洗纹身管理软件：激光洗纹身工作室的一天

激光洗纹身是一门“慢”生意，而且是褒义的慢。一个纹身要做六次、八次，有时十二次，每次间隔六到八周，所以一家洗纹身工作室其实同时在跑几十个漫长的疗程。每个疗程都从一次咨询和皮肤测试开始，都需要一份签好的知情同意书，也都取决于顾客能否按时回来。下面是墨尔本一家工作室的一个周二，以及这一天的每个环节如何在 ZibaDesk 上运转。

Northline Laser Studio 是虚构的，但它的设置与我们一起打造 ZibaDesk 洗纹身模板的那些澳大利亚真实洗纹身工作室完全一致，下面的截图也都来自一个正在运行的演示站。Jess Moreau 是工作室老板，大部分激光治疗由她亲自操作。Kai Thompson 是第二位激光治疗师。Priya Nair 负责前台。工作室有两间激光治疗室、一间咨询室、一台皮秒激光和一台调 Q Nd:YAG 激光。

上午 8:30一屏看完整天

第一位顾客到来之前，Jess 在前台的 iPad 上打开员工看板。每位治疗师占一列，每个预约是一张卡片，长度正好等于这次治疗的时长；每五分钟一条细线，一眼就能看出一个 15 分钟的颈部治疗能塞进哪里。中号纹身占 30 分钟，半臂占一小时，所以看板被填满的样子，就是这一天真实的样子。

每张卡片上的小标记，帮她省掉了十几个问题：

• R 表示顾客指定了这位治疗师。Daniel 和 Marcus 一直找 Jess，所以没有人会为了填空档把他们挪给 Kai。
• 地球图标表示预约来自网站，通常是夜里下的单。
• 对勾表示顾客已经通过提醒消息确认。
• 备注图标表示治疗开始前有需要先看的内容。

夜里按纹身大小定价的预约

今天有三个预约是在工作室关门后下的。Northline 的网站就是它的 ZibaDesk 预约页面，采用 Noir 风格：深色、沉静，一看就是诊所而不是纹身店。标题、标题下的三条承诺（免费咨询与皮肤测试、按大小按次计价、私密从容的预约）以及所有照片，都是在应用里设置的。

新顾客最难开口的问题是“洗掉这个要多少钱？”Northline 直接在服务菜单上回答。每个尺寸档位都是独立的服务项目，有自己的价格和时长：2cm 以内的超小号、小号、中号、大号、特大号、半臂、全臂、背部或胸部，还有手部、颈部，以及眉毛、唇线、眼线这类半永久妆。顾客把自己的纹身和一张邮票或一张名片比一比，就能选好。为覆盖新纹身而做的淡化治疗单独列一项，因为目标是变淡，而不是完全洗掉。

接下来是选时间。顾客可以选 Jess 或 Kai，也可以选任意可用员工。开启自动分配后，“任意”预约会直接分给那个时段空闲的治疗师，而不是躺在“未分配”一栏里等 Priya 第二天早上处理。即使顾客在其他州预约，显示的也是工作室所在时区的时间。

每个线上预约都会收取 $30 定金，到店当天从账单中扣除。定金直接进入 Northline 自己的 Stripe 账户，ZibaDesk 从不经手这笔钱。取消政策就显示在确认按钮上方，并写明这次预约真实的取消截止时间。

上午 9:00一次咨询和一次皮肤测试

Hannah 在 Instagram 上看到了 Northline，晚上 11 点预约了免费咨询和皮肤测试。她想在新工作入职前洗掉手腕上的纹身。等她走进工作室时，已经通过确认消息里的链接，在手机上填好了健康问卷，也签好了洗纹身知情同意书。到店前签署只是“设置”里的一个开关：每个新预约都会收到链接，还没完成的人会被提醒消息再催一次。

咨询本身是这份工作里最需要坦诚的部分。Jess 查看墨水颜色、深度、纹身的年头和 Hannah 的肤质，说明需要几次只是估计而非承诺，然后做一个小范围的皮肤测试。她的记录存进 Hannah 的档案，而 Hannah 还没从椅子上起身，就已经把第一次治疗约在了六周后。

上午 9:45八次中的第四次

Daniel 正在洗掉前臂上的一行字母纹身。Jess 在咨询时估计要做八次，今天是第四次。他的档案把整个疗程显示为一份疗程计划：共八次，已完成三次，每次都有日期和一句简短备注（“白霜反应良好，无水泡”“边缘几乎消失”）。开始前，Jess 会先看上次的备注和之前几次的照片，治疗结束后再补上今天的记录。

