Logiciel de toilettage canin mobile : comment une toiletteuse gère sa remorque et son studio à domicile avec ZibaDesk

Voici Tess. Toiletteuse indépendante dans l'arrière-pays de la Gold Coast, elle mène deux activités en une : en semaine, les chiens viennent dans son studio à domicile, et le week-end elle tracte sa remorque de toilettage jusqu'à l'allée de ses clients. Son ancienne application de réservation était incapable de faire tout un tas de choses. Voici l'histoire de cette liste, et à quoi ressemble chaque point dans ZibaDesk, écran par écran.

Bramble & Bark Mobile Dog Grooming est une entreprise fictive, mais chaque besoin décrit ci-dessous vient d'une vraie toiletteuse australienne pour qui nous avons construit cette configuration cette année. Si vous reconnaissez votre propre activité dans la liste de Tess, la suite de l'article vous montre précisément à quoi ressemble la mise en place.

1. Un studio à domicile et une remorque, ce sont deux lieux et non un seul

La première chose que Tess a faite dans ZibaDesk a été de créer deux lieux. Home Studio est une adresse classique avec des horaires d'après-midi en semaine. Mobile Trailer est signalé comme lieu mobile : il n'a pas d'adresse propre, il fonctionne le samedi et le dimanche, et il comporte des frais de déplacement. Chaque lieu peut avoir ses propres services et ses propres tarifs, de sorte qu'un bain dans la remorque peut coûter un peu plus cher qu'un bain au studio sans aucun contournement.

Sur sa page de réservation, la toute première question posée au client est où. S'il choisit le studio, le calendrier ne propose que les jours de semaine ; s'il choisit la remorque, il ne propose que les week-ends et demande une adresse.

2. Des tarifs selon la taille du chien

Tous les toiletteurs fixent leurs prix selon la taille, et la plupart des logiciels de réservation vous obligent à tricher avec six copies de chaque service. Le mode toilettage animalier de ZibaDesk fait l'inverse. Les services de Tess sont ses toilettages (Full Groom, Mini Groom, Bath & Blow Dry, Deshed), et chacun a un prix et une durée pour chaque taille, de Tiny (jusqu'à 5 kg) à Giant (40 kg et plus).

Le client indique une seule fois la taille de son chien, à l'étape « Votre animal », et ensuite chaque toilettage affiche le prix et la durée correspondant à cette taille. Un Bath & Blow Dry est à $80 pour 60 minutes pour un petit cavoodle et à $115 pour 90 minutes pour un labrador. Plus besoin de faire défiler quatre tailles qui ne concernent pas le client, ni de téléphoner pour confirmer le prix.

3. Les frais de déplacement se calculent tout seuls

La règle de Tess pour la remorque est simple : gratuit dans un rayon de 10 km autour de chez elle, $15 jusqu'à 25 km, $30 jusqu'à 40 km, et elle ne va pas plus loin. Elle a saisi ces trois paliers dans les réglages du lieu mobile, et l'affaire était réglée.

Lorsqu'un client saisit son adresse, ZibaDesk mesure la distance routière depuis sa base et affiche les frais avant qu'il choisisse un horaire. Quelqu'un qui habite à 45 km apprend poliment que la remorque ne se déplace pas aussi loin, avant même d'avoir choisi un créneau ou saisi une carte. Les frais sont ajoutés sous forme de ligne distincte dans la réservation, ou intégrés au prix du service si elle préfère l'afficher ainsi.

Le même calcul fonctionne dans l'application. Quand Tess ajoute elle-même un rendez-vous pour une visite en remorque, le formulaire demande l'adresse du client (préremplie si elle la connaît), propose les frais de déplacement d'après la distance et lui permet de les modifier si elle a convenu d'autre chose au téléphone.

4. Des acomptes versés sur son propre compte Stripe

Les no-shows sont la taxe du toiletteur mobile : une heure de route et un créneau perdu. Tess prend un acompte de $20 sur chaque réservation en ligne, déduit de la note le jour même. Elle a connecté son propre compte Stripe depuis les Réglages en quelques minutes : ZibaDesk utilise Stripe Connect, l'argent arrive donc sur son compte et non sur le nôtre, et son tableau de bord Stripe affiche chaque paiement.

Sa politique d'annulation figure juste au-dessus du bouton de confirmation, avec la date et l'heure limites réelles pour cette réservation (« modifications avant vendredi 18 h »). Les clients cochent qu'ils l'ont lue. Si elle préfère, elle peut passer des acomptes au paiement intégral, ou à l'enregistrement d'une carte et à des frais prélevés uniquement en cas d'absence.

Les confirmations partent par SMS ou par e-mail avec un lien de gestion, afin que le client puisse confirmer, reporter dans le délai autorisé ou lui écrire sans autre appel téléphonique.

