Configurer la réservation en ligne d'une clinique esthétique : consentement, acomptes et dossiers

Configurer la réservation en ligne d'une clinique esthétique : consentement, acomptes et dossiers

Pour configurer la réservation en ligne d'une clinique esthétique, définissez d'abord vos services et vos horaires de rendez-vous, puis reliez la réservation au bon praticien, aux règles d'acompte, aux formulaires à remplir avant la visite et au dossier client. Testez le parcours complet avant de partager le lien de réservation. Ce guide s'adresse aux propriétaires et aux responsables de cliniques australiennes qui organisent ce fonctionnement.

Ce qu'il faut préparer avant de commencer

• Un menu de services à jour avec les durées de consultation et de rendez-vous.

• Les disponibilités des praticiens, le temps de préparation et le temps nécessaire pour compléter les dossiers.

• Des prix, des montants d'acompte et des informations d'annulation clairs.

• Des questionnaires de santé relus par des professionnels, un consentement au traitement et, si nécessaire, des autorisations distinctes pour les photos.

• Une méthode pour vérifier chaque réservation et la fiche de visite qui lui est associée.

Un logiciel peut organiser les formulaires et les dossiers. Votre clinique reste responsable de faire examiner leur formulation, leur adéquation et ses obligations professionnelles par les conseillers compétents.

1. Construire un menu de services autour du rendez-vous réel

Nommez clairement chaque service réservable et expliquez ce que le client réserve. Séparez la consultation du rendez-vous de traitement lorsque ce sont des services différents dans votre clinique. Fixez les durées d'après votre fonctionnement réel, en prévoyant du temps pour la préparation, l'échange, la documentation et la remise en état de la salle.

Exemple illustratif : si une consultation dure 20 minutes et que le praticien a besoin de 10 minutes de plus pour les notes et la préparation, prévoyez un créneau de 30 minutes. Ces chiffres servent à montrer le calcul ; ils ne constituent ni une recommandation clinique ni une affirmation sur la durée habituelle des rendez-vous.

Vérifiez avec soin les options supplémentaires et les forfaits. Un client doit pouvoir comprendre le prix total et la durée prévue du rendez-vous avant de confirmer.

2. Vérifier les disponibilités des praticiens et les règles de réservation

Saisissez les heures que chaque praticien travaille réellement et vérifiez quels services il peut accepter. Examinez comment le système que vous avez choisi gère les pauses, les congés, le temps de préparation et les réservations de dernière minute. Ne partez pas du principe qu'un créneau affiché comme libre convient à tous les services.

Testez le rendez-vous le plus long, une réservation proche de l'heure de fermeture et deux rendez-vous consécutifs. Vérifiez que l'agenda laisse à l'équipe assez de temps pour faire le travail et compléter le dossier.

3. Garder des conditions de réservation et des documents de traitement clairs

Affichez les informations sur l'acompte et l'annulation pendant le parcours de réservation. Décidez séparément quand le client reçoit un questionnaire de santé avant la visite, le consentement propre au traitement et toute demande d'autorisation pour les photos. Demandez à vos conseillers professionnels de relire la formulation et le processus plutôt que de considérer un modèle de logiciel comme une garantie.

Dans ZibaDesk, la suite clinique du forfait Ultra comprend des questionnaires de santé avant la visite, des formulaires de consentement avec signature électronique et un consentement pour les photos. Utilisez les documents adaptés au rendez-vous et faites vérifier par l'équipe ce qui est complété avant la visite. Une réservation confirmée ne doit pas être considérée comme la preuve que chaque formulaire requis a été examiné.

Pour une présentation du produit, consultez le logiciel ZibaDesk pour cliniques esthétiques.

4. Tester les acomptes, les paiements et les rappels

Décidez quels rendez-vous exigent un acompte, comment le montant est affiché et comment l'équipe traitera une annulation ou un report. Vérifiez auprès de votre prestataire le fonctionnement réel des paiements et des remboursements avant de publier la moindre promesse à ce sujet.

ZibaDesk prend en charge les paiements par carte Stripe, le TPE Tyro EFTPOS et les rappels par SMS, WhatsApp et e-mail. Configurez uniquement les canaux que votre clinique compte utiliser, vérifiez les éventuels coûts de messagerie et testez le texte et le moment d'envoi. Assurez-vous que la confirmation identifie clairement le rendez-vous et donne au client une prochaine étape concrète.

Si vous utilisez la synchronisation Xero, incluez le rapprochement dans votre test : comparez un échantillon de vente avec l'écriture comptable correspondante. Confirmez les détails avec votre comptable plutôt que de supposer que chaque ajustement est géré automatiquement.

5. Relier le rendez-vous à une fiche de visite complète

Prévoyez qui vérifie les formulaires avant la visite, qui documente le rendez-vous et qui relit le dossier ensuite. L'équipe doit pouvoir retrouver le bon client et la bonne visite sans fouiller dans des outils déconnectés.

ZibaDesk Ultra comprend des notes de traitement par visite avec carte des injections, des photos cliniques et avant-après, et des dossiers clients exportables en PDF. N'utilisez que les outils adaptés au rendez-vous. Il s'agit d'un guide d'organisation logicielle, non d'instructions pour réaliser un traitement.

Si vous utilisez le module complémentaire AI Assist en option, considérez ses notes de séance comme des brouillons à relire par un humain. Vérifiez l'exactitude et l'exhaustivité du dossier obtenu ; un brouillon n'est pas une décision clinique.

6. Faire un test de réservation complet avant le lancement

1. Ouvrez la page de réservation sur un téléphone et choisissez un service.

2. Vérifiez le praticien disponible et l'heure de rendez-vous.

3. Examinez le prix affiché, l'acompte et les informations d'annulation.

4. Effectuez une réservation de test avec des coordonnées de test clairement identifiées.

5. Vérifiez l'entrée dans l'agenda, la confirmation et tout enregistrement de paiement.

6. Testez l'envoi des formulaires et des rappels pertinents avant la visite.

7. Vérifiez que l'équipe retrouve la bonne visite et peut exporter un exemple de dossier si nécessaire.

Testez aussi un horaire indisponible et un report. Corrigez tout ce qui prête à confusion avant d'ajouter le lien de réservation à votre site web et à vos profils sociaux. Passez en revue les premières vraies réservations avec votre équipe et ajustez le fonctionnement d'après ce que vous apprenez.

Quel forfait ZibaDesk convient à ce fonctionnement ?

Les outils de consentement et de dossier de traitement pour cliniques esthétiques décrits ici nécessitent Ultra. Les forfaits mensuels affichés par ZibaDesk sont Free à A$0, Pro à A$19.99 et Ultra à A$39.99. Le prix est par entreprise, avec des limites de personnel selon le forfait. AI Assist est en option ; vérifiez les tarifs actuels et les éventuels coûts de messagerie ou de paiement avant de choisir.

L'essai de 14 jours sans carte est un essai Pro. Ne supposez pas qu'il comprend les fonctionnalités cliniques d'Ultra. Confirmez l'accès dont vous avez besoin lorsque vous évaluez ce fonctionnement clinique.

Consultez les tarifs et les détails des forfaits ZibaDesk, puis créez votre compte ZibaDesk pour commencer avec le forfait gratuit ou l'essai Pro de 14 jours.