Thiết lập đặt lịch cho phòng khám thẩm mỹ: Phiếu đồng ý, tiền cọc và hồ sơ

Thiết lập đặt lịch cho phòng khám thẩm mỹ: Phiếu đồng ý, tiền cọc và hồ sơ

Để thiết lập đặt lịch trực tuyến cho một phòng khám thẩm mỹ, trước hết hãy xác định các dịch vụ và khung giờ hẹn, sau đó kết nối lịch đặt với đúng người thực hiện, quy tắc tiền cọc, giấy tờ trước buổi hẹn và hồ sơ khách hàng. Hãy kiểm tra toàn bộ hành trình trước khi chia sẻ đường dẫn đặt lịch. Hướng dẫn này dành cho chủ phòng khám và quản lý tại Úc đang tổ chức quy trình đó.

Cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu

• Một thực đơn dịch vụ cập nhật, kèm thời lượng tư vấn và thời lượng cuộc hẹn.

• Lịch làm việc của người thực hiện, thời gian chuẩn bị và thời gian hoàn tất hồ sơ.

• Giá cả, số tiền cọc và thông tin hủy lịch rõ ràng.

• Bảng câu hỏi sức khỏe, phiếu đồng ý điều trị và quyền sử dụng ảnh riêng (khi cần) đã được chuyên gia rà soát.

• Một kế hoạch kiểm tra từng lịch đặt và hồ sơ buổi khám đi kèm.

Phần mềm có thể tổ chức giấy tờ và hồ sơ. Phòng khám của bạn vẫn chịu trách nhiệm rà soát nội dung, mức độ phù hợp và các nghĩa vụ nghề nghiệp cùng các cố vấn thích hợp.

1. Xây dựng thực đơn dịch vụ xoay quanh cuộc hẹn thực tế

Đặt tên rõ ràng cho từng dịch vụ có thể đặt lịch và giải thích khách đang đặt gì. Hãy tách buổi tư vấn khỏi buổi điều trị khi chúng là hai dịch vụ khác nhau tại phòng khám của bạn. Đặt thời lượng dựa trên quy trình vận hành thực tế, có tính đến thời gian chuẩn bị, trao đổi, ghi chép và dọn dẹp phòng.

Ví dụ minh họa: nếu một buổi tư vấn mất 20 phút và người thực hiện cần thêm 10 phút để ghi chú và chuẩn bị, hãy lên kế hoạch dành 30 phút. Những con số này chỉ minh họa cách tính; chúng không phải khuyến nghị lâm sàng hay khẳng định về thời lượng cuộc hẹn thông thường.

Hãy kiểm tra kỹ các phần bổ sung tùy chọn và các gói dịch vụ. Khách hàng cần hiểu được tổng giá và thời lượng dự kiến của cuộc hẹn trước khi xác nhận.

2. Kiểm tra lịch làm việc của người thực hiện và quy tắc đặt lịch

Nhập số giờ mỗi người thực hiện thật sự làm việc và kiểm tra họ có thể nhận những dịch vụ nào. Xem hệ thống bạn chọn xử lý giờ nghỉ, ngày nghỉ phép, thời gian chuẩn bị và các lịch đặt sát giờ như thế nào. Đừng cho rằng một khung giờ trống là sẵn sàng cho mọi dịch vụ.

Hãy thử với cuộc hẹn dài nhất, một lịch đặt gần giờ đóng cửa và hai cuộc hẹn liên tiếp. Xác nhận rằng lịch cho đội ngũ đủ thời gian để làm việc và hoàn tất hồ sơ.

3. Giữ điều khoản đặt lịch và giấy tờ điều trị rõ ràng

Hiển thị thông tin tiền cọc và hủy lịch ngay trong hành trình đặt lịch. Đồng thời, hãy quyết định khi nào khách nhận bảng câu hỏi sức khỏe trước buổi hẹn, phiếu đồng ý riêng cho từng điều trị và mọi yêu cầu cho phép sử dụng ảnh. Hãy nhờ các cố vấn chuyên môn rà soát nội dung và quy trình, thay vì xem một mẫu của phần mềm là sự bảo đảm.

Trong ZibaDesk, bộ công cụ phòng khám trên gói Ultra bao gồm bảng câu hỏi sức khỏe trước buổi hẹn, phiếu đồng ý có chữ ký điện tử và đồng ý sử dụng ảnh. Hãy dùng giấy tờ phù hợp với cuộc hẹn và để đội ngũ kiểm tra những gì đã hoàn tất trước buổi khám. Một lịch đặt đã xác nhận không nên được xem là bằng chứng rằng mọi biểu mẫu cần thiết đã được rà soát.

