Estetik Klinik Randevu Kurulumu: Onam, Depozito ve Kayıtlar

Estetik Klinik Randevu Kurulumu: Onam, Depozito ve Kayıtlar

Bir estetik klinik için çevrimiçi randevu kurmak üzere önce hizmetlerinizi ve randevu saatlerinizi tanımlayın, ardından randevuyu doğru uygulayıcıya, depozito kurallarına, ziyaret öncesi evraklara ve müşteri kaydına bağlayın. Randevu bağlantısını paylaşmadan önce tüm süreci baştan sona test edin. Bu rehber, bu iş akışını düzenleyen Avustralyalı klinik sahipleri ve klinik yöneticileri içindir.

Başlamadan önce neleri hazırlamalısınız

• Konsültasyon ve randevu sürelerini içeren güncel bir hizmet menüsü.

• Uygulayıcıların müsaitliği, hazırlık süresi ve kayıtları tamamlama süresi.

• Net fiyatlar, depozito tutarları ve iptal bilgileri.

• Uzmanlarca gözden geçirilmiş sağlık anketleri, tedaviye özel onam ve gerektiğinde ayrı fotoğraf izinleri.

• Her randevuyu ve ona bağlı ziyaret kaydını kontrol etmek için bir plan.

Yazılım evrakları ve kayıtları düzenleyebilir. İfadelerini, uygunluğunu ve mesleki yükümlülüklerini ilgili danışmanlarla gözden geçirmek ise kliniğinizin sorumluluğunda kalır.

1. Hizmet menüsünü gerçek randevunun etrafında oluşturun

Randevusu alınabilen her hizmeti net biçimde adlandırın ve müşterinin neyi ayırttığını açıklayın. Kliniğinizde farklı hizmetlerse konsültasyonu tedavi randevusundan ayırın. Süreleri gerçek çalışma sürecinize göre belirleyin; hazırlık, görüşme, kayıt tutma ve oda düzenleme için zaman bırakın.

Açıklayıcı örnek: bir konsültasyon 20 dakika sürüyorsa ve uygulayıcının not almak ve hazırlanmak için 10 dakikaya daha ihtiyacı varsa, 30 dakikalık bir süre ayırın. Bu rakamlar hesaplamayı göstermek içindir; klinik bir öneri ya da tipik randevu süreleri hakkında bir iddia değildir.

İsteğe bağlı ekstraları ve paketleri dikkatle kontrol edin. Müşteri, onaylamadan önce toplam fiyatı ve beklenen randevu süresini anlayabilmelidir.

2. Uygulayıcı müsaitliğini ve randevu kurallarını kontrol edin

Her uygulayıcının gerçekten çalıştığı saatleri girin ve hangi hizmetleri kabul edebildiklerini kontrol edin. Seçtiğiniz sistemin molaları, izinleri, hazırlık süresini ve kısa süre öncesinden alınan randevuları nasıl ele aldığını gözden geçirin. Boş görünen bir saatin her hizmet için hazır olduğunu varsaymayın.

En uzun randevuyu, kapanışa yakın bir randevuyu ve arka arkaya iki randevuyu test edin. Takvimin ekibe işi yapmak ve kaydı tamamlamak için yeterli zaman verdiğini doğrulayın.

3. Randevu koşullarını ve tedavi evraklarını net tutun

Depozito ve iptal bilgilerini randevu sürecinde gösterin. Ayrıca müşterinin ziyaret öncesi sağlık anketini, tedaviye özel onamı ve varsa fotoğraf izni talebini ne zaman alacağına karar verin. Bir yazılım şablonunu garanti saymak yerine, ifadeleri ve süreci mesleki danışmanlarınıza gözden geçirtin.

ZibaDesk'te Ultra planındaki klinik paketi, ziyaret öncesi sağlık anketlerini, e-imzalı onam formlarını ve fotoğraf onamını içerir. Randevuyla ilgili evrakları kullanın ve ekibinizin ziyaretten önce nelerin tamamlandığını kontrol etmesini sağlayın. Onaylanmış bir randevu, gerekli her formun gözden geçirildiğinin kanıtı sayılmamalıdır.

Ürüne genel bakış için ZibaDesk estetik klinik yazılımına bakın.

