Online-Buchung für Ästhetik-Kliniken einrichten: Einwilligung, Anzahlungen und Akten

Online-Buchung für Ästhetik-Kliniken einrichten: Einwilligung, Anzahlungen und Akten

Um die Online-Buchung für eine Ästhetik-Klinik einzurichten, legen Sie zuerst Ihre Leistungen und Terminzeiten fest und verbinden die Buchung dann mit der richtigen Behandlerin, den Regeln für Anzahlungen, den Unterlagen vor dem Besuch und der Kundenakte. Testen Sie den gesamten Ablauf, bevor Sie den Buchungslink teilen. Dieser Leitfaden richtet sich an Klinikinhaber und Praxismanager in Australien, die diesen Ablauf organisieren.

Was Sie vor dem Start vorbereiten sollten

• Eine aktuelle Leistungsübersicht mit Dauer für Beratungen und Behandlungstermine.

• Verfügbarkeit der Behandlerinnen, Vorbereitungszeit und Zeit für die Dokumentation.

• Klare Preise, Anzahlungsbeträge und Informationen zur Stornierung.

• Fachlich geprüfte Gesundheitsfragebögen, Behandlungseinwilligungen und, wo nötig, gesonderte Einverständniserklärungen für Fotos.

• Ein Plan, wie jede Buchung und der zugehörige Besuchseintrag kontrolliert werden.

Software kann Unterlagen und Akten ordnen. Ihre Klinik bleibt dafür verantwortlich, Formulierungen, Eignung und berufliche Pflichten mit den zuständigen Beratern zu prüfen.

1. Die Leistungsübersicht am tatsächlichen Termin ausrichten

Benennen Sie jede buchbare Leistung klar und erklären Sie, was die Kundin bucht. Trennen Sie eine Beratung von einem Behandlungstermin, wenn es in Ihrer Klinik unterschiedliche Leistungen sind. Legen Sie die Dauer nach Ihrem tatsächlichen Ablauf fest und planen Sie Zeit für Vorbereitung, Gespräch, Dokumentation und das Herrichten des Raums ein.

Beispiel zur Veranschaulichung: Dauert eine Beratung 20 Minuten und braucht die Behandlerin weitere 10 Minuten für Notizen und Vorbereitung, planen Sie 30 Minuten ein. Diese Zahlen zeigen die Rechnung; sie sind keine klinische Empfehlung und keine Aussage über übliche Termindauern.

Prüfen Sie optionale Extras und Pakete sorgfältig. Eine Kundin sollte den Gesamtpreis und die voraussichtliche Termindauer verstehen können, bevor sie bestätigt.

2. Verfügbarkeit der Behandlerinnen und Buchungsregeln prüfen

Tragen Sie die Zeiten ein, zu denen jede Behandlerin tatsächlich arbeitet, und prüfen Sie, welche Leistungen sie annehmen kann. Kontrollieren Sie, wie Ihr gewähltes System Pausen, Urlaub, Vorbereitungszeit und kurzfristige Buchungen handhabt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein als frei angezeigter Zeitraum für jede Leistung geeignet ist.

Testen Sie den längsten Termin, eine Buchung kurz vor Feierabend und zwei aufeinanderfolgende Termine. Bestätigen Sie, dass der Kalender dem Team genug Zeit lässt, die Arbeit zu erledigen und die Akte zu vervollständigen.

3. Buchungsbedingungen und Behandlungsunterlagen verständlich halten

Zeigen Sie Informationen zu Anzahlung und Stornierung während der Buchung an. Entscheiden Sie davon getrennt, wann die Kundin einen Gesundheitsfragebogen vor dem Besuch, eine behandlungsspezifische Einwilligung und gegebenenfalls eine Anfrage zur Foto-Einwilligung erhält. Lassen Sie Formulierungen und Ablauf von Ihren fachlichen Beratern prüfen, statt eine Softwarevorlage als Garantie zu betrachten.

In ZibaDesk umfasst die Klinik-Suite im Tarif Ultra Gesundheitsfragebögen vor dem Besuch, Einwilligungsformulare mit elektronischer Unterschrift und Foto-Einwilligung. Nutzen Sie die Unterlagen, die für den Termin relevant sind, und lassen Sie das Team vor dem Besuch prüfen, was vollständig ist. Eine bestätigte Buchung sollte nicht als Beleg dafür gelten, dass alle erforderlichen Formulare geprüft wurden.

Eine Produktübersicht finden Sie unter ZibaDesk-Software für Ästhetik-Kliniken.

