Software für mobile Hundefriseure: So führt eine Groomerin Anhänger und Heimstudio mit ZibaDesk

Das ist Tess. Sie ist Solo-Groomerin im Hinterland der Gold Coast und führt zwei Betriebe in einem: Unter der Woche kommen die Hunde in ihr Heimstudio, am Wochenende zieht sie ihren Pflegeanhänger zu den Einfahrten ihrer Kunden. Sie hatte eine Liste mit Dingen, die ihre alte Buchungs-App nicht konnte. Dies ist die Geschichte dieser Liste und wie jeder Punkt in ZibaDesk aussieht, Bildschirm für Bildschirm.

Bramble & Bark Mobile Dog Grooming ist erfunden, aber jede Anforderung unten stammt von einer echten australischen Groomerin, für die wir in diesem Jahr gebaut haben. Wenn Sie Ihren eigenen Betrieb in Tess' Liste wiedererkennen, zeigt Ihnen der Rest des Artikels genau, wie die Einrichtung aussieht.

1. Heimstudio und Anhänger sind zwei Standorte, nicht einer

Als Erstes richtete Tess in ZibaDesk zwei Standorte ein. Das Heimstudio ist eine normale Adresse mit Öffnungszeiten an Wochentagen nachmittags. Der mobile Anhänger ist als mobiler Standort markiert: Er hat keine eigene Adresse, arbeitet samstags und sonntags und erhebt Anfahrtskosten. Jeder Standort kann eigene Leistungen und eigene Preise haben, sodass ein Bad im Anhänger etwas mehr kosten darf als im Studio, ganz ohne Umweg.

Auf ihrer Buchungsseite lautet die allererste Frage an den Kunden: wo? Wer das Studio wählt, sieht im Kalender nur Wochentage; wer den Anhänger wählt, sieht nur Wochenenden und wird nach einer Adresse gefragt.

2. Preise nach Größe des Hundes

Jede Groomerin kalkuliert nach Größe, und die meiste Buchungssoftware zwingt dazu, das mit sechs Kopien jeder Leistung nachzubauen. Der Tierpflege-Modus von ZibaDesk macht es umgekehrt. Tess' Leistungen sind ihre Pflegepakete: Komplettpflege, Mini-Pflege, Waschen & Föhnen, Entfilzen und Fellwechsel-Behandlung. Jede Pflege hat für jede Größe einen eigenen Preis und eine eigene Dauer, von Winzig (bis 5 kg) bis Riese (ab 40 kg).

Der Kunde gibt im Schritt "Ihr Tier" nur einmal an, wie groß sein Hund ist, und ab dann zeigt jede Pflege Preis und Zeit für genau diese Größe. Waschen & Föhnen kostet $80 und dauert 60 Minuten bei einem kleinen Cavoodle, bei einem Labrador $115 und 90 Minuten. Kein Scrollen an vier unpassenden Größen vorbei und kein Anruf, um den Preis zu klären.

3. Die Anfahrtskosten berechnen sich selbst

Tess' Regel für den Anhänger ist einfach: kostenlos innerhalb von 10 km um ihr Zuhause, $15 bis 25 km, $30 bis 40 km, und weiter fährt sie nicht. Diese drei Stufen trug sie in die Einstellungen des mobilen Standorts ein, und damit war es erledigt.

Gibt ein Kunde seine Adresse ein, misst ZibaDesk die Fahrstrecke von ihrem Ausgangspunkt und zeigt die Gebühr an, bevor er eine Uhrzeit wählt. Wer 45 km entfernt wohnt, erfährt freundlich, dass der Anhänger so weit nicht fährt, noch bevor er einen Termin ausgesucht oder eine Karte eingegeben hat. Die Gebühr steht als eigene Zeile in der Buchung oder ist in den Leistungspreis eingerechnet, ganz wie sie es lieber zeigt.

Dieselbe Berechnung läuft in der App. Legt Tess selbst einen Termin für einen Anhängerbesuch an, fragt das Formular nach der Adresse des Kunden (vorausgefüllt, falls vorhanden), schlägt die Anfahrtskosten anhand der Entfernung vor und lässt sie ändern, wenn sie am Telefon etwas anderes vereinbart hat.

4. Anzahlungen auf das eigene Stripe-Konto

Nichterscheinen ist die Steuer der mobilen Groomerin: eine Stunde Fahrt und ein verlorener Termin. Tess nimmt bei jeder Online-Buchung eine Anzahlung von $20, die am Tag selbst von der Rechnung abgezogen wird. Ihr eigenes Stripe-Konto hat sie in wenigen Minuten über die Einstellungen verbunden. ZibaDesk nutzt Stripe Connect, das Geld landet also auf ihrem Konto, nicht auf unserem, und ihr Stripe-Dashboard zeigt jede Zahlung.

Ihre Stornobedingungen stehen direkt über der Bestätigungsschaltfläche, mit der tatsächlichen Frist samt Datum und Uhrzeit für genau diese Buchung ("Änderungen bis Freitag, 18:00 Uhr"). Die Kunden bestätigen per Häkchen, dass sie sie gelesen haben. Wenn sie möchte, kann sie statt Anzahlungen auch Vollzahlung wählen oder eine Karte hinterlegen und nur bei Nichterscheinen eine Gebühr erheben.

Bestätigungen gehen per SMS oder E-Mail mit einem Verwaltungslink hinaus, sodass der Kunde bestätigen, innerhalb der erlaubten Frist umbuchen oder ihr schreiben kann, ohne erneut anzurufen.