因为计划知道还剩几次，档案里也会显示哪些还没预约。Daniel 离开前，Priya 在他的预约上点一下预约下一次，下一次治疗就排在了七周后，他指定的治疗师 Jess 已经自动选好。

上午稍晚两台激光、两间治疗室，互不冲突

上午 10:15，Kai 在 2 号激光室开始一次遮盖前淡化治疗，与此同时 Jess 在 1 号激光室处理眉毛。眉毛需要用 Nd:YAG，淡化需要用皮秒。在大多数预约系统里，这得靠一块白板来协调。在 ZibaDesk 里，Northline 的治疗室和激光被设置为房间和设备，每个预约各分配一个，房间日历和设备日历展示它们的一天，就像员工看板展示人员的一天一样。

如果有人想把两位顾客在同一时间排到同一台激光或同一间治疗室，应用会在保存前发出提醒。线上预约同时接受的预约数也永远不会超过工作室的房间数，所以网站不会放出工作室接不了的时段。

中午那条关键备注

Marcus 正在做半臂纹身的第六次治疗，要在激光下待一个小时。他对利多卡因过敏，而这正是大多数麻膏的有效成分。Jess 几个月前就把这一点记进了他的档案，它会出现在两个地方：顾客档案里，以及今天这个预约的备注里，所以看板上他的卡片带着备注图标。点一下卡片，就能打开这次到访的全部信息，以及结账、标记到店、预约下一次、提醒和顾客历史。

Marcus 昨天已经通过提醒消息确认了预约。Northline 会在 24 小时前发送短信提醒（也可以选 WhatsApp），顾客不用打电话，直接在链接里就能确认、在工作室规则允许的范围内改期，或者发消息。

下午疗程套餐与遮盖前淡化

Chloe 正在进行一个针对脚踝小纹身的六次疗程套餐。她在 Northline 的预约页面上买的：小号六次 $700，比单次付费省下 $140。每次预约时输入套餐代码，不收定金，结账时自动核销一次。她的档案显示还剩四次。

Liam 用的是遮盖前淡化套餐：上周在前台买了三次中号淡化，因为他的纹身师希望在八周后做新纹身之前，先把旧图案淡化。淡化是 Northline 增长最快的业务，而套餐让它很容易按其本来面目来卖：一个短疗程。

工作室的顾客列表让回访工作一目了然。它显示今天谁会来、每位顾客最近一次到店的时间和下一次预约，Priya 一眼就能找出谁的下一次治疗已经逾期，然后打个电话。

收银台点几下就完成结账

治疗结束后，结账直接从预约发起，服务、价格和治疗师都已经在购物车里。用了麻膏就加上，套餐或礼品卡直接抵扣，收卡或收现金都行；由于 Northline 的价格含 GST，小票上会显示 GST。线上已付的定金也已经扣除。

下午 5:30打烊

一天结束时，Jess 会看三个数字：今天收了多少钱、做了多少次治疗、这周剩下几天约了多少。ZibaDesk 的报表不仅提供这些，还能按治疗师、按服务、按支付方式细分，另外还有一份设备使用报表，显示每台激光实际运行了多少小时。上个月，皮秒激光是工作室里最忙的机器，到了该保养的时候，这个信息很有用。

因为看板、网站、表单、治疗室和收银台读取的都是同一份记录，所以没有什么需要对账的。明天的第一张卡片，已经在看板上了。

为什么洗纹身工作室需要为疗程而非单次到店设计的软件

发廊每六周见一次顾客，一直见下去。洗纹身工作室每六到八周见一次顾客，直到纹身洗完为止，整个生意都取决于这个疗程能不能按计划走下去。这就改变了软件必须做好的事情：

• 按大小清楚定价。顾客预约前需要一个数字，而洗纹身本来就是按尺寸档位定价的。
• 第一发激光之前，先有同意书和病史。签好的知情同意书、健康问卷和皮肤测试记录，每一次都不能少。
• 跟踪整个疗程，而不只是单次到店。做了几次、还剩几次，每次的备注和照片。
• 给机器排班。激光和治疗室跟治疗师一样，都是排期的约束条件。
• 让顾客回来。结账时预约下一次、顾客可以直接确认的提醒，以及把八次决定变成一次决定的套餐。

我们的纹身工作室管理软件页面介绍了行业中纹身这一侧，美容诊所管理软件页面则更深入地介绍了临床工具，包括疗程计划和在线知情同意书。