4. Depozitoları, ödemeleri ve hatırlatmaları test edin

Hangi randevuların depozito gerektirdiğine, tutarın nasıl gösterileceğine ve personelin bir iptali ya da yeniden planlamayı nasıl ele alacağına karar verin. Bu konuda söz yayımlamadan önce gerçek ödeme ve iade akışını sağlayıcınızla kontrol edin.

ZibaDesk; Stripe kart ödemelerini, Tyro EFTPOS'u ve SMS, WhatsApp ve e-posta hatırlatmalarını destekler. Yalnızca kliniğinizin kullanmayı planladığı kanalları yapılandırın, mesajlaşma maliyetlerini kontrol edin ve ifadeyi ile zamanlamayı test edin. Onayın randevuyu net biçimde tanımladığından ve müşteriye uygulanabilir bir sonraki adım verdiğinden emin olun.

Xero senkronizasyonunu kullanıyorsanız, testinize mutabakatı da ekleyin: örnek bir satışı ilgili muhasebe kaydıyla karşılaştırın. Her düzeltmenin otomatik olarak halledildiğini varsaymak yerine ayrıntıları muhasebecinizle doğrulayın.

5. Randevuyu eksiksiz bir ziyaret kaydına bağlayın

Ziyaret öncesi evrakları kimin kontrol edeceğini, randevuyu kimin belgeleyeceğini ve kaydı sonrasında kimin gözden geçireceğini planlayın. Ekip, birbirinden kopuk araçlar arasında arama yapmadan doğru müşteriyi ve ziyareti bulabilmelidir.

ZibaDesk Ultra; enjeksiyon haritalı ziyaret başına tedavi notlarını, klinik ve öncesi-sonrası fotoğraflarını ve PDF olarak dışa aktarılabilen müşteri kayıtlarını içerir. Yalnızca randevuyla ilgili araçları kullanın. Bu, yazılım düzenine dair bir rehberdir; bir tedavinin nasıl uygulanacağına dair talimat değildir.

İsteğe bağlı AI Assist eklentisini kullanıyorsanız, seans notlarını insan incelemesi gerektiren taslaklar olarak değerlendirin. Ortaya çıkan kaydı doğruluk ve eksiksizlik açısından kontrol edin; bir taslak, klinik bir karar değildir.

6. Yayına almadan önce tam bir randevu testi yapın

1. Randevu sayfasını bir telefonda açın ve bir hizmet seçin.

2. Müsait uygulayıcıyı ve randevu saatini kontrol edin.

3. Gösterilen fiyatı, depozitoyu ve iptal bilgilerini gözden geçirin.

4. Açıkça test olarak belirtilmiş bilgilerle bir deneme randevusu tamamlayın.

5. Takvim kaydını, onayı ve varsa ödeme kaydını kontrol edin.

6. İlgili ziyaret öncesi evrakların ve hatırlatmaların iletimini test edin.

7. Personelin doğru ziyareti bulabildiğini ve gerekirse örnek bir kaydı dışa aktarabildiğini kontrol edin.

Ayrıca müsait olmayan bir saati ve bir yeniden planlamayı test edin. Randevu bağlantısını web sitenize ve sosyal medya profillerinize eklemeden önce kafa karıştıran her şeyi düzeltin. İlk gerçek randevuları ekibinizle gözden geçirin ve iş akışını öğrendiklerinize göre ayarlayın.

Bu iş akışına hangi ZibaDesk planı uyar?

Burada anlatılan estetik klinik onam ve tedavi kaydı araçları Ultra gerektirir. ZibaDesk'in listelenen aylık planları şunlardır: A$0 ile Ücretsiz, A$19.99 ile Pro ve A$39.99 ile Ultra. Fiyatlandırma işletme başınadır; personel sınırları plana göre değişir. AI Assist isteğe bağlıdır; seçim yapmadan önce güncel fiyatları ve mesajlaşma ya da ödeme maliyetlerini kontrol edin.

Kart gerektirmeyen 14 günlük deneme bir Pro denemesidir. Ultra klinik özelliklerini kapsadığını varsaymayın. Klinik iş akışını değerlendirirken ihtiyacınız olan erişimi doğrulayın.

ZibaDesk fiyatlandırmasını ve plan ayrıntılarını inceleyin, ardından ücretsiz planla ya da 14 günlük Pro denemesiyle başlamak için ZibaDesk hesabınızı oluşturun.