医美诊所在线预约设置：同意书、订金与记录

医美诊所在线预约设置：同意书、订金与记录

要为医美诊所设置在线预约，请先确定服务项目和预约时间，再把预约与对应的从业者、订金规则、就诊前文件和客户档案关联起来。在分享预约链接之前，先完整测试整个流程。本指南面向正在梳理这套流程的澳大利亚诊所业主和诊所经理。

开始前需要准备什么

• 一份最新的服务菜单，列明咨询和各类预约的时长。

• 从业者的可预约时间、准备时间以及完成记录所需的时间。

• 清晰的价格、订金金额和取消说明。

• 经专业人士审阅的健康问卷、治疗同意书，以及在需要时单独设置的照片授权。

• 一套检查每个预约及其相关就诊记录的计划。

软件可以帮你整理文件和记录，但文字措辞是否妥当、是否适用，以及你的专业义务，仍然由诊所自己负责，并应与相应的顾问一起审阅。

1. 围绕实际的预约来搭建服务菜单

为每项可预约的服务起一个清楚的名称，并说明客户预约的是什么。如果咨询和治疗预约在你的诊所属于不同的服务，请把它们分开。时长应依据你真实的运作流程来设定，并为准备、沟通、记录和诊室整理预留时间。

示例说明：如果一次咨询需要 20 分钟，而从业者还需要 10 分钟写记录和做准备，那就按 30 分钟来安排。这些数字只是为了演示计算方式，并不是临床建议，也不代表典型的预约时长。

请仔细核对任何可选的附加项目和套餐。客户在确认之前，应当能够了解总价和预计的预约时长。

2. 核对从业者的可预约时间和预约规则

录入每位从业者实际的工作时间，并确认他们可以接受哪些服务。检查你选用的系统如何处理休息、休假、准备时间和临时预约。不要想当然地认为显示为空的时段就适合所有服务。

测试最长的预约、临近打烊的预约，以及两个连续的预约。确认日历留给团队足够的时间来完成工作并填写记录。

3. 保持预约条款和治疗文件清晰明确

在预约流程中展示订金和取消说明。另外，请决定客户何时收到就诊前健康问卷、针对具体治疗的同意书，以及照片授权请求。请让你的专业顾问审阅措辞和流程，而不要把软件模板当成一种保证。

在 ZibaDesk 中，Ultra 方案的诊所套件包含就诊前健康问卷、带电子签名的同意书和照片同意。请使用与该次预约相关的文件，并让团队在就诊前检查哪些已完成。已确认的预约，不应被视为每一份必要表格都已审阅的证据。

产品概览请参阅 ZibaDesk 医美诊所软件。

4. 测试订金、付款和提醒

决定哪些预约需要订金，金额如何展示，以及员工将如何处理取消或改期。在对外宣传相关承诺之前，请先与你的支付服务商核实实际的付款和退款流程。

ZibaDesk 支持 Stripe 银行卡支付、Tyro EFTPOS，以及短信、WhatsApp 和电子邮件提醒。只配置诊所打算使用的渠道，核对任何消息费用，并测试措辞和发送时间。确保确认信息清楚地标明预约内容，并给客户一个切实可行的下一步。

如果你使用 Xero 同步，请把对账也纳入测试：把一笔抽样销售与对应的会计分录进行比对。请向你的会计师确认细节，而不要假定每一项调整都会被自动处理。

5. 把预约与完整的就诊记录关联起来

规划好由谁检查就诊前文件，由谁记录这次预约，以及由谁在事后审阅记录。团队应当能够找到正确的客户和就诊记录，而不必在互不相通的工具之间来回搜索。

ZibaDesk Ultra 包含每次就诊的治疗笔记（含注射位置图）、临床照片与术前术后照片，以及可导出为 PDF 的客户档案。只使用与该次预约相关的工具。这是一份关于软件如何组织信息的指南，而不是关于如何实施治疗的说明。

如果你使用可选的 AI Assist 附加功能，请把它生成的会话笔记视为需要人工审阅的草稿。检查最终记录是否准确、完整；草稿并不等于临床决定。

6. 上线前完整测试一次预约

1. 在手机上打开预约页面，选择一项服务。

2. 检查可选的从业者和预约时间。

3. 核对显示的价格、订金和取消说明。

4. 使用明确标注为测试的信息完成一次测试预约。

5. 检查日历条目、确认信息和任何付款记录。

6. 测试相关就诊前文件和提醒的送达情况。

7. 检查员工能否找到正确的就诊记录，并在需要时导出一份样本记录。

同时也要测试一个不可预约的时间和一次改期。在把预约链接添加到你的网站和社交主页之前，先修正任何让人困惑的地方。请与团队一起复盘最初的几个真实预约，并根据所学调整流程。

哪个 ZibaDesk 方案适合这套流程？

这里介绍的医美诊所同意书和治疗记录工具需要 Ultra 方案。ZibaDesk 公布的月度方案为：Free 版 A$0，Pro 版 A$19.99，Ultra 版 A$39.99。价格按每家商户计算，员工人数上限取决于方案。AI Assist 为可选功能；在做选择之前，请核对当前的价格以及任何消息或支付费用。

14 天免绑卡试用是 Pro 试用。请不要假定它包含 Ultra 的诊所功能。在评估诊所流程时，请确认你所需要的权限。

请查看 ZibaDesk 价格与方案详情，然后创建你的 ZibaDesk 账户，从免费版或 14 天 Pro 试用开始。