5. Eine Buchungswebsite in ihren Farben

Tess' Logo ist cremefarben und warmbraun. Ihr alter Buchungslink war eine generische rosa Seite, die aussah wie hundert andere Salons. In ZibaDesk wählte sie den Seitenstil Grooming (Pfoten-Details, ein Hero-Bereich, ihre Leistungen, ein Über-uns-Abschnitt und eine Galerie) und klickte dann unter Farben auf Farben meines Logos verwenden. Die Seite las das Creme und das Braun aus ihrem Logo aus, prüfte, ob der Kontrast gut lesbar ist, und baute die gesamte Website neu auf, mit Startseite, Buchungsschritten, Bestätigung und Formularen in ihrer Palette.

Es gibt auch fertige Schemata (Cocoa & Cream, Sage, Ocean, Midnight und weitere) sowie eine eigene Variante mit drei Farbwählern, jeweils mit Live-Vorschau.

Ihre Buchungswebsite liegt unter einer eigenen ZibaDesk-Adresse (etwa brambleandbark.zibadesk.com), und jeder "Jetzt buchen"-Link in der App, jede SMS und jede E-Mail nutzt genau diese Adresse, sodass Kunden nie eine generische System-URL sehen.

6. Das Welpen-Einführungspaket

Dieser Punkt auf Tess' Liste war der, den kein Standardwerkzeug konnte. Welpen müssen sich schrittweise an Tisch, Föhn und Schermaschine gewöhnen, deshalb verkauft sie ein Welpen-Einführungspaket: drei Besuche für $180, im Voraus bezahlt. Besuch eins ist ein behutsames Kennenlernen, Besuch zwei ein Bad mit Föhnen, Besuch drei eine Mini-Pflege. Die Besitzer buchen jeden Besuch, wenn der Welpe bereit ist, und Tess muss sehen können, wie viele noch offen sind, ohne ein Notizbuch zu führen.

Einmal einrichten

Unter Einstellungen → Leistungen & Produkte → Pakete besteht das Paket aus einem Namen, einem Preis und einer Liste enthaltener Besuche. Jeder Besuch ist den Leistungen zugeordnet, die er abdeckt, sodass der Besuch "Bad & Föhnen" für die Bad-Leistungen in Winzig, Klein und Mittel gilt (bis zum zweiten Besuch ist ein Welpe kein Riese). Sie stellte ein, dass das Paket sechs Monate nach dem Kauf verfällt, und setzte das Häkchen bei "Auf der Buchungsseite verkaufen".

Online oder an der Kasse verkaufen

Da ihr Stripe-Konto verbunden ist, erscheint das Paket auf ihrer Buchungsseite mit der Schaltfläche "Dieses Paket kaufen". Der Kunde zahlt über Stripe, erhält einen Code auf dem Bildschirm und per E-Mail, und Tess sieht den Verkauf und eine neue Kundenakte in der App auftauchen. An der Kasse ist Pakete einfach eine weitere Kategorie im POS: antippen, den Kunden wählen, und der Beleg druckt den Code.

Einen Besuch mit dem Code buchen

Bucht der Besitzer online ein Bad und gibt beim Bezahlen den Paketcode ein, prüft die Seite, welcher enthaltene Besuch das Gewählte abdeckt, teilt mit, wie viele Besuche danach übrig sind, und zieht die Anzahlung ab: Heute ist nichts zu zahlen, denn das Paket hat dies bereits bezahlt. Der Besuch wird für diese Buchung reserviert, sodass derselbe Besuch nicht zweimal gebucht werden kann, und wird bei einer Stornierung wieder freigegeben.

An der Kasse abhaken

Am Tag selbst checkt Tess den Termin wie gewohnt im POS aus. Weil die Buchung das Paket trägt, kommt die Bad-Zeile mit einer passenden Gutschrift und die Summe beträgt $0. Kommt ein Paketinhaber ohne Termin vorbei, erkennt der POS, dass die Leistung im Warenkorb abgedeckt ist, und bietet die Ein-Tipp-Schaltfläche Paketbesuch einlösen an. In beiden Fällen wird der Besuch mit Datum am Paket vermerkt, und der Beleg zeigt "Noch 2 von 3 Besuchen übrig".

Sehen, was noch übrig ist

Die Kundenakte zeigt jedes Paket, das der Kunde besitzt, den Code und jeden Besuch als verwendet, gebucht oder verfügbar, mit Ablaufdatum und einem Verlauf, wann welcher Besuch eingelöst wurde. Wird der Verkauf erstattet, kommt der Besuch zurück; wird das Paket selbst erstattet, wird es entsprechend markiert.

7. Das Tier steht in der Akte

Tess' Kunden sind Hunde, und der Besitzer ist nur derjenige, der zahlt. Jede Kundenakte listet die Tiere mit Rasse und Größe auf, automatisch aus Online-Buchungen befüllt, dazu eine Vorher-nachher-Fotogalerie pro Tier. Neue Termine und Pakete sind an das Tier gebunden, sodass ein Haushalt mit einem Cavoodle und einem Labrador ein Kunde mit zwei sehr unterschiedlichen Preislisten ist.

8. Die App öffnet sich dort, wo sie arbeitet

Kleine Dinge zählen, wenn man eine App vierzigmal am Tag öffnet und einen nassen Hund unter dem Arm hat. Tess' Salon-Zentrale, die Live-Ansicht darüber, wer da ist, wer wartet und wer als Nächstes dran ist, ist als Standardbildschirm angeheftet, sodass die App direkt dort startet. Ein anderes Teammitglied kann stattdessen den Wochenkalender anheften; die Wahl gilt pro Person.

Berichte laufen über beide Standorte oder einzeln, sodass sie sehen kann, was der Anhänger pro Wochenende einnimmt im Vergleich zum Studio, mit Paketen als eigener Zeile und Anfahrtskosten getrennt vom Pflegeumsatz.