Setup ng Booking sa Aesthetics Clinic: Consent, Deposit at Records

Setup ng Booking sa Aesthetics Clinic: Consent, Deposit at Records

Para i-setup ang online booking ng isang aesthetics clinic, tukuyin muna ang mga serbisyo at oras ng appointment, saka ikonekta ang booking sa tamang practitioner, sa mga patakaran sa deposit, sa pre-visit na papeles at sa rekord ng kliyente. Subukan ang buong proseso bago ibahagi ang booking link. Ang gabay na ito ay para sa mga may-ari ng clinic at practice manager sa Australia na nag-aayos ng workflow na ito.

Ano ang ihahanda bago magsimula

• Napapanahong service menu na may tagal ng konsultasyon at appointment.

• Availability ng practitioner, oras ng paghahanda at oras para makumpleto ang mga rekord.

• Malinaw na presyo, halaga ng deposit at impormasyon sa pagkansela.

• Mga health questionnaire, consent sa treatment at hiwalay na pahintulot sa litrato (kung kailangan) na nasuri na ng mga propesyonal.

• Plano para sa pagsusuri ng bawat booking at ng kaugnay nitong rekord ng pagbisita.

Kayang ayusin ng software ang papeles at mga rekord. Mananatiling responsibilidad ng clinic mo na suriin ang pananalita, kaangkupan at propesyonal na obligasyon nito kasama ang mga angkop na tagapayo.

1. Buuin ang service menu ayon sa aktwal na appointment

Pangalanan nang malinaw ang bawat serbisyong maaaring i-book at ipaliwanag kung ano ang bina-book ng kliyente. Paghiwalayin ang konsultasyon at ang treatment appointment kung magkaibang serbisyo ang mga ito sa clinic mo. Itakda ang tagal batay sa tunay mong proseso, na may panahon para sa paghahanda, usapan, dokumentasyon at pag-reset ng kuwarto.

Halimbawa lamang: kung 20 minuto ang konsultasyon at kailangan pa ng practitioner ng 10 minuto para sa mga tala at paghahanda, magplano ng 30 minutong alokasyon. Ipinapakita lang ng mga numerong ito ang pagkalkula; hindi ito rekomendasyong klinikal o pahayag tungkol sa karaniwang haba ng appointment.

Suriing mabuti ang anumang opsyonal na extra at package. Dapat maintindihan ng kliyente ang kabuuang presyo at inaasahang tagal ng appointment bago kumpirmahin.

2. Suriin ang availability ng practitioner at mga patakaran sa booking

Ilagay ang mga oras na talagang pinagtatrabahuhan ng bawat practitioner at suriin kung anong mga serbisyo ang tatanggapin nila. Alamin kung paano hinahawakan ng napili mong sistema ang mga break, leave, oras ng paghahanda at mga booking na biglaan. Huwag ipagpalagay na handa para sa lahat ng serbisyo ang slot na nakikitang bakante.

Subukan ang pinakamahabang appointment, isang booking na malapit sa oras ng pagsasara at dalawang magkasunod na appointment. Tiyaking sapat ang oras na ibinibigay ng calendar sa team para magawa ang trabaho at makumpleto ang rekord.

3. Panatilihing malinaw ang mga tuntunin ng booking at papeles ng treatment

Ipakita ang impormasyon sa deposit at pagkansela habang nagbu-book ang kliyente. Hiwalay doon, magpasya kung kailan tatanggap ang kliyente ng pre-visit na health questionnaire, consent na espesipiko sa treatment at anumang hiling na pahintulot sa litrato. Ipasuri sa mga propesyonal mong tagapayo ang pananalita at proseso, at huwag ituring na garantiya ang template ng software.

Sa ZibaDesk, kasama sa clinic suite sa Ultra ang mga pre-visit na health questionnaire, consent forms na may e-signature at consent sa litrato. Gamitin ang papeles na angkop sa appointment at ipasuri sa team kung ano ang kumpleto na bago ang pagbisita. Ang kumpirmadong booking ay hindi dapat ituring na patunay na nasuri na ang bawat kinakailangang form.

Para sa pangkalahatang tanaw sa produkto, tingnan ang aesthetics clinic software ng ZibaDesk.