4. Anzahlungen, Zahlungen und Erinnerungen testen

Entscheiden Sie, bei welchen Terminen eine Anzahlung nötig ist, wie der Betrag angezeigt wird und wie das Team eine Stornierung oder Verschiebung handhabt. Prüfen Sie den tatsächlichen Zahlungs- und Erstattungsablauf mit Ihrem Anbieter, bevor Sie Versprechen dazu veröffentlichen.

ZibaDesk unterstützt Kartenzahlungen über Stripe, Tyro EFTPOS sowie Erinnerungen per SMS, WhatsApp und E-Mail. Richten Sie nur die Kanäle ein, die Ihre Klinik nutzen will, prüfen Sie mögliche Nachrichtenkosten und testen Sie Formulierung und Zeitpunkt. Achten Sie darauf, dass die Bestätigung den Termin klar benennt und der Kundin einen praktischen nächsten Schritt nennt.

Wenn Sie die Xero-Synchronisierung nutzen, nehmen Sie den Abgleich in Ihren Test auf: Vergleichen Sie einen Beispielverkauf mit der zugehörigen Buchung in der Buchhaltung. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Buchhalter, statt anzunehmen, dass jede Anpassung automatisch erledigt wird.

5. Den Termin mit einer vollständigen Besuchsakte verbinden

Legen Sie fest, wer die Unterlagen vor dem Besuch prüft, wer den Termin dokumentiert und wer die Akte anschließend kontrolliert. Das Team sollte die richtige Kundin und den richtigen Besuch finden, ohne in getrennten Werkzeugen suchen zu müssen.

ZibaDesk Ultra enthält Behandlungsnotizen pro Besuch mit Injektionskarte, klinische sowie Vorher-nachher-Fotos und Kundenakten, die sich als PDF exportieren lassen. Nutzen Sie nur die Werkzeuge, die für den Termin relevant sind. Dies ist ein Leitfaden zur Organisation der Software, keine Anleitung zur Durchführung einer Behandlung.

Wenn Sie das optionale AI-Assist-Zusatzmodul verwenden, behandeln Sie seine Sitzungsnotizen als Entwürfe, die eine menschliche Prüfung brauchen. Kontrollieren Sie die entstandene Akte auf Richtigkeit und Vollständigkeit; ein Entwurf ist keine klinische Entscheidung.

6. Vor dem Start einen vollständigen Buchungstest durchführen

1. Öffnen Sie die Buchungsseite auf einem Smartphone und wählen Sie eine Leistung.

2. Prüfen Sie die verfügbare Behandlerin und die Terminzeit.

3. Kontrollieren Sie den angezeigten Preis sowie die Informationen zu Anzahlung und Stornierung.

4. Schließen Sie eine Testbuchung mit klar als Test gekennzeichneten Angaben ab.

5. Prüfen Sie den Kalendereintrag, die Bestätigung und gegebenenfalls den Zahlungsvorgang.

6. Testen Sie die Zustellung der relevanten Unterlagen vor dem Besuch und der Erinnerungen.

7. Prüfen Sie, ob das Team den richtigen Besuch findet und bei Bedarf eine Beispielakte exportieren kann.

Testen Sie außerdem eine nicht verfügbare Zeit und eine Verschiebung. Beheben Sie alles Verwirrende, bevor Sie den Buchungslink auf Ihrer Website und in Ihren Social-Media-Profilen einfügen. Sehen Sie sich die ersten echten Buchungen gemeinsam mit Ihrem Team an und passen Sie den Ablauf an das an, was Sie lernen.

Welcher ZibaDesk-Tarif passt zu diesem Ablauf?

Die hier beschriebenen Werkzeuge für Einwilligungen und Behandlungsakten in der Ästhetik-Klinik erfordern Ultra. Die aufgeführten Monatstarife von ZibaDesk sind Free für A$0, Pro für A$19.99 und Ultra für A$39.99. Die Preise gelten pro Betrieb, die Mitarbeiterzahl hängt vom Tarif ab. AI Assist ist optional; prüfen Sie vor Ihrer Entscheidung die aktuellen Preise sowie mögliche Nachrichten- und Zahlungskosten.

Die 14-tägige Testphase ohne Karte ist eine Pro-Testphase. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie die Ultra-Klinikfunktionen enthält. Klären Sie bei der Bewertung des Klinikablaufs, welchen Zugang Sie benötigen.

Lesen Sie ZibaDesk-Preise und Tarifdetails und erstellen Sie Ihr ZibaDesk-Konto, um mit dem kostenlosen Tarif oder der 14-tägigen Pro-Testphase zu starten.