Software para eliminación de tatuajes: un día en un estudio de eliminación de tatuajes con láser

La eliminación de tatuajes con láser es un negocio lento, en el mejor sentido. Un tatuaje requiere seis, ocho y a veces doce sesiones, espaciadas entre seis y ocho semanas, de modo que un estudio de eliminación gestiona en realidad decenas de largos cursos de tratamiento a la vez. Todos empiezan con una consulta y una prueba de parche, necesitan un formulario de consentimiento firmado y dependen de que el cliente vuelva a tiempo. Este es un martes en un estudio de Melbourne, y cómo funciona cada parte en ZibaDesk.

Northline Laser Studio es ficticio, pero está configurado exactamente igual que los estudios australianos de eliminación de tatuajes reales con los que creamos la plantilla de eliminación de tatuajes de ZibaDesk, y las capturas de pantalla siguientes proceden de una demo funcional. Jess Moreau es la propietaria del estudio y realiza la mayor parte del trabajo con láser. Kai Thompson es su segundo técnico de láser. Priya Nair se ocupa de recepción. Tienen dos salas de láser, una sala de consulta, un láser de picosegundos y un Nd:YAG Q-switched.

8:30El día en una sola pantalla

Jess abre el tablero del personal en el iPad de recepción antes de que llegue el primer cliente. Cada profesional tiene una columna, cada cita es una tarjeta tan larga como la sesión que reserva y unas líneas finas cada cinco minutos permiten ver fácilmente dónde cabe una sesión de cuello de 15 minutos. Un tatuaje mediano se reserva por 30 minutos y una media manga por una hora, así que el tablero se llena tal como lo hará realmente el día.

Las pequeñas marcas de cada tarjeta le ahorran una docena de preguntas:

• R significa que el cliente pidió a ese profesional. Daniel y Marcus siempre ven a Jess, así que nadie los pasa a Kai para llenar un hueco.
• El globo terráqueo significa que la reserva llegó desde el sitio web, normalmente durante la noche.
• La marca de verificación significa que el cliente confirmó desde su recordatorio.
• El icono de nota significa que hay algo que leer antes de que empiece la sesión.

Durante la nocheReservas con precio según el tamaño del tatuaje

Tres de las citas de hoy se reservaron después de que el estudio cerrara. El sitio web de Northline es su página de reservas de ZibaDesk en el estilo Noir: oscuro, sereno e inconfundiblemente una clínica y no un estudio de tatuajes. El titular, las tres promesas que lo acompañan (consulta y prueba de parche gratuitas, precio por sesión según el tamaño, citas privadas y sin prisas) y las fotos se configuran desde la app.

La pregunta más difícil para un cliente nuevo es “¿cuánto me va a costar?”. Northline la responde en la propia carta. Cada franja de tamaño es un servicio propio con su propio precio y duración de sesión: extrapequeño hasta 2 cm, pequeño, mediano, grande, extragrande, media manga, manga completa, espalda o pecho, además de manos, cuellos y tatuajes cosméticos como cejas, perfilado de labios y delineado de ojos. Los clientes comparan su tatuaje con un sello de correos o una tarjeta de visita y eligen. Las sesiones de aclarado para cubrir un tatuaje tienen su propia línea, porque el objetivo es aclarar, no borrar.

Después viene la hora. El cliente puede elegir a Jess o a Kai, o Cualquiera disponible. Con la asignación automática activada, una reserva “cualquiera” va directamente a quien esté libre a esa hora, en lugar de esperar en una columna Sin asignar a que Priya la resuelva por la mañana. Las horas se muestran en la zona horaria del propio estudio, incluso para un cliente que reserva desde otro estado.

En cada reserva online se cobra un depósito de $30 que se descuenta de la factura el mismo día. Va directamente a la cuenta de Stripe propia de Northline; ZibaDesk nunca retiene el dinero. La política de cancelación aparece encima del botón de confirmar, con la hora límite real de esa reserva.

9:00Una consulta y una prueba de parche

Hannah encontró Northline en Instagram y reservó la consulta y la prueba de parche gratuitas a las 23:00. Quiere borrarse un tatuaje de la muñeca antes de empezar un trabajo nuevo. Cuando entró, ya había rellenado el cuestionario de salud y firmado en su teléfono el formulario de consentimiento para la eliminación de tatuajes, desde el enlace de su confirmación. El consentimiento previo a la visita es un interruptor en Ajustes: cada nueva reserva recibe el enlace, y el recordatorio avisa a quien aún no lo ha hecho.

La consulta en sí es la parte honesta del trabajo. Jess examina el color de la tinta, la profundidad, la antigüedad del tatuaje y el tipo de piel de Hannah, explica que un rango de sesiones es una estimación y no una promesa, y hace una pequeña prueba de parche. Sus notas quedan en la ficha de Hannah, y Hannah reserva su primera sesión para dentro de seis semanas antes de irse, aún sentada en la silla.

9:45Sesión cuatro de ocho

A Daniel le están eliminando un texto escrito en el antebrazo. Jess estimó ocho sesiones en su consulta, y hoy es la cuarta. Su ficha muestra el curso como un plan de tratamiento: ocho sesiones, tres realizadas, cada una con una fecha y una breve nota (“buen frosting, sin ampollas”, “bordes casi desaparecidos”). Antes de empezar, Jess lee la última nota y las fotos de sesiones anteriores, y después de la sesión añade la de hoy.