4. Subukan ang mga deposit, bayad at reminder

Magpasya kung aling mga appointment ang nangangailangan ng deposit, paano ipapakita ang halaga at paano hahawakan ng staff ang pagkansela o pag-reschedule. Suriin sa provider mo ang aktwal na proseso ng bayad at refund bago maglathala ng anumang pangako tungkol dito.

Sinusuportahan ng ZibaDesk ang mga bayad sa card sa pamamagitan ng Stripe, ang Tyro EFTPOS, at mga reminder sa SMS, WhatsApp at email. I-configure lang ang mga channel na balak gamitin ng clinic mo, suriin ang anumang gastos sa messaging, at subukan ang pananalita at oras ng pagpapadala. Tiyaking malinaw na natutukoy ng kumpirmasyon ang appointment at nagbibigay sa kliyente ng praktikal na susunod na hakbang.

Kung gumagamit ka ng Xero sync, isama ang reconciliation sa pagsubok mo: ihambing ang isang sample na benta sa katumbas nitong entry sa accounting. Kumpirmahin ang mga detalye sa accountant mo sa halip na ipagpalagay na awtomatikong naaasikaso ang bawat adjustment.

5. Ikonekta ang appointment sa kumpletong rekord ng pagbisita

Planuhin kung sino ang magsusuri ng pre-visit na papeles, sino ang magdodokumento ng appointment at sino ang magre-review ng rekord pagkatapos. Dapat mahanap ng team ang tamang kliyente at pagbisita nang hindi naghahalungkat sa mga hiwa-hiwalay na tool.

Kasama sa ZibaDesk Ultra ang mga tala ng treatment kada pagbisita na may injection map, mga klinikal at before-and-after na litrato, at mga rekord ng kliyenteng maaaring i-export bilang PDF. Gamitin lang ang mga tool na angkop sa appointment. Gabay ito sa pag-oorganisa gamit ang software, hindi tagubilin sa pagsasagawa ng treatment.

Kung gumagamit ka ng opsyonal na AI Assist add-on, ituring na mga draft ang mga session note nito na nangangailangan ng pagsusuri ng tao. Suriin kung tama at kumpleto ang nagresultang rekord; hindi desisyong klinikal ang isang draft.

6. Magsagawa ng kumpletong pagsubok sa booking bago mag-launch

1. Buksan ang booking page sa phone at pumili ng serbisyo.

2. Suriin ang available na practitioner at oras ng appointment.

3. Repasuhin ang ipinapakitang presyo, deposit at impormasyon sa pagkansela.

4. Kumpletuhin ang isang test booking gamit ang malinaw na minarkahang test na detalye.

5. Suriin ang entry sa calendar, ang kumpirmasyon at anumang rekord ng bayad.

6. Subukan ang pagpapadala ng kaugnay na pre-visit na papeles at mga reminder.

7. Tiyaking mahahanap ng staff ang tamang pagbisita at maiku-export ang isang sample na rekord kung kinakailangan.

Subukan din ang oras na hindi available at ang pag-reschedule. Ayusin ang anumang nakakalito bago idagdag ang booking link sa website at mga social profile mo. Repasuhin kasama ang team ang mga unang tunay na booking at ayusin ang workflow batay sa matututunan mo.

Aling plan ng ZibaDesk ang angkop sa workflow na ito?

Kailangan ng Ultra para sa mga tool ng consent at treatment record ng aesthetics clinic na inilarawan dito. Ang mga nakalistang buwanang plan ng ZibaDesk ay Free sa A$0, Pro sa A$19.99 at Ultra sa A$39.99. Kada negosyo ang presyo, at nakadepende sa plan ang limitasyon ng staff. Opsyonal ang AI Assist; suriin ang kasalukuyang presyo at anumang gastos sa messaging o bayad bago pumili.

Ang 14-araw na trial na walang card ay isang Pro trial. Huwag ipagpalagay na kasama rito ang mga feature ng clinic sa Ultra. Kumpirmahin ang access na kailangan mo habang sinusuri ang workflow ng clinic.

Repasuhin ang presyo at detalye ng plan ng ZibaDesk, saka gumawa ng ZibaDesk account para magsimula sa libreng plan o sa 14-araw na Pro trial.