Một ngày tại salon tóc và làm đẹp ở Dubai, vận hành bằng ZibaDesk

Hãy làm quen với Dana. Cô điều hành Lumière, một salon tóc và làm đẹp ở tầng trệt của một tòa tháp tại Dubai Marina: tám ghế, hai phòng trị liệu, đội ngũ mười một người đến từ năm quốc gia, và những vị khách quen đặt lịch lúc nửa đêm rồi được nhắc lịch vào bữa sáng. Trước đây Lumière chạy trên một hệ thống nhượng quyền có chi phí cao hơn tiền thuê của một trong các phòng. Đây là một ngày thứ Tư của tháng Mười, và những gì ZibaDesk làm trong lúc salon bận rộn với công việc của mình.

Lumière là salon hư cấu. Các yêu cầu là những điều chủ salon ở Dubai mô tả với chúng tôi, và mọi tính năng dưới đây đều là tính năng bạn có thể bật ngay hôm nay.

10:00 sáng. Năm quốc gia, một ứng dụng

Lễ tân mở máy tính tiền trên chiếc iPad ở quầy bằng tiếng Anh. Rosa, thợ nail cao cấp, đăng nhập trên máy tính bảng trong phòng bằng tiếng Filipino. Leila, người làm tóc cô dâu, dùng tiếng Ả Rập, đọc từ phải sang trái. Dana đọc mọi thứ bằng tiếng Anh ở nhà. Đó là một salon với một bộ dữ liệu; ngôn ngữ là thiết lập cá nhân của từng tài khoản. Các hướng dẫn trong ứng dụng cũng hiển thị bằng cùng ngôn ngữ, nên một nhân viên mới đến từ Manila không cần phiên dịch ngay ngày đầu.

10:20 sáng. Trang đặt lịch đã làm ca đêm

Chín lịch đặt đã đến trong khoảng từ lúc đóng cửa đến lúc mở cửa, phần lớn từ liên kết trong tiểu sử Instagram của salon và trang Google. Mỗi khách chọn một dịch vụ, một stylist nếu muốn, và một khung giờ mà trang biết là còn trống, rồi trả tiền đặt cọc AED 100 qua tài khoản Stripe riêng của salon. Ở những nơi Dana yêu cầu, thẻ sẽ được lưu sẵn để tính phí không đến thay cho tiền cọc. Khoản đặt cọc và chính sách hủy lịch, kèm thời hạn chót thực tế của lịch hẹn đó, nằm ngay phía trên nút xác nhận, và khách tích chọn rằng đã đọc.

Cả chín khách đều nhận xác nhận qua WhatsApp trong vòng một phút, bằng tiếng Ả Rập hoặc tiếng Anh tùy theo ngôn ngữ họ dùng để đặt lịch. Hai người đã trả lời "yes" và đã được đánh dấu xác nhận trên bảng lịch.

11:30 sáng. Giờ làm việc phù hợp với từng người

Bảng nhân viên hiển thị ngày làm việc thành một cột cho mỗi stylist, với những giờ từng người không làm việc được tô bóng mờ. Rosa bắt đầu lúc trưa vào các ngày thứ Tư vì cô làm muộn vào thứ Năm; Leila nghỉ vào thứ Hai; một nhân viên bán thời gian chỉ làm thứ Bảy và Chủ nhật. Dana đặt mỗi ngày trong tuần một lần trên hồ sơ của từng người và trang đặt lịch tôn trọng điều đó, nên khách không bao giờ được đề xuất một stylist không có mặt. Kỳ nghỉ lễ Eid của Leila được nhập như một khoảng ngày và đơn giản là đưa cô ra khỏi bảng lịch trong những ngày đó.

1:00 chiều. Bữa trưa được bảo vệ

Một thanh màu xám chạy ngang mọi cột từ 1 đến 2 giờ chiều. Đó là giờ nghỉ hằng tuần nằm dưới giờ mở cửa, và cả trang đặt lịch lẫn quầy lễ tân đều không thể xếp lịch hẹn vào đó. Khi phòng trị liệu cần thợ đến bảo trì, Dana nhấn Chặn thời gian trên lịch, chọn chuyên viên của phòng đó và đúng buổi chiều ấy, và các khung giờ biến mất khỏi trang trước cả khi kỹ thuật viên xác nhận.

2:30 chiều. Khách thành viên và khách vãng lai

Một khách hạng Gold đến làm tóc sấy hằng tháng. Thẻ thành viên của cô, được thu vào thẻ của cô mỗi tháng qua Stripe, bao gồm hai lần sấy tóc và giảm mười phần trăm cho mọi thứ khác; máy tính tiền tự áp dụng mà không ai phải nhớ điều khoản. Một khách vãng lai hỏi làm móng gel; lễ tân chạm vào khung giờ trống ở cột của Rosa, tìm khách theo số điện thoại, và lịch hẹn đã nằm trên bảng. Một lần chạm vào đó sẽ mở menu: đánh dấu đã đến, thanh toán, đổi thời lượng, gửi nhắc lịch, gửi email xác nhận, hoặc đặt luôn lần ghé tiếp theo ngay sau lần này.

4:00 chiều. Thanh toán bằng dirham

Máy tính tiền được đặt theo AED và múi giờ Dubai. Thẻ, tiền mặt, chia đôi giữa hai hình thức, tiền tip cho stylist, thẻ quà tặng bán cho một dịp sinh nhật, gói sáu buổi chăm sóc da mặt trả trước và đặt lịch từng lần: tất cả đều đi qua cùng một màn hình, và biên lai được in hoặc gửi email bằng ngôn ngữ của khách. Hoàn tiền được trừ từ giao dịch gốc, kèm ghi chú lý do, và xuất hiện thành một dòng riêng trong báo cáo ngày.

6:00 chiều. Nhắc lịch cho ngày mai, không ai phải lo

Khách của ngày mai nhận nhắc lịch qua WhatsApp ngay bây giờ. "Yes" là xác nhận. "Can we make it 7?" sẽ rơi vào hộp thư của salon ngay trong ứng dụng, và lễ tân trả lời từ đó. Khách nào đã để lại email cũng nhận xác nhận qua email, và khi một khách quen cuối cùng chia sẻ địa chỉ của mình, lễ tân chạm vào dòng email trên hồ sơ của cô và xác nhận cho lịch hẹn tiếp theo được gửi đi ngay.

10:00 tối. Báo cáo theo stylist

Lễ tân đóng ca và số tiền khớp. Dana mở Báo cáo và vào mục Theo nhân viên. Với mỗi stylist, cô thấy tháng đến thời điểm hiện tại: số dịch vụ, doanh thu, trung bình mỗi dịch vụ, số khách đã phục vụ, bảng phân tích theo dịch vụ với tỷ trọng của từng loại, và mỗi dòng kèm ngày cùng tên khách; các dòng đã hoàn tiền được liệt kê nhưng không được tính. Đó là con số hoa hồng, đã thống nhất trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Xuất CSV gửi cho kế toán.