5. Un site de réservation à ses couleurs

Le logo de Tess est crème et brun chaud. Son ancien lien de réservation était une page rose générique qui ressemblait à cent autres salons. Dans ZibaDesk, elle a choisi le style de page Grooming (détails en forme de pattes, une bannière, ses services, une section à propos et une galerie), puis, sous Couleurs, elle a cliqué sur Utiliser les couleurs de mon logo. La page a lu le fond crème et le brun de son logo, vérifié que le contraste restait lisible, et reconstruit tout le site (page d'accueil, étapes de réservation, confirmation et formulaires) dans sa palette.

Il existe aussi des palettes toutes prêtes (Cocoa & cream, Sage, Ocean, Midnight et d'autres) et une option personnalisée avec trois sélecteurs de couleur, le tout avec un aperçu en direct.

Son site de réservation vit à sa propre adresse ZibaDesk (quelque chose comme brambleandbark.zibadesk.com), et chaque lien « Réserver » de l'application, chaque SMS et chaque e-mail utilise cette adresse : les clients ne voient jamais d'URL système générique.

6. Le forfait d'initiation pour chiots

C'était le point de la liste de Tess qu'aucun outil du commerce ne savait gérer. Les chiots doivent s'habituer progressivement à la table, au sèche-poils et à la tondeuse, c'est pourquoi elle vend un Puppy Introduction Package : trois visites pour $180, payées d'avance. La première visite est une douce prise de contact, la deuxième un bain avec brushing, la troisième un mini toilettage. Le propriétaire réserve chaque visite quand le chiot est prêt, et Tess doit voir combien il en reste sans tenir un carnet.

Le configurer une seule fois

Sous Réglages → Services et produits → Forfaits, un forfait se compose d'un nom, d'un prix et d'une liste de visites incluses. Chaque visite est associée aux services qu'elle couvre : la visite « Bain et brushing » est donc valable pour les bains tiny, small et medium (un chiot ne sera pas un géant dès la deuxième visite). Elle l'a réglé pour expirer six mois après l'achat et a coché « Vendre sur la page de réservation ».

Le vendre en ligne ou en caisse

Comme son compte Stripe est connecté, le forfait apparaît sur sa page de réservation avec un bouton « Acheter ce forfait ». Le client paie via Stripe, reçoit un code à l'écran et par e-mail, et Tess voit la vente et une nouvelle fiche client apparaître dans l'application. En caisse, Forfaits est simplement une catégorie de plus du POS : il suffit de la toucher, de choisir le client, et le ticket imprime le code.

Réserver une visite avec le code

Quand le propriétaire réserve un bain en ligne et saisit le code du forfait au moment de payer, la page vérifie quelle visite incluse couvre son choix, lui indique combien de visites resteront et retire l'acompte : rien à payer aujourd'hui, puisque le forfait l'a déjà réglé. La visite est réservée sur cette réservation, de sorte qu'elle ne peut pas être réservée deux fois, et elle est libérée si la réservation est annulée.

La décompter en caisse

Le jour J, Tess encaisse le rendez-vous sur le POS comme d'habitude. Comme la réservation porte le forfait, la ligne du bain arrive avec un crédit correspondant et le total est de $0. Si un détenteur de forfait se présente sans réservation, le POS remarque que le service au panier est couvert et propose un bouton en un geste, Utiliser une visite du forfait. Dans les deux cas, la visite est enregistrée sur le forfait avec la date, et le ticket affiche « 2 visites sur 3 restantes ».

Voir ce qu'il reste

La fiche du client montre chaque forfait qu'il détient, son code et chaque visite (utilisée, réservée ou disponible), avec une date d'expiration et l'historique de chaque utilisation. Remboursez la vente et la visite est restituée ; remboursez le forfait lui-même et il est marqué comme tel.

7. L'animal figure sur la fiche

Les clients de Tess sont des chiens, et le propriétaire est simplement celui qui paie. Chaque fiche client liste ses animaux avec leur race et leur taille, renseignées automatiquement à partir des réservations en ligne, ainsi qu'une galerie de photos avant-après par animal. Les nouveaux rendez-vous et les forfaits sont rattachés à l'animal : un foyer avec un cavoodle et un labrador, c'est donc un seul client avec deux grilles de prix très différentes.

8. L'application s'ouvre là où elle travaille

Les petits détails comptent quand on ouvre une application quarante fois par jour avec un chien mouillé sous le bras. Le Centre du salon de Tess (la vue en direct de qui est là, qui attend et qui est le prochain) est épinglé comme écran par défaut, et l'application s'ouvre donc dessus. Un autre membre de l'équipe peut épingler plutôt le calendrier de la semaine : le choix est propre à chaque personne.

Les rapports couvrent les deux lieux ou un seul à la fois : elle peut ainsi comparer ce que la remorque rapporte par week-end avec le studio, les forfaits apparaissant sur leur propre ligne et les frais de déplacement séparés du chiffre d'affaires du toilettage.