Để xem tổng quan sản phẩm, hãy đọc phần mềm phòng khám thẩm mỹ ZibaDesk.

4. Kiểm tra tiền cọc, thanh toán và nhắc lịch

Hãy quyết định cuộc hẹn nào yêu cầu đặt cọc, số tiền được hiển thị ra sao và nhân viên sẽ xử lý việc hủy hay đổi lịch như thế nào. Kiểm tra quy trình thanh toán và hoàn tiền thực tế với nhà cung cấp của bạn trước khi công bố bất kỳ cam kết nào về nó.

ZibaDesk hỗ trợ thanh toán thẻ qua Stripe, Tyro EFTPOS và nhắc lịch qua SMS, WhatsApp và email. Chỉ cấu hình những kênh mà phòng khám của bạn dự định dùng, kiểm tra mọi chi phí nhắn tin, và thử nội dung cũng như thời điểm gửi. Hãy bảo đảm tin xác nhận nêu rõ cuộc hẹn và cho khách một bước tiếp theo thiết thực.

Nếu bạn dùng đồng bộ Xero, hãy đưa việc đối soát vào bài kiểm tra: so sánh một giao dịch bán mẫu với bút toán kế toán tương ứng. Hãy xác nhận chi tiết với kế toán của bạn thay vì cho rằng mọi điều chỉnh đều được xử lý tự động.

5. Kết nối cuộc hẹn với hồ sơ buổi khám đầy đủ

Hãy lên kế hoạch ai kiểm tra giấy tờ trước buổi hẹn, ai ghi lại cuộc hẹn và ai rà soát hồ sơ sau đó. Đội ngũ cần tìm được đúng khách hàng và đúng buổi khám mà không phải lục lọi qua những công cụ rời rạc.

ZibaDesk Ultra bao gồm ghi chú điều trị cho từng buổi khám kèm sơ đồ tiêm, ảnh lâm sàng và ảnh trước/sau, cùng hồ sơ khách hàng có thể xuất ra PDF. Chỉ dùng những công cụ phù hợp với cuộc hẹn. Đây là hướng dẫn về cách tổ chức phần mềm, không phải hướng dẫn cách thực hiện một điều trị.

Nếu bạn dùng tiện ích bổ sung AI Assist tùy chọn, hãy coi các ghi chú buổi khám của nó là bản nháp cần con người rà soát. Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ thu được; bản nháp không phải là một quyết định lâm sàng.

6. Chạy thử toàn bộ quy trình đặt lịch trước khi ra mắt

1. Mở trang đặt lịch trên điện thoại và chọn một dịch vụ.

2. Kiểm tra người thực hiện và giờ hẹn còn trống.

3. Xem lại giá, tiền cọc và thông tin hủy lịch được hiển thị.

4. Hoàn tất một lịch đặt thử bằng thông tin thử nghiệm được ghi rõ.

5. Kiểm tra mục trong lịch, tin xác nhận và mọi bản ghi thanh toán.

6. Thử việc gửi giấy tờ trước buổi hẹn và các lời nhắc liên quan.

7. Kiểm tra nhân viên có thể tìm đúng buổi khám và xuất một hồ sơ mẫu khi cần.

Hãy thử cả một giờ không còn trống và một lần đổi lịch. Sửa mọi điểm gây khó hiểu trước khi thêm đường dẫn đặt lịch vào website và các trang mạng xã hội của bạn. Hãy xem lại những lịch đặt thật đầu tiên cùng đội ngũ và điều chỉnh quy trình dựa trên những gì bạn học được.

Gói ZibaDesk nào phù hợp với quy trình này?

Các công cụ phiếu đồng ý và hồ sơ điều trị cho phòng khám thẩm mỹ được mô tả ở đây yêu cầu gói Ultra. Các gói theo tháng được niêm yết của ZibaDesk là Free với A$0, Pro với A$19.99 và Ultra với A$39.99. Giá tính theo từng doanh nghiệp, giới hạn số nhân viên tùy theo gói. AI Assist là tùy chọn; hãy kiểm tra giá hiện hành và mọi chi phí nhắn tin hoặc thanh toán trước khi chọn.

Bản dùng thử 14 ngày không cần thẻ là bản dùng thử Pro. Đừng cho rằng nó bao gồm các tính năng phòng khám của Ultra. Hãy xác nhận quyền truy cập bạn cần khi đánh giá quy trình phòng khám.

Xem giá và chi tiết các gói của ZibaDesk, sau đó tạo tài khoản ZibaDesk để bắt đầu với gói miễn phí hoặc bản dùng thử Pro 14 ngày.