Một ngày ở salon làm đẹp và làm tóc tại Alexandria, Ai Cập, vận hành bằng ZibaDesk

Hãy gặp Mariam. Chị sở hữu Nour Beauty Lounge, một salon tóc và làm đẹp dành cho phụ nữ trên một con phố nhỏ gần Corniche ở Alexandria. Sáu ghế, bốn thợ tóc, một thợ làm móng, một lễ tân, và danh sách khách hàng phần lớn nằm trong WhatsApp. Cho đến mùa xuân năm ngoái, salon vẫn vận hành bằng cuốn sổ giấy, chiếc điện thoại reo không ngớt và một quyển sổ ghi lịch cô dâu mà không ai được phép đụng vào. Đây là một ngày thứ Bảy bình thường, và những gì ZibaDesk làm ở phía sau trong lúc salon lo việc của một salon.

Nour Beauty Lounge là hư cấu. Còn những vấn đề thì không: đó là những điều mà các chủ salon ở Ai Cập kể với chúng tôi nhiều nhất, và mọi tính năng dưới đây đều là thứ bạn có thể bật ngay hôm nay.

9:40 sáng. Mở quầy thu ngân

Hala, cô lễ tân, mở cửa và mở quầy thu ngân trên chiếc máy tính bảng ở bàn lễ tân. Tiền lẻ đầu ca được nhập vào, và từ lúc này mọi giao dịch bán hàng, hoàn tiền và tiền boa trong ngày đều nằm trong một phiên duy nhất, nên buổi tối kiểm đếm khớp mà không cần máy tính bỏ túi. Ứng dụng chạy bằng tiếng Ả Rập, từ phải sang trái, vì đó là ngôn ngữ Hala nghĩ bằng; còn Mariam để tiếng Anh vì chị học phần mềm bằng ngôn ngữ đó. Cùng một salon, cùng một bộ dữ liệu, mỗi người dùng ngôn ngữ của mình.

Ba lịch hẹn đã đến trong đêm. Hai lịch từ trang đặt lịch của salon, được gắn trong tiểu sử Instagram, và một lịch từ một khách quen nhắn "như lần trước" rồi được gửi đường dẫn đặt lịch để trả lời. Cả ba người đều nhận được tin xác nhận WhatsApp bằng tiếng Ả Rập ngay khi đặt, kèm ngày, giờ và tên thợ. Không ai phải gõ những tin nhắn đó.

10:15 sáng. Những vị khách đầu tiên

Bảng nhân viên hiển thị buổi sáng thành mỗi thợ một cột. Cột của Dina được tô xám từ 2 giờ chiều vì chị chỉ làm buổi sáng; cột của Yasmin bắt đầu lúc 11 giờ vì thứ Bảy chị đưa con đi học trước. Mariam thiết lập một lần duy nhất trong hồ sơ của từng người, với giờ bắt đầu và kết thúc khác nhau cho mỗi ngày trong tuần. Trang đặt lịch cũng biết điều đó, nên không khách nào được đề nghị Dina lúc 3 giờ chiều.

Một khách vãng lai muốn sấy tóc. Hala chạm vào khung giờ trống trên cột của Yasmin, chọn khách (nhập số điện thoại là tìm ra), chọn dịch vụ, và lịch hẹn đã nằm trên bảng. Chỉ cần chạm một lần vào lịch hẹn là mở ra menu lịch hẹn: đánh dấu đã đến, thanh toán, đổi thời lượng nếu tóc cần nhiều thời gian hơn dự kiến, gửi tin nhắc lịch, hoặc đặt luôn lần hẹn tiếp theo ngay sau buổi này.

12:30 trưa. Giờ nghỉ không ai đặt chồng được

Có một thanh xám chạy ngang mọi cột từ 12:30 đến 1:00 và một thanh khác vào giờ cầu nguyện. Mariam thêm chúng trong mục Giờ nghỉ của giờ mở cửa, chỉ một lần, và chúng lặp lại mỗi tuần. Trang đặt lịch đơn giản là không đưa ra những khung giờ đó, và màn hình Lịch hẹn mới cũng bỏ qua chúng. Khi Yasmin cần nghỉ chiều thứ Ba để thăm gia đình, Mariam nhấn Chặn thời gian trên lịch, chọn Yasmin và đúng ngày đó, thế là xong.

