Elle dirige Nour Beauty Lounge, un salon de coiffure et de beauté pour femmes dans une rue adjacente à la Corniche, à Alexandrie. Six fauteuils, quatre coiffeuses, une prothésiste ongulaire, une réceptionniste, et une liste de clientes qui vit surtout sur WhatsApp. Jusqu'au printemps dernier, le salon fonctionnait avec un agenda papier, un téléphone qui ne s'arrêtait jamais et un carnet de réservations de mariées que personne n'avait le droit de toucher. Voici un samedi ordinaire, et ce que fait ZibaDesk en arrière-plan pendant que le salon continue d'être un salon.

Nour Beauty Lounge est fictif. Les problèmes, eux, ne le sont pas : ce sont ceux que les propriétaires de salons en Égypte nous racontent le plus souvent, et chaque fonction ci-dessous peut être activée dès aujourd'hui.

9 h 40. Ouverture de la caisse

Hala, la réceptionniste, déverrouille la porte et ouvre la caisse sur la tablette de l'accueil. Le fond de caisse est saisi, et dès cet instant chaque vente, remboursement et pourboire de la journée est enregistré dans une seule session, si bien que le comptage du soir tombe juste sans calculatrice. L'application est en arabe, de droite à gauche, parce que c'est la langue dans laquelle pense Hala ; Mariam garde la sienne en anglais, car c'est ainsi qu'elle a appris le logiciel. Même salon, mêmes données, chacune dans sa langue.

Trois réservations sont arrivées pendant la nuit. Deux depuis la page de réservation du salon, dont le lien figure dans la bio Instagram, et une d'une habituée qui a écrit « comme la dernière fois » et à qui l'on a répondu en envoyant le lien de réservation. Chacune des trois a reçu une confirmation WhatsApp en arabe dès qu'elle a réservé, avec la date, l'heure et le nom de la coiffeuse. Personne n'a tapé ces messages.

10 h 15. Les premières clientes

Le planning du personnel montre la matinée sous forme d'une colonne par coiffeuse. La colonne de Dina est grisée à partir de 14 h parce qu'elle ne travaille que le matin ; celle de Yasmin commence à 11 h parce que, le samedi, elle conduit d'abord les enfants à l'école. Mariam l'a configuré une seule fois, dans le profil de chacune, avec un début et une fin différents pour chaque jour de la semaine. La page de réservation le sait aussi : aucune cliente ne se voit proposer Dina à 15 h.

Une cliente sans rendez-vous veut un brushing. Hala touche le créneau libre dans la colonne de Yasmin, choisit la cliente (le numéro de téléphone suffit à la retrouver), sélectionne la prestation, et le rendez-vous est sur le planning. Un autre toucher dessus ouvre le menu du rendez-vous : marquer l'arrivée, encaisser, modifier la durée si les cheveux demandent plus de temps que prévu, envoyer un rappel, ou réserver sa prochaine visite juste après celle-ci.

12 h 30. La pause sur laquelle personne ne peut réserver

Une barre grise traverse chaque colonne de 12 h 30 à 13 h, et une autre à l'heure de la prière. Mariam les a ajoutées une fois dans Pauses, au niveau des horaires d'ouverture, et elles se répètent chaque semaine. La page de réservation ne propose tout simplement pas ces horaires, et l'écran Nouveau rendez-vous les saute aussi. Quand Yasmin a eu besoin d'un mardi après-midi de congé pour une visite familiale, Mariam a appuyé sur Bloquer un créneau dans le calendrier, choisi Yasmin et ce seul jour, et l'affaire était réglée.

14 h. Une mariée et sa mère

Les mariées sont le cœur de l'activité de Nour. Une mariée qui réserve en octobre viendra quatre ou cinq fois avant le mariage : une consultation, deux essais, un soin à la kératine, puis le grand jour. Mariam le vend sous forme de forfait : un seul prix, payé à l'avance, avec la liste des visites incluses. Sur la page de réservation, la mariée le voit parmi les prestations ; à l'accueil, Hala l'encaisse comme n'importe quelle autre vente. Chaque visite est réservée une à une et décomptée au fur et à mesure, et la fiche de la cliente indique toujours combien il en reste, si bien qu'il n'y a pas de dispute en avril sur ce qui était inclus.

La mariée du jour vient pour son deuxième essai. Sa fiche contient les photos du premier, ses notes de couleur et le numéro de sa mère comme contact supplémentaire. La coiffeuse la lit sur la tablette avant que la mariée ne s'installe.

15 h 45. Payer en livres

La plupart des clientes de Nour paient en espèces, certaines par carte. La caisse est réglée sur la livre égyptienne, le fuseau horaire du Caire et l'indicatif téléphonique +20, et les paiements en espèces sont arrondis à la livre la plus proche pour que personne ne cherche des piastres. Quand Hala choisit espèces, l'assistant de caisse affiche ce que la cliente a remis, propose en boutons rapides les valeurs de billets suivantes et indique la monnaie à rendre. Le montant remis et la monnaie rendue figurent sur le reçu, en arabe.

Une cliente qui a payé un soin avant de l'annuler est remboursée directement depuis la vente, avec le motif noté, et le rapport du jour affiche le remboursement sur une ligne distincte plutôt que comme un écart mystérieux.

17 h 30. Les rappels partent tout seuls

Les clientes de demain reçoivent dès maintenant leur rappel WhatsApp, en arabe, avec l'heure et le nom de la coiffeuse. Une réponse « oui » marque le rendez-vous comme confirmé sur le planning. « Puis-je venir plutôt à 18 h ? » arrive dans la boîte de réception du salon dans l'application, et Hala répond depuis cet écran sans le quitter. Plus personne ne parcourt l'agenda en appelant les clientes, ce qui occupait autrefois la dernière heure de chaque journée de travail.

Les clientes qui ont donné une adresse e-mail reçoivent aussi la même confirmation par e-mail, et lorsqu'une cliente de longue date finit par donner la sienne, Hala touche la ligne e-mail du profil, la saisit, et la confirmation de son prochain rendez-vous part aussitôt.

21 h. Fermeture et rapport par coiffeuse

Hala ferme la caisse et le comptage tombe juste. Mariam, chez elle, ouvre Rapports et va à Par employé. Pour chaque coiffeuse, elle voit le mois en cours : le nombre de prestations, le chiffre d'affaires, la moyenne par prestation, le nombre de clientes, une répartition par prestation, et chaque ligne avec la date et la cliente. Les lignes remboursées sont listées mais non comptées. La discussion sur les commissions est réglée avant même de commencer, et le fichier CSV part chez le comptable sans ressaisie.