Como el plan sabe cuántas sesiones quedan, la ficha también muestra lo que falta por reservar. Antes de que Daniel se vaya, Priya toca Reservar siguiente en su cita, y la próxima sesión queda siete semanas después con Jess, su profesional solicitada, ya seleccionada.

A media mañanaDos láseres, dos salas, sin conflictos

A las 10:15 Kai comienza una sesión de aclarado para cubrir un tatuaje en la Sala de láser 2 mientras Jess trata unas cejas en la Sala de láser 1. Las cejas necesitan el Nd:YAG y el aclarado necesita el de picosegundos. En la mayoría de los sistemas de reservas, eso es un problema de pizarra. En ZibaDesk, las salas y los láseres de Northline están configurados como salas y equipos, a cada cita se le asigna una sala y un equipo, y los calendarios de Salas y Equipos muestran su jornada igual que el tablero del personal muestra a las personas.

Si alguien intenta poner a dos clientes en el mismo láser o en la misma sala a la misma hora, la app le avisa antes de guardar. Las reservas online nunca aceptan más citas simultáneas que salas tiene el estudio, de modo que el sitio web no ofrece un horario que el estudio no pueda atender.

MediodíaLa nota que importa

Marcus está en la sesión seis de una media manga, una hora de láser. También es alérgico a la lidocaína, el principio activo de la mayoría de las cremas anestésicas. Jess lo anotó en su ficha hace meses, y aparece dos veces: en su ficha de cliente y como nota en la cita de hoy, por lo que su tarjeta en el tablero lleva el icono de nota. Un toque en la tarjeta abre todo sobre la visita, junto con cobrar, marcar llegada, reservar siguiente, recordatorios y el historial del cliente.

Marcus confirmó ayer desde su recordatorio. Northline envía recordatorios con 24 horas de antelación por SMS (WhatsApp también es una opción), y el cliente puede confirmar, reprogramar dentro de las reglas del estudio o enviar un mensaje desde el enlace sin necesidad de llamar.

TardeCursos y aclarado para cubrir un tatuaje

Chloe está a mitad de un curso de seis sesiones en un tatuaje pequeño del tobillo. Lo compró en la página de reservas de Northline: seis sesiones pequeñas por $700, lo que supone un ahorro de $140 frente a pagar una por una. Cada vez que reserva introduce su código de paquete, no se cobra depósito y al cobrar se marca la sesión como realizada. Su ficha muestra cuatro sesiones restantes.

Liam tiene el paquete de aclarado para cubrir un tatuaje: tres sesiones de aclarado medianas compradas en caja la semana pasada, porque su tatuador quiere que la pieza antigua esté más clara antes de hacer un tatuaje nuevo dentro de ocho semanas. El aclarado es la parte del negocio de Northline que más crece, y los paquetes facilitan venderlo como el curso corto que es.

La lista de clientes del estudio hace visible el trabajo de seguimiento. Muestra quién viene hoy, cuándo fue la última visita de cada cliente y su próxima reserva, de modo que Priya puede detectar a quien se ha retrasado en su siguiente sesión y llamarlo.

En cajaCobrar en unos pocos toques

Cuando termina una sesión, el cobro arranca desde la cita, de modo que el servicio, el precio y el profesional ya están en el carrito. Añade crema anestésica si se usó, aplica un paquete o una tarjeta regalo, cobra con tarjeta o en efectivo, y el recibo muestra el GST porque los precios de Northline lo incluyen. El depósito pagado online ya está descontado.

17:30El cierre

Al final del día, Jess mira tres números: cuánto ha ingresado el estudio, cuántas sesiones se han hecho y qué hay reservado para el resto de la semana. Los informes de ZibaDesk le dan esos datos y más, por profesional, por servicio y por método de pago, además de un informe de uso de equipos que muestra cuántas horas ha funcionado realmente cada láser. El láser de picosegundos fue la máquina más ocupada del local el mes pasado, algo útil de saber cuando le toca el mantenimiento.

Y como el tablero, el sitio web, los formularios, las salas y la caja leen de los mismos registros, no hay nada que conciliar. La primera tarjeta de mañana ya está en el tablero.

Por qué los estudios de eliminación necesitan software pensado para cursos y no para visitas sueltas

Una peluquería ve a una clienta cada seis semanas para siempre. Un estudio de eliminación de tatuajes ve a un cliente cada seis u ocho semanas hasta terminar el trabajo, y todo el negocio depende de que ese curso siga su camino. Eso cambia lo que el software tiene que hacer bien:

• Precio por tamaño, con claridad. Los clientes necesitan una cifra antes de reservar, y las franjas de tamaño son la forma de fijar el precio de la eliminación.
• Consentimiento e historial antes del primer pulso. Un formulario de consentimiento firmado, un cuestionario de salud y una prueba de parche registrados, siempre.
• Controlar el curso, no solo la visita. Cuántas sesiones se han hecho, cuántas quedan, y notas y fotos de cada una.
• Programar las máquinas. Un láser y una sala son una limitación tan real como un profesional.
• Hacer que el cliente vuelva. Reservar la siguiente sesión al cobrar, recordatorios que se pueden confirmar y paquetes que convierten un curso en una sola decisión en lugar de ocho.

Nuestra página de software para estudios de tatuajes trata la parte del sector que corresponde al tatuaje, y la de software para clínicas estéticas profundiza en las herramientas clínicas, incluidos los planes de tratamiento y los formularios de consentimiento online.