2:00 chiều. Một cô dâu và mẹ của cô

Dịch vụ cô dâu là trái tim của Nour. Một cô dâu đặt lịch từ tháng Mười sẽ đến bốn hoặc năm lần trước ngày cưới: một buổi tư vấn, hai buổi thử, một liệu trình keratin, rồi đến ngày trọng đại. Mariam bán dưới dạng một gói: một mức giá, thanh toán trước, liệt kê rõ các buổi đã bao gồm. Trên trang đặt lịch, cô dâu thấy gói này trong danh sách dịch vụ; tại quầy, Hala tính tiền như mọi giao dịch khác. Mỗi buổi được đặt từng lần một và được đánh dấu hoàn thành khi diễn ra, còn hồ sơ khách luôn cho biết còn lại bao nhiêu buổi, nên đến tháng Tư sẽ không có tranh cãi về những gì đã bao gồm.

Cô dâu hôm nay đến cho buổi thử thứ hai. Hồ sơ của cô có ảnh từ buổi đầu, ghi chú về màu tóc và số điện thoại của mẹ cô như một liên hệ bổ sung. Thợ tóc đọc nó trên máy tính bảng trước khi cô dâu ngồi xuống.

3:45 chiều. Thanh toán bằng bảng Ai Cập

Phần lớn khách của Nour trả tiền mặt, một số quẹt thẻ. Quầy thu ngân được đặt theo bảng Ai Cập, múi giờ Cairo và mã vùng điện thoại +20, và các giao dịch tiền mặt được làm tròn đến đơn vị bảng gần nhất để không ai phải đi tìm tiền lẻ piastre. Khi Hala chọn tiền mặt, trợ lý thu ngân hiển thị số tiền khách đưa, gợi ý các mệnh giá tiền giấy kế tiếp dưới dạng nút bấm nhanh và cho biết số tiền cần thối. Số tiền khách đưa và tiền thối được in trên biên lai, bằng tiếng Ả Rập.

Một khách đã trả tiền cho một liệu trình rồi hủy sẽ được hoàn tiền ngay từ giao dịch bán, kèm lý do ghi chú, và báo cáo trong ngày hiển thị khoản hoàn tiền thành một dòng riêng thay vì một khoảng trống khó hiểu.

5:30 chiều. Tin nhắc lịch tự động gửi đi

Khách của ngày mai nhận tin nhắc lịch WhatsApp ngay lúc này, bằng tiếng Ả Rập, kèm giờ hẹn và tên thợ. Một tin trả lời "yes" sẽ đánh dấu lịch hẹn là đã xác nhận trên bảng. Một câu như "Em đến lúc 6 giờ được không?" sẽ vào hộp thư của salon trong ứng dụng, và Hala trả lời ngay từ đó mà không rời màn hình. Không ai phải lật sổ rồi gọi điện cho từng người nữa, điều từng chiếm giờ cuối cùng của mỗi ngày làm việc.

Những khách đã cho địa chỉ email cũng nhận tin xác nhận tương tự qua email, và khi một khách lâu năm cuối cùng cũng cho email của mình, Hala chạm vào dòng email trên hồ sơ, gõ vào, và tin xác nhận cho lịch hẹn kế tiếp của chị được gửi đi ngay.

9:00 tối. Đóng ca và báo cáo theo thợ

Hala đóng quầy thu ngân và số tiền khớp. Mariam, ở nhà, mở Báo cáo và vào mục Theo nhân viên. Với từng thợ, chị thấy cả tháng cho đến nay: số dịch vụ, doanh thu, mức trung bình mỗi dịch vụ, số khách, bảng phân tích theo dịch vụ và từng dòng chi tiết kèm ngày và tên khách. Các dòng đã hoàn tiền được liệt kê nhưng không tính. Cuộc trao đổi về hoa hồng coi như xong trước khi bắt đầu, và tệp CSV được gửi cho kế toán mà không phải